Sidebar Menu

loading...
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Documentaţia, ca procedeu al metodei contabilităţii, este acţiunea de culegere şi consemnare în documente a datelor privitoare la operaţiile economice dintr-o întreprindere, în momentul şi la locul efectuării lor.

Documentele sunt acte scrise în care se consemnează cifric şi letric, în etalon natural, bănesc sau de muncă, de regulă în momentul şi la locul înfăptuirii lor, operaţiile economico-financiare precum şi evenimentele determinate de necesităţi organizatorice şi administrative, cu scopul de a servi ca dovadă a înfăptuirii acestor operaţii şi ca bază a înregistrării lor în contabilitate.

În funcţie de conţinutul şi destinaţia lor rolul documentelor se manifestă pe multiple planuri. Astfel documentele îndeplinesc următoarele funcţii:

  1. funcţia de consemnare, letrică şi cifrică, cantitativă şi valorică a operaţiilor economice efectuate în cadrul întreprinderii;
  2. funcţia de acte justificative care stau la baza înregistrării în contabilitatea curentă a operaţiilor economice consemnate în ele;
  3. funcţia informativă întrucât datele conţinute de documente constituie izvorul informaţiilor operative, contabile şi statistice;
  4. exercitarea controlului economic şi financiar pentru apărarea integrităţii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmări activitatea economică şi financiară a întreprinderii în cele mai mici detalii. Ele servesc la verificarea activităţilor desfăşurate, prin aceasta contribuie la întărirea autonomiei economico-financiare a întreprinderilor, la controlul respectării disciplinei financiare şi contractuale.
  5. funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniale, atât din punct de vedere al existenţei bunurilor economice, naşterii drepturilor şi obligaţiilor etc., cât şi din punct de vedere al responsabilităţii administrării patrimoniului.
  6. funcţia de calculaţie, ce permite calculul consumurilor de producţie, costurilor, cheltuielilor şi veniturilor şi al rezultatelor financiare.
  7. Caracterul lor de acte justificative conferă documentelor o funcţie juridică, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile şi obligaţiile băneşti ale întreprinderilor. În cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude etc. sunt folosite ca mijloace de probă în justiţie, pentru stabilirea adevărului şi servesc ca bază în cercetarea organelor judiciare.

Documentele stau la baza organizării celor trei forme ale evidenţei economice: evidenţa operativă, statistică şi contabilitatea. Pentru înregistrarea unor operaţii, cele trei forme ale evidenţei economice folosesc, în unele cazuri aceleaşi documente.

Îndeplinirea acestor funcţii este condiţionată de calitatea documentelor, de operativitatea întocmirii şi circulaţiei până la locul înregistrării şi valorificării lor.

        Ca o consecinţă a varietăţii documentelor şi diversităţii operaţiilor economice, consemnate în ele, apare necesitatea clasificării lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie să se ţină seama în mod obiectiv. Cunoaşterea acestei clasificări ne permite să folosim documentul adecvat fiecărei operaţiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face după mai multe criterii, şi anume:

  1. După natura operaţiilor la care se referă, documentele se împart în:
  1. documente privind activitatea financiar-contabilă. În această grupă se cuprind documentele privind activele pe termen lung, activele curente, salariile, pasivele, rezultatele financiare etc.
  2. documente privind alte activităţi, care nu constituie acte justificative pentru înregistrările contabile: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investiţii, programarea şi urmărirea producţiei, documente privind activitatea de control tehnic, calitate şi metrologie, personal, informatică, etc.
  3. După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc documentele se împart în:
  4. documente de dispoziţie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operaţie economică, precum şi indicaţiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziţia de plată, dispoziţia de livrare, ordinul de plată, comanda. Aceste documente nu fac dovada executării efective a operaţiei respective, şi, de aceea, nu pot servi ca bază pentru înregistrarea lor în contabilitate.
  5. documente justificative cuprind date cu privire la executarea operaţiilor economice. De aceea pot fi denumite şi documente de execuţie. Ele servesc ca bază pentru înregistrarea operaţiilor economico-financiare respective în contabilitate, spre exemplu: factura, chitanţa, bonul de consum, etc.
  6. documente mixte sau combinate reunesc trăsăturile documentelor de dispoziţie şi a celor justificative. Ele cuprind date privind dispoziţia de executare a operaţiei dar şi dovada înfăptuirii ei. Aceste documente sunt iniţial documente de dispoziţie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operaţiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispoziţie de plată, statul de calcul-plată al salariului.
  7. După locul întocmirii şi circulaţiei, documentele pot fi:
  8. documente interne, se întocmesc în cadrul întreprinderii şi consemnează operaţii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circulă fie numai în interiorul acesteia (bonul de consum, statele de salarii, etc), fie către exterior (facturile, dispoziţiile de plată, etc.).
  9. documente externe, se întocmesc de alte persoane fizice şi juridice cu care se află în raporturi contractuale, dar circulă în cadrul întreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont, etc.
  10. În raport de modul de întocmire, conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional economic, distingem:
  11. documente primare consemnează operaţiile economico-financiare în momentul şi la locul producerii lor. Ele fac dovada executării acestor operaţii, îndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitanţa, bonul de consum, etc.
  12. documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea în scopul grupării şi cumulării operaţiilor de acelaşi fel, dintr-o anumită perioadă.
  13. După forma de prezentare, se deosebesc:
  14. documente tipizate se întocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text şi o formă prestabilită, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naţională.
  15. Documente netipizate sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituţii. Ele se întocmesc fie pe formulare specifice fiecărei ramuri economice, fie pe hârtie simplă, fără a avea un format tip stabilit.
  16. După regimul de tipărire şi utilizarea formularelor folosite la întocmirea documentelor, se disting:
  17. documente întocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tipărire, numerotare, gestionare, evidenţă, folosire şi păstrare., de exemplu: bonul de plată, delegaţia, factura de expediţie, etc. Pentru aceste documente există dispoziţii legale cu precizări privind modul de completare, circulaţie şi păstrare.
  18. Documente fără regim special sau numite şi obişnuite sunt acele care au regim de circulaţie şi înregistrare specifice fiecărei întreprinderi, le putem numi ca având un regim intern de circulaţie şi utilizare.
  19. După suportul care depozitează informaţia, se disting:
  20. documente pe suport de hârtie, sau
  21. pe suporturi magnetice (benzi, dischete).
  22. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind, documentele se împart:
  23. documente singulare conţin date privitoare la o singură operaţie economică.
  24. Documente cu multiple operaţii, conţin date privind mai multe operaţii economice de acelaşi fel. De aceea, pe lângă datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conţin în plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative şi valorice, numărul de ordine.
  25. După tehnica întocmirii se deosebesc:
  26. documente care se întocmesc manual.
  27. documente care se întocmesc cu mijloace tehnice, computere.

Загрузка...