Definiţia agenţiei de turism

Defimitie 1

În practica şi legislaţia românească ( Hotarârea Guvernului României nr. 513 / august 1998 ) agenţia de turism este definită ca fiind: o unitate specializată care organizează, oferă şi vinde pachete de servicii turistice sau componente ale acestora. Agenţia de turism este intermediarul privilegiat între prestatorii de turism şi turist.

Defimitie 2
Agenţia de turism este întreprinderea, cu scop comercial, care procură şi furnizează clientilor (turişti sau călători) servicii turistice, sub formă de sejururi şi deplasări, mai concret, vânzarea sau distribuirea biletelor de transport, informarea privind mijloacele de transport, transportul bagajelor şi al autoturismelor, furnizarea serviciilor hoteliere, rezervarea camerelor, distribuirea cecurilor de călătorie, organizarea vizitelor şi a excursiilor, servicii de ghizi, traducere, însoţire şi curierat. Agenţia de voiaj poate închiria şi revinde locuri la teatru sau cinema, drepturi de intrare la manifestări sportive, comerciale, artistice, poate efectua servicii de asigurare de accident sau viaţă, poate reprezenta alte agenţii sau structuri turistice din străinătate.

 

Infiintarea agentiilor de turism in Romania

Actele necesare sunt aceleasi ca si pentru infiintarea unei SC (societati comerciale), plus “Licenta de turism”, emisa pe baza unor criterii si a dosarului cu documente necesare.

In conformitate cu prevederile H.G. nr. 238/2001, licentele de turism se elibereaza de catre Directia Generala de Autorizare si Control din cadrul Autoritatii Nationale pentru Turism care asigura si evidenta licentelor eliberate, respectiv a celor suspendate sau anulate.

Documentatia necesara obtinerii licentei de turism este urmatoarea: (conform Ordinul Ministrului “Turismului” nr 170/2001):

  • Cererea de eliberare a licentei de turism;
  • Certificatul de constatator de la Oficiul Registrului Comertului din care sa rezulte urmatoarele informatii: obiectul de activitate al societatii, structura actionariatului, datele de identificare a societatii;
  • Copie legalizata a brevetului de turism al persoanei care conduce agentia;
  • Copie de pe contractul de munca al persoanei ce detine brevetul de turism;
  • Dovada achitarii contravalorii prestatiei efectuate pentru eliberarea licentei.

Documentatia astfel intocmita se transmite reprezentantului teritorial al Directiei Generale de Autorizare si Control de Turism din cadrul Ministerului “Turismului”, care o verifica, solicitand eventuale completari.

Termenul de solutionare a cererii este de 30 de zile si curge de la data inregistrarii documentatiei complete.

Eliberarea licentei se face numai dupa verificarea la fata locului a indeplinirii criteriilor minime de catre Directia Generala de Autorizare si Control din cadrul Ministerului “Turismului” si consultarea cu reprezentantii din teritoriu ai asociatiei profesionale de profil.

 

Clasificare si tipuri de agentii de turism:

Datorită diversităţii serviciilor solicitate de către clienţii – turişti, agenţiile de turism s-au specializat în timp, ceea ce a condus la clasificarea acestora în mai multe tipuri. Astfel, în literatura de specialitate (cu privire la turism), agenţiile de turism, în funcţie de specializare, sunt clasificate în:

  • agenţia de turism tour-operatoare - are ca obiect de activitate organizarea şi vânzarea pe cont propriu a pachetelor de servicii turistice sau a componentelor acestora, direct sau prin intermediari; cu alte cuvinte se poate spune ca acest tip de agenţie este specializată în alcătuirea produselor, programelor şi acţiunilor sau numai a unor servicii pe care le comercializează direct către consumatorii interni sau externi sau prin intermediul altor agenţii detailiste (pe bază de contracte de comision);
  • agenţia de turism detailistă (vânzătoare) - vinde sau oferă spre vânzare, în contul unei agenţii de turism tour-operatoare, pachete de servicii sau componente ale acestora, contractate cu aceasta.

