Sidebar Menu

loading...
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Conţinutul documentelor diferă în funcţie de caracterul operaţiilor consemnate. Conţinutul se concretizează în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Aceste elemente se concretizează în anumite exprimări care permit înţelegerea operaţiilor economice pe care le reflectă de către cei care le întocmesc, respectiv de către cei care le utilizează. Dintre aceste elemente, unele au un caracter comun, adică se referă la toate categoriile de documente, iar altele au un caracter specific, regăsindu-se într-o anumită formă numai într-un document sau numai în legătură cu o anumită operaţie economică.

Caracterele comune se referă la: denumirea documentului (atribuirea unui nume); denumirea întreprinderii emitente, adresa sau compartimentul care a întocmit documentul; codul fiscal; identificarea în timp a operaţiei (numărul şi data); identificarea  participanţilor la operaţia economică consemnată în document; conţinutul operaţiei economice reflectată în document şi justificarea efectuării ei; datele cantitative şi/sau valorice aferente operaţiei economice efectuate; semnăturile persoanelor participante la efectuarea operaţiei economice consemnate în document, a celor care au întocmit şi a persoanelor care răspund pentru executarea, conţinutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea şi realitatea operaţiei economice respective; alte caractere menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.

Caracterele specifice diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură detalierea operaţiei consemnate, ele având un rol completativ şi se referă la precizarea unor informaţii care se regăsesc numai în acel document.

Îndeplinirea funcţiilor menţionate de către documente este condiţionată de calitatea şi operativitatea întocmirii lor şi de viteza cu care circulă de la locul întocmirii şi până la locul înregistrării şi valorificării lor.

Documentele se întocmesc la locul de muncă în cadrul căruia se produce operaţia economică sau care participă la înfăptuirea ei.

Mărimea, conţinutul şi formatul documentelor variază în funcţie de natura operaţiilor economice, de modul de întocmire şi mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conţin.

Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. Întocmirea manuală a documentelor se realizează cu cerneală, cu pastă sau creion chimic şi prezintă următoarele neajunsuri: necesită un volum mare de muncă, nu asigură garanţia exactităţii datelor şi nici o productivitate ridicată şi o calitate superioară. Întocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimină în mare măsură aceste neajunsuri, în schimb impune anumite limite cu privire la mărimea, conţinutul şi formatul documentelor, în funcţie de particularităţile tehnice ale echipamentelor utilizate. Întocmirea documentelor se poate efectua cu maşini de scris, cu maşini de facturat sau de contabilizat şi cu calculatoare. Cu maşina de scris şi cu celelalte tipuri de maşini documentele se întocmesc citeţ, mai rapid, ordonat şi mai exact. În cazul completării documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, odată cu scrierea documentelor, se efectuează automat şi calculele necesare, iar rezultatele sunt preluate concomitent pe anumiţi suporţi, care permit prelucrări ulterioare a datelor din documente.

Pentru fiecare gen de operaţii se foloseşte câte un model de document, care are o formă şi o aranjare a datelor corespunzătoare specificului operaţiei economice respective.

La completarea documentelor ce se întocmesc în mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie să poarte acelaşi număr de ordine. În documentele de casă şi bancă datele cifrice trebuie repetate şi în litere.

Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. În documente nu se admit ştersături, răzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie să se facă în aşa fel încât să se poată recunoaşte cu uşurinţă că ea a intervenit cu ocazia întocmirii documentului, nu mai târziu, iar cei care au întocmit documentul au cunoştinţă de corectarea respectivă. Rectificarea greşelilor în documente se face prin tăierea textului sau a sumei greşite cu o linie, în aşa fel, încât să se poată citi ceea ce a fost greşit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corectă, făcându-se menţiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirmă prin semnăturile aceloraşi persoane care au semnat iniţial documentul. În documentele de casă şi de bancă nu se admit corectări. Dacă s-au făcut greşeli în aceste documente, ele se anulează prin tăierea cu o linie pe diagonală pe care se scrie cuvântul „ANULAT”, păstrându-se în continuare în exemplarele sale respective, fără a se detaşa şi se întocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite în documente cu ocazia verificării lor ulterioare, de către serviciul de contabilitate, se aduc la cunoştinţa celor care le-au întocmit, precum şi a părţilor interesate cu privire la operaţia consemnată în documentul respectiv.

Prezintă o importanţă deosebită întocmirea clară şi completă a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la conţinutul şi forma lor. Ele condiţionează calitatea şi exactitatea informaţiilor contabile.

Totodată este necesar ca documentele să fie întocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informaţiilor contabile, pentru conducerea activităţilor economice. De aceea, între producerea operaţiilor economice şi întocmirea documentelor justificative trebuie să existe o deplină concordanţă. Toate operaţiile economice efectuate trebuie reflectate în documente. Documentele constituie baza înregistrărilor în contabilitate şi influenţează nemijlocit exactitatea şi operativitatea informaţiilor contabile.

Drumul pe care îl parcurg documentele din momentul emiterii sau intrării în întreprindere şi până la arhivare constituie circuitul  documentelor. Pentru asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate precum şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii, se pot întocmi grafice de circulaţie a documentelor. Circulaţia documentelor trebuie să se facă într-o anumită ordine dinainte stabilită, nefiind permisă reţinerea documentelor în mod nejustificat de către un compartiment sau altul. Necesitatea circulaţiei documentelor este determinată de faptul că date din acelaş document sunt necesare mai multor compartimente şi persoane din întreprindere şi nu se poate asigura câte un exemplar pentru fiecare utilizator.

