Etapele auditului la compartimentul salarii-personal:

1)Înţelegerea controlului intern cu privire la compartimentului salarii-personal presupune următoarele activităţi:

  1. a) cunoaşterea mediului controlului intern
  2. b) identificarea procedurilor de control intern

a)Cunoaşterea mediului controlului intern aferent compartimentului salarii-personal se realizează prin studierea politicilor entităţii cu privire la angajare, remunerare, concediere:

- cum se efectuează angajarea (concurs, recomandări, avansarea în funcţie)

- modalitatea aprecierii competenţei, calificării responsabilităţilor noului angajat (testare, perioada de încercare)

- acordarea concediilor de odihnă, concedierea din funcţie

- aprobarea tarifelor salarizare de către conducerea entităţii, politici de oferire a suplimentelor

b)Identificarea procedurilor de control intern cu privire la salarii-personal

- proceduri interne de autorizare (PIA)

- proceduri interne de documentare (PID)

- proceduri interne de contabilizare (PIC)

- proceduri interne de plăţi (PIP)

PIA – se referă la autorizarea angajării, remunerării, acordării concediilor. Autorizarea angajării personalului ţine de următoarele funcţii: publicarea ofertei de muncă, testarea candidaţilor, selectarea, contractarea. Autorizarea remunerării repartizează funcţiile de urmărire a volumului de lucru şi a calităţii muncii prestate. De regulă aceste funcţii sunt exercitate de către şefii secţiilor prin completarea tabelelor de pontaj. Autorizarea acordării concediilor de odihnă se efectuează în baza graficului de acordare a concediilor coordonat cu angajaţii, şefii de departamente şi conducerea entităţii. Autorizarea eliberării din funcţie se efectuează de către o comisie specială, în componenţa căreia în mod obligatoriu este necesară prezenţa juristului.

PID – procedurile interne de documentare referitor la personal sunt procedurile cu privire la perfectarea documentaţiei de angajare, retribuire şi concediere:

- cereri de angajare, acordare a concediilor, de eliberare din funcţie

- ordine de angajare, acordare a concediilor, de deplasare, de acordare a concediilor pentru incapacitatea temporară de muncă, de eliberare din funcţie

- cereri de scutiri personale la impozitul pe venit reţinut la sursa de plată

- fişele personale, REV-le, carnetele de muncă

- jurnalele de evidenţă a codurilor personale de asigurări sociale şi medicale

- jurnalele de evidenţă pe fiecare tip de cerere, ordin

- jurnalele de evidenţă a carnetelor de muncă

- tabelele de pontaj

- contractele individuale şi colective de muncă

Documentaţia se perfectează şi se păstrează de Departamentul Evidenţa cadrelor, Formularele acestor documente trebuie să fie aprobate de conducerea entităţii şi revizuite periodic de jurist.

PIC – procedurile interne de contabilizare urmăresc înregistrarea la timp, deplin şi corect a operaţiunilor documentate cu privire la calcularea şi achitarea salariilor, îndemnizaţiilor, concedialelor, suplimentelor, reţinerilor. Calculele sunt efectuate în bordirouri speciale pe fiecare angajat, precum şi în fişa individuală a fiecărui lucrător. Contabilul va accepta calcularea doar dacă există toată documentaţia cu privire la angajare sau concediere, inclusiv tabelul de pontaj în cazul retribuţiei. Reţinerile calculate din salarii sunt înregistrate în bordirourile de evidenţă a decontărilor cu bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat şi fondul de asigurare în medicină. Informaţia din aceste bordirouri trebuie să corespundă cu datele din REV, fişele individuale, raportul fiscal lunar şi cu datele din raportul pentru fondul social.

PIP – proceduri de control intern aferente plăţilor se referă la controlul întocmirii ordinului de plăţi a salariului, reţinerilor. Sumele din ordinile de plată trebuie să corespundă cu cele din bordiroul de calcul a salariilor. De asemenea, procedurile în cauză se referă şi la controlul rechizitelor bancare dacă ele se referă cu adevărat la angajatul care urmează a fi remunerat. Procedurile de control intern verifică şi rechizitele de transfer a reţinerilor din salarii în adresa bugetului de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, fondul de medicină.

2) Testarea controlului intern se efectuează de către auditor pentru a aprecia riscul inerent şi riscul legat de control. La aprecierea riscului inerent la compartimentul salarii-personal, se studiază atitudinea conducerii entităţii faţă de politicile promovate cu privire la:

- angajarea şi concedierea cadrelor

- asigurarea remunerării adecvate

- stimularea prin adaosuri, prin emiterea unori menţiuni

- crearea condiţiilor favorabile de muncă

- evitarea conflictelor, presiunilor

- autorizarea funcţiilor legate de personal, unor angajaţi competenţi

- limitarea accesului la baza de date

- separarea funcţiilor de verificare a volumelor de lucru, de funcţia de calcul a salariului şi cea de achitare

Riscul legat de control la compartimentul salarii-personal apare dacă procedurile interne de control nu sunt exercitate adecvat sau sunt neglijate. La aprecierea acestui risc, auditorul verifică dacă:

¤ angajarea, concedierea, acordarea îndemnizaţiilor se efectuează de către persoanele împuternicite de conducerea entităţii conform regulamentului intern

¤ documentele sunt perfectate la timp şi corespund cu formularele documentelor aprobate de entitate conform regulamentului intern

¤ departamentul evidenţa cadrelor deţine tot setul de documente de angajare, concediere, de eliberare din funcţie, de acordare a îndemnizaţiilor

¤ contabilitatea examinează preventiv calculării salariului dacă tabelul de pontaj este complet, conţine toate semnăturile, corespunde cu luna de calcul, sunt completate toate zilele calendaristice. Este important ca contabilul să verifice şi existenţa semnăturii Departamentului Evidenţa cadrelor care confirmă faptul că toate formalităţile documentare legate de persoana în cauză sunt depline şi în regulă.