În prezent, noi tipuri de agenţii de turism şi variante de operare îşi fac apariţia datorită noilor tehnici şi uşurinţei de intrare în afaceri. Cele mai comune tipuri de agenţii sunt:

  • Agenţiile cu ofertă de servicii complete – cu toate că aceste agenţii se ocupă de toate tipurile de voiaj, mai mult de jumatate din cifra lor de afaceri provine din categoriile de voiaj de grup şi individuale. American Express şi Thomas Cook sunt două din cele mai mari agenţii din lume care oferă servicii complete, având birouri în majoritatea ţărilor lumii.
  • Agenţii de stimulare(incentive) – aceste agenţii sunt specializate în întocmirea programelor de voiaj pentru grupuri (membrii ai bisericilor, veterani de război), firme şi societăţi care îşi recompensează salariaţii cu excursii plătite pentru ei şi familiile lor. Voiajele de stimulare conţin prestaţii care nu figurează în broşurile tour-operatorilor clasici. Călătoriile incentive sunt oferite de firme unui grup de angajaţi, care călătoresc împreună către aceeaşi destinaţie. Întrucât voiajele incentive se adresează persoanelor care călătoresc ca urmare a unei recompense acordate la locul de muncă, ele sunt socotite ca făcând parte din turismul de afaceri. Deşi pachetele de vacanţă incentive reunesc aceleaşi elemente ca un pachet clasic (transport, cazare, excursii, agrement), ele se deosebesc de vacanţele liber alese. În cazul vacanţelor incentive, diferitele elemente ale aranjamentului sunt alese în funcţie de stilul de viaţă si aşteptările participanţilor (organizarea de banchete, participarea la evenimente culturale sau sportive, vizitarea locurilor de interes, adesea legate de munca angajaţilor etc.).
  • Agenţiile comerciale – sunt specializate în intermedierea afacerilor din turism şi intră mai puţin sau deloc în legătură cu clienţii. Agenţiile intră în legătură, la telefon, cu clienţii, rezervă bilete de avion, camere la hotel şi închiriază maşini. Foarte adesea ele aranjează întâlniri între clienţii lor (Rosen Bluth Travel, E.W.T.R. etc.).
  • Agenţiile pentru croaziere – vând produse turistice de croazieră, pe vase special amenajate, oferind clienţilor cazare în cabine confortabile fără zgomot şi balans. Foarte important pentru aceste agenţii este cunoaşterea porturilor care oferă cele mai interesante locuri de vizitat. În cele mai multe cazuri, biletele de croazieră sunt vândute prin agenţiile de voiaj obijnuite. Pentru că aceste agenţii de voiaj nu au o experienţă suficientă în vânzarea croazierelor, ele au fost înlocuite în ultimii ani cu agenţii specializate care oferă o paletă mai largă de servicii: nave de croazieră, specializate pe anumite tipuri de călătorii, servicii complete la bord, porturi de ancorare diverse (Atlantis Travel Agency, Grand European Tours, Mundy Cruising etc.).
  • Agenţiile de tip “implant“ sunt amplasate în sediile unor firme şi corporaţii mari; clienţii lor, care sunt salariaţii acelor firme, pot obţine bilete şi alte aranjamente pe loc şi personal. Aceste agenţii, de obicei, sunt filiale ale agenţiilor comerciale. În unele cazuri, agenţiile comerciale preferă să nu deschidă un birou “implant“, ci să instaleze un punct de lucru pentru imprimarea biletelor la sediul clientului.
  • Agenţiile organizatoare de circuite – organizează exclusiv excursii în circuit care sunt vândute direct către public şi acţionează ca agenţiile de voiaj. Circuitele sunt vândute fie prin poştă, fie prin reclamă în reviste de specialitate.
  • Agenţii organizatoare de voiaj prin poştă – nu au sedii propriu-zise, ci operează prin poştă, în special pentru persoanele în vârstă şi pentru grupuri speciale cum ar fi persoane invalide sau asociaţii de handicapaţi. Aceste agenţii oferă voiaje pentru perioade mai lungi şi acordă reduceri pentru clienţii care îşi fac singuri rezervările la companiile aeriene sau, mai simplu, cheamă agenţia le telefon să le elibereze biletul pe care ei deja l-au rezervat.