Înainte de a se înregistra în contabilitate, documentele economice trebuie să fie supuse unei verificări minuţioase, care are ca scop  să descopere eventualele erori, acţiunile ilegale sau incorecte, asigurându-se exactitatea datelor contabile. Deci, urmează verificarea documentelor care se face sub trei aspecte şi anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetică şi verificarea de fond.

Verificarea sub aspectul formei constă în controlul întocmirii documentelor pe formulare corespunzătoare naturii operaţiei economice, completarea tuturor rubricilor, existenţa tuturor semnăturilor persoanelor împuternicite să vizeze, dacă nu au avut loc ştersături sau corecturi fără a fi certificate etc.

Verificarea aritmetică (cifrică) constă în controlul preluării corecte în documente a datelor cifrice şi dacă sau efectuat corect calculele aritmetice presupuse la întocmirea documentului.

Verificarea de fond constă în controlul realităţii, necesităţii, oportunităţii, legalităţii şi economicităţii operaţiilor economice consemnate în documentul respectiv. Verificarea realităţii operaţiei economice are ca scop să descopere dacă operaţia economică s-a efectuat la data, locul şi condiţiile prevăzute în document, spre exemplu: se verifică suma plătită pentru procurarea unor mărfuri cu cantitatea de mărfuri recepţionată. Necesitatea operaţiei economice constă în aprecierea dacă operaţia înscrisă în document este utilă activităţii întreprinderii şi se justifică economic, spre exemplu: se compară cantitatea de materiale prevăzută în contractele de aprovizionare cu cea din normele de consum. Pentru verificarea oportunităţii se urmăreşte dacă momentul ales şi locul stabilit pentru executarea unei operaţii economice sunt eficiente pentru întreprindere, spre exemplu: angajăm o reparaţie capitală la un utilaj agricol vara, în plină campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrări agricole. Legalitatea operaţiei se apreciază prin raportarea ei la actele normative care reglementează genul respectiv de operaţii economice. Aceasta nu trebuie să contravină legislaţiei în vigoare. Economicitatea constă în verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dacă costul operaţiei avantajează sau nu  întreprinderea.

Verificarea documentelor, în general, se efectuează de alte persoane decât cele care le-au întocmit. Controlul operaţiilor înregistrate în contabilitate se efectuează de către persoanele care conduc contabilitatea, de cele care execută controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane împuternicite de întreprindere.

După completare şi verificare, documentele sunt supuse operaţiei de prelucrare. Aceasta constă în gruparea documentelor pe operaţii, exprimarea valorică a mărimii operaţiei economico-financiare înregistrată în document, cumularea unor documente primare şi obţinerea celor centralizatoare.

Documentele cu regim special vor fi înregistrate în mod obligatoriu în fişa documentelor special deschisă în acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obişnuite, precum şi cele cu regim special, de regulă, nu vor fi puse spre utilizare, decât după justificarea prealabilă a documentelor care au fost eliberate anterior, justificându-se utilizarea integrală şi corectă. Acest fapt se poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru punerea în circulaţie a acestor documente.

În compartimentul financiar-contabilitate, documentele se contează, adică se înscrie pe document formula contabilă. În baza documentelor contate se completează registrele contabile.

Faza finală a circulaţiei documentelor a constituie clasarea lor la dosar, după rezolvarea completă şi definitivă a acestora. Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vederea obţinerii informaţiilor necesare. Clasarea documentelor în dosare se poate face după mai multe criterii, şi anume: criteriul cronologic constă în gruparea documentelor în ordinea întocmirii lor; criteriul alfabetic impune  clasarea în acelaşi dosar a documentelor ţinând seama de denumirea unităţii la care se referă documentele; criteriul geografic asigură gruparea documentelor după adresa sediului întreprinderii corespondente; criteriul după obiect sau pe grupe de operaţii economice constă în aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, mijloace băneşti, etc.). cel mai frecvent se foloseşte o combinaţie între criteriul cronologic şi criteriul pe grupe de operaţii economice.

Păstrarea documentelor trebuie să asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaţiilor economice efectuate. Păstrarea documentelor presupune două aspecte: păstrarea curentă, păstrarea de durată.

Păstrarea curentă a documentelor justificative constă în reţinerea documentelor la sfârşitul perioadei de gestiune de către compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmând să argumenteze operaţiunea economică sau financiară dispusă sau executată.

Păstrarea curentă a documentelor se află în corelaţie cu arhivarea curentă, iar păstrarea de durată arhivarea generală în cadrul unităţii sau la arhivele statului.

La finele perioadei de gestiune documentele păstrate în cadrul compartimentelor se predau la arhiva unităţii. În cadrul arhivei documentele se păstrează grupate pe domenii şi în cadrul acestora, cronologic. Termenele de păstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative şi diferă în funcţie de natura şi importanţa documentului. După predarea documentelor la arhivă, acestea mai pot fi consultate numai în condiţiile prevăzute în regulile de organizare şi funcţionare a arhivelor: după aprobarea prealabilă a conducătorului întreprinderii; după efectuarea unor copii, extrase etc.; pe bază de procese verbale în cazul eliberării documentelor originale. După expirarea termenului de păstrare documentele se scot din arhiva generală a unităţii şi se predau la arhiva statului, dacă prezintă interes sau dacă nu mai prezintă importanţă atunci sunt valorificate ca produse reziduale.

În condiţiile dezvoltării sistemelor de prelucrare electronică a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purtătorilor de informaţii, respectiv a informaţiilor regăsite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice, dischete, etc. În unele cazuri se procedează la arhivarea prin microfilm în condiţiile asigurării integrităţii acestor suporturi.

Загрузка...