3)Testarea de esenţă urmăreşte auditarea rulajelor şi soldurilor conturilor contabile cu privire la calculul salariilor şi reţinerilor aferente: 531, 532, 533, 534.

Testarea în cauză se efectuează de regulă selectiv. Se verifică salariile la cîteva persoane. Numărul persoanelor verificate depinde de mărimea riscului inerent şi a celui legat de controlul intern. Dacă în perioada de raportare sunt puţine cazuri de angajare, concediere, eliberare din funcţie, ele se auditează complet în cadrul testării. Se verifică dacă există întregul set de documente, dacă acestea sunt corect completate şi dacă formularele corespund ultimelor modificări ale legislaţiei şi regulamentelor interne. Testarea de esenţă constă în compararea informaţiei din documentaţia primară cu cea din bordirourile de calcul şi de plată, se verifică corectitudinea aplicării metodologiei de efectuare a calculelor privind reţinerile şi plăţile salariale:

- impozitul pe venit reţinut din salariu

- asigurarea individuală obligatorie

- asigurarea medicală

- contribuţiile de asigurare socială de stat

Aspectele calitative ale rapoartelor financiare pot fi afectate de riscurile de fraudă care se conţin în următoarele operaţiuni:

- o plată eronată este făcută unui salariat fără a avea aprobarea conducerii pentru efectuarea plăţii, aspectul calitativ afectat în această situaţie este exhaustivitatea şi exactitatea datoriei;

- datele din fişa angajatului nu coincide cu datele bordiroului de calcul a salariilor, fiind incluse

tabele de pontaj fictive pentru plată. În aceste situaţii sunt afectate exactitatea, existenţa, precum şi obligaţiile entităţii auditate;

- existenţa angajaţilor fictivi incluşi în bordiroul de calcul a salariilor a condus la plăţi făcute unor angajaţi fictivi ai entităţii auditate, obiectivele auditului de exactitate şi existenţă a operaţiunilor cu angajaţii fiind afectate.

O revizuire a testelor de audit, pentru a evalua riscurile în situaţiile de mai sus impune:

- verificarea controlului intern cu privire la autorizarea plăţilor către angajaţi;

- reconcilierea fişelor analitice ale angajaţilor;

- reverificarea bordiroului de calcul a salariilor prin urmărirea acelor angajaţi cărora li s-au făcut plăţi ilegale;

- verificarea profitului brut va arăta o majorare, ca urmare a diminuării cheltuielilor de salarizare, prin excluderea salariilor fictive.

Verificările auditorului pot descoperi unele angajamente şi evenimente neprevăzute de politica şi regulamentele interne cu privire gestionarea salariilor.

Atenţia auditorului trebuie îndreptată şi asupra riscurilor de fraudă: însuşirea în scopuri personale a salariilor angajaţilor fictivi, transferuri în contul personal; observarea directă şi controlul asupra accesului la datele din calculator, precum şi salariile calculate şi transferate.

Pentru aprecierea acestor riscuri este necesară examinarea următorului set de documente:

- statele de personal;

- organigrama angajaţilor;

- procesele verbale ale Consiliului de administrare;

- tarifele aprobate pe fiecare post de muncă;

- tabelele de pontaj;

- contractele de muncă;

- bordirourile de calcul a salariilor;

- rapoartele fiscale, REV, informaţiile oferite angajaţilor cu privire la impozitul reţinut la sursa de plată;

- extrasele de cont bancar, ordinele bancare de plată a salariilor, listele salariilor spre plată.

Controalele interne efectuate până la întocmirea raportului finaciar anual: testul de detaliu, alte teste cu

privire la modul de autorizare a plăţii salariilor, modul de calcul şi transfer a plăţilor salariale. Controlul persoanelor angajate, persoanelor care au beneficiat de concediu de odihnă, modului de calcul şi achitare a îndemnizaţiilor pentru incapacitatea temporară de muncă, gestionarea cazurilor de eliberare din funcţie.

Dacă toate operaţiunile sunt computerizate, auditorul selectează o lună de calcul a salariilor, calculează toate salariile, reţinerile şi plăţile şi le compară cu totalurile realizate pe calculator. De asemenea, toate cazurile de angajare şi concediere se verifică dacă există toată documentaţia necesară pentru asigurarea cadrului legal.

Evaluarea soldurilor bancare, inventarierea datoriilor şi creanţelor faţă de personal, prezentarea exactă

a soldurilor conturilor de datorii în bilanţ, analiza detaliată a documentaţiei justificative de salarizare reprezintă pentru auditor teste de audit ce-l conduc la aprecierea în mod rezonabil că toate posturile din raportul financiar aferente salariilor redau o imagine fidelă, clară şi completă a cheltuielilor de retribuţii şi a datoriilor faţă de angajaţi.

Auditorul se asigură că #rea întocmeşte periodic o situaţie comparativă a calculelor şi plăţilor salariale şi le confruntă cu datele raportate la organele de stat şi cu cele oferite angajaţilor.

Aceste situaţii comparative trebuie verificate cel puţin o dată pe semestru.