Licitaţiile ca modalitate de petrecere a negocierilor presupune o procedură complexă de negociere, în conformitate cu anumite reguli strict stabilite de organizatorul licitaţiei sau stabilite prin lege. Licitaţia presupune realizarea consimţământului într-o procedură desfăşurată e concurs, într-un mod public.
Încheierea contractelor prin procedura de concurs este caracteristică majorităţii categoriilor de contracte – comerciale, civile, de muncă, administrative. Etapele de organizare şi petrecere a celei mai simple licitaţii sunt: determinarea lotului, întocmirea documentaţiei de licitaţie, determinarea cercului de participanţi la licitaţie, publicarea sau transmiterea invitaţiei de participare la licitaţie, înregistrarea participanţilor la licitaţie, petrecerea însăşi a licitaţiei prin deschierea şi evaluarea ofertelor sau organizarea concursului cu strigare, şi adjudecarea contractului.
Vom încerca foarte pe scurt să caracterizăm fiecare in aceste etape.
Determinarea lotului presupune aprecierea în obiectul contractului ce va fi încheiat. Lotul poate cuprinde unul sau mai multe bunuri, precum şi universalităţi de bunuri, care la rândul său pot eventual constitui obiecte separate ale contractului. Este necesar de menţionat, că mai multe bunuri ce constituie elemente ale lotului nu pot constitui obiecte separate ale contractului, decât doar dacă vor fi disjungate în loturi separate.
Întocmirea documentaţiei de licitaţie constituie o etapă deosebit de importantă, care cuprinde întocmirea întregului pachet de documente, care vor constitui baza juridică a petrecerii licitaţiei. Conţinutul documentaţiei de licitaţie o formează instrucţiunea sau regulamentul de organizare şi petrecere a licitaţiei[1], condiţiile contractului, documentele ce relevă conţinutul cerinţelor faţă de obiectul contractat, formele model a principalelor documente, cum ar fi oferta şi scrisoarea de acceptare a ofertei, garanţia de participare la licitaţie şi de executare a contractului etc.
Determinarea cercului de participanţi la licitaţie este realizat de către organizatorul licitaţiei. Acesta, în funcţie de caracterul obiectului realizat poate determina un grup de persoane bine determinat, care vor fi invitaţi de a participa la licitaţie, dar poate şi să determine doar categoria de persoane ce pot participa. De asemenea organizatorul licitaţiei poate să nu specifice categoria de persoane ce pot participa la licitaţie, aceasta reieşind din conţinutul lotului şi condiţiilor de participare la licitaţie.
Publicarea sau transmiterea invitaţiei de participare la licitaţie şi înregistrarea participanţilor la licitaţie constituie etapa imediat apropiată începutului licitaţiei. Publicarea invitaţiei se realizează, de regulă, prin intermediul surselor mass-media care sunt accesbile majorităţii sau tuturor potenţialilor participanţi la licitaţie.
Petrecerea însăşi a licitaţiei prin deschierea şi evaluarea ofertelor sau organizarea concursului cu strigare presupune deschiderea ofertelor, iar în cazul licitaţiei cu strigare – anunţarea valorii iniţiale, care mai apoi este urmată de ridicarea acestui «prin strigare». în cazul licitaţiilor fără strigare cu o singură ofertă[2], o mare importanţă o are etapa de evaluare a ofertei, care constă în aprecierea tuturor laturilor ofertelor în funcţie de criteriile anterior determinate de organizator.
Adjudecarea contractului constituie decizia organizatorului de a încheia contractul cu câştigătorul licitaţiei. Aceasta se realizează, fie prin lovitura ciocanului şi anunţarea numelui sau numărului concursantului, fie prin emiterea unei scrisori prin care acesta se înştiinţează despre câştigarea licitaţiei.
[1] Respectivul document poate fi elaborat de către persoana care evaluează ca organizator al licitaţiei, dar în cazurile în care este vorba despre licitaţiile organizate şi petrecute de persoanele de drept public, aceste regulamente sunt de regulă aprobate prin lege sau hotărâre de guvern.
[2] De regulă, la aceste categorii de licitaţii ofertele sunt prezentate de către participanţi in timp -până la începutul licitaţiei – şi în momentul începutului licitaţiei ofertele se deschi şi se evaluează. în asemenea cazuri, participanţii la licitaţiei prezintă, de regulă, doar o singură ofertă.