 

Alte tipuri de clasificari ale agenţiilor de turism:
a) În funcţie de forma de exploatare:
- agenţii integrate unui lanţ de agenţii de turism aparţinând unui touroperator sau unei companii internaţionale organizatoare de călătorii turistice;
- agenţii afiliate unuia sau mai multor touroperatori independenţi sau dintr-un concern;
- agenţii independente care încheie cu diverşi touroperatori parteneriate sau contracte pe perioade delimitate sau pe anumite pachete turistice.
b) În funcţie de aria de acţiune:
- agenţii multinaţionale, cu puncte de lucru deschise în mai multe ţări;
- agenţii naţionale cu reţea de puncte de lucru în ţara de origine;
- agenţii unice care îşi desfăşoară activitatea printr-un singur sediu.
c) În funcţie de conţinutul activităţii desfăşurate:
- agenţii de leisure care activează în sectorul turismului de vacanţă:
- agenţii high-street;
- agenţii de tip holiday-shop;
- agenţii specializate cu ofertă orientată pe anumite tipuri de vacanţe sau arii
geografice.
- agenţii de business care funcţionează în sectorul turismului de afaceri;
- agenţii implant – de obicei filială / punct de lucru a unei agenţii de business,
amplasată chiar în interiorul unei companii, sediu de firma, oferind servicii turistice strict reprezentativei organizaţii şi angajaţilor ei;
- agenţii de incentiv-uri care se ocupă de planificarea de călătorii de acest tip sau a team-building-urilor;
- agenţii organizatoare de evenimente: întâlniri de afaceri, conferinţe, simpozioane;
- agenţii cu ofertă de servicii generală, cuprinzând ambele forme de turism.
d) În funcţie de nr. de angajaţi:
- agenţii mici (1-10 angajaţi);
- agenţii medii (10-25 angajaţi);
- agenţii mari (peste 25 angajaţi).

Organizarea agenţiei de turism
Structura organizatorică a unei agenţii de turism va cuprinde mai multe sau mai puţine compartimente, birouri sau oficii.
Astfel, în cazul agenţiei de turism există anumite birouri fără de care aceasta nu ar putea funcţiona corespunzător, considerate importante şi altele, opţionale, întâlnite de regulă, la marile agenţii de turism, touroperatori.
Birourile importante ale agenţiei, ce au rol determinant în derularea activităţii de turism sunt:
Biroul secretariat;
Biroul turism;
Biroul dezvoltare;
Biroul transporturi

Biroul trafic accesoriu

Biroul tarife si documentare

Biroul de publicitate

Biroul difuzare si fisier general

 

 

 

 

Structura personalului unei agentii de turism este formata din:

  • Personalul administrativ indeplineste sarcini de gestiune generala si este compus din:
  • Personal cu functii de conducere;
  • Personal ordinar;
  • Personal de ordine;
  • Personal de ingrijire.
  • Personal tehnic
  • Personal cu functii de conducere;
  • Personal destinat vanzarilor;
  • Personal de executie.
  • Personalul specializat (asistenta turistica) este format din:
  • Curierii sunt profesionistii care ii insotesc pe turisti in voiaje, punandu-le la dispozitie serviciile comandate cu anticipatie de catre agentie, pentru ca voiajul sa se desfasoare conform programului fixat, iar clientii sa nu aiba nici o preocupare vizand utilizarea mijloacelor de transport si sa se bucure de diversele bunuri si servicii in localitatile de tranzit sau de destinatie.
  • Hostess sau asistentele turistice sunt femei tinere care indeplinesc rolul de gazda perfecta intampinandu-I pe clienti in avioane, in terenuri, pe nave, in autobuzele de linie ajutandu-i sa-si satisfaca mici necesitati, furnizand informatii si adesea referiri explicative privind localitatile parcurse.
  • Ghizii turistici sunt profesionisti care ii intampina pe turisti in localitatile de destinatie insotindu-i in vizitarea acestora, aratandu-le frumusetile naturale, obiectivele arheologice, artistice, folclorice si istoria localitatilor.
  • Interpretii sunt profesionisti care ii intampina pe clienti in localitatile de sosire sau de tranzit, punandu-se la dispozitia lor pentru a-i ajuta in diferite operatiuni ce trebuie efectuate pentru a ajunge la locurile unde vor trebui sa utilizeze serviciile receptive sau alte mijloace de transport pentru a continua voiajul.

 

Brevetarea conducatorilor agentiilor de turism

  • In functie de nivelul si de complexitatea pregatirii profesionale si de indeplinirea criteriilor minime, se elibereaza brevete de turism pentru urmatoarele functii:
  • Manager in activitatea de turism;
  • Director de agentie de turism tour-operatoare;
  • Director de agentie de turism detailista;
  • Director de hotel;
  • Director de restaurant;

In vederea obtinerii brevetului de turism, persoana in cauza trebuie sa prezinte urmatoarea documentatie:

  • Cerere;
  • Curriculum vitae cu precizarea expresa a pregatirii profesionale si a experientei profesionale (insotit de declaratie pe propria raspundere ca datele sunt reale);
  • Copie dupa actul de identitate;
  • Copie de pe actele care atesta pregatirea profesionala;
  • Copii de pe documentele de atestare a perioadei lucrate in turism;
  • Atestat de limba straina de circulatie internationala;
  • Certificat de cazier judiciar;
  • Dovada achitarii contravalorii prestatiei efectuate.

Brevetul de turism se retrage de catre Ministerul Transporturilor, Constructiilor si Turismului in urmatoarele situatii:

  • Atunci cand nu mai sunt indeplinite criteriile care au stat la baza eliberarii acestuia;
  • Atunci cand, din motive imputabile titularului brevetului, acestuia ii este anulata licenta de turism sau ii este retras certificatul de clasificare a structurii de primire pe care acesta o conduce.
  • Conform hotararii nr. 238/2001 au intervenit noi precizari privind licentele si brevetele de turism, iar prin ordinul Ministrului Turismului nr. 170/2001 au fost aprobate normele metodologice privind criteriile si metodologia pentru eliberarea licentelor si brevetelor de turism.

 

Criteriile de acreditare IATA

Pentru ca o cerere de acreditare sa fie acceptata, exista anumite criterii ce trebuie respectate:

  • Sediul agentiei;
  • Securitatea sediului agentiei;
  • Seiful agentiei;
  • Documente necesare pentru acreditare;
  • Calificarea personalului;
  • Situatia financiara (Criterii de performanta economico-financiara);
  • Numele agentiei;
  • Standardul afacerii;
  • Management;
  • General Sales Agency GSA (Agent General de Vanzari)


Documentatia agentiei de turism

Documentaţia este constituită din totalitatea informaţiilor referitoare la: localităţile de interes turistic şi localităţile de interes profesional. Pentru fiecare localitate sunt necesare următoarele informaţii cu caracter general şi profesional:

  1. informaţii generale:
  • informaţii istorice, geografice, politice, religie, monedă curentă, greutăţile şi măsurile, drapelul şi limba vorbită;
  • căile de acces şi itinerariile cele mai obişnuite pentru a ajunge în ţara respectivă pe calea terestră, maritimă, aeriană;
  • străzi naţionale, autostrăzi, canale navigabile; căi ferate, porturi, aeroporturi;
  • plaje, insule, lacuri, munţi, cu dotările de sejur şi de odihnă;
  • companii maritime şi aeriene operante în ţară şi spre exterior;
  • formalităţi vamale (drepturi de servicii, transport al bagajelor în trenuri, nave, avioane);
  • tratamente balneare, diverse sporturi;
  • dotare hotelieră în general, camping, case de vacanţe, cămine studenţeşti;
  • restaurante şi localuri caracteristice, teatre, săli de spectacole renumite;
  • organizări de vânătoare şi pescuit;
  • obiective turistice şi dotări pentru congrese.
  1. Informatii profesionale:
  • Instrucţiuni pentru vizitarea ţării într-o săptămână, 10 zile, 15 zile, o lună (pe calea ferată şi cu automobile de mică şi mare capacitate);
  • Lista hotelurilor existente;
  • Itinerariile vizitelor şi excursiilor cele mai renumite în principalele localităţi turistice;
  • Indicarea limbilor vorbite în localităţi;
  • Lista tururilor efectuate cu transport auto sau cu diverse mijloace;
  • Lista şi calendarul croazierelor şi voiajelor turistice aeriene.

 

 

 

Bibliografie:

  1. Stanciulescu Gabriela – Managementul operatiunilor de turism, Editura All Beck, 2003, Bucuresti.
  2. Stanciulescu Gabriela – Managementul agentiei de turism, Editura ASE, 2005, Bucuresti
  3. Hotarârea Guvernului României nr. 513 / august 1998
  4. Ordinul Ministrului “Turismului” nr170/2001
  5. G. nr. 238/2001
  6. CURS 3 : Infiintarea agentiilor de turism si modalitati de promovare a produselor turistice. Structura tehnica a unei agentii de turism.