Pregătirea materialului documentar
Structura şi volumul materialului documentar depimd de natura obiectivului de negociat. Informaţiile culese sunt catalogate în trei categorii de dosare:
- dosarele de fişe tehnice
- dosarele de fişe comerciale
- dosarele de analize, calcule şi materiale decumentare suplimentare cu privire la conjunctura de pe piaţa naţională şi internaţională
Dosarele de fişe tehnice – fişele tehnice se efectuează în una sau mai multe limbi de circulaţie internaţională.Aceste fişe sunt trimise şi potenţialilor clienţi din străinătate, nu conţin nici un fel de informaţii cu caracter confidenţial. Aceste fişe se pot înainta partenerilor de afaceri cu luni sau săptămâni înainte în funcţie de complexitatea afacerii.
Dosarele de fişe comerciale – Fiecărei fişe tehnice îi corespunde o fişă comercială, special elaborată pentru uzul intern al companiei.Fişa comercială conţine elemente comerciale negociabile, confidenţiale, cu privire la nivelul preţului, posibilităţile concurenţei, posibilităţile companiei de vânzare – cumpărare pe alte pieţe. În fişa comercială se înscriu informaţii confidenţiale, nivelul limită al preţului care poate fi acceptat de către echipa de negociatori.
Dosarele de materiale documentare suplimentare – materialele suplimentare se referă la bonitarea partenerului de tratattive, potenţialul concurenţei, structura cererii şi ofertei, particularităţile legislative ale pieţei în cauză, politica comercială şi nivelul de dezvoltare economică ale ţării din care provine partenerul de tratative.
Întocmirea planului (modelului) de negocieri şi simularea negocierilor
Pe baza mandatului şi a materialelor realizate anterior echipa de negociatori realizează propriul său plan (model) de abordare a negocierilor, cu menţionarea strategiilor şi tacticilor pe care le va utiliza, a argumentelor pe care le va susţine şi gradarea acestora în funcţie de argumentarea partenerilor.
Verificarea şi definitivarea planului de negocieri se va face în procesul simulării negocierilor în cadrul echipei. Simularea reprezintă efectuarea unui dialog între şeful echipei şi membrii echipei de negociatori, situaţi pe poziţii opuse.
Membrii echipei vor încerca să se substituie membrilor echipei partenere încercând să intuiască argumentele şi reacţiile probabile ale partenerului. În procesul simulării pot fi implicaţi şi alţi specialişti în probleme tehnice, economice, juridice, financiare.
Elaborarea proiectului de contract
Echipa de negociere va elabora propria variantă de proiect de contract, ca instrument ajutător pentru redactarea, în cursul negocierilor, a proiectului de contract conceput împreună cu partenerii de tratative, pe baza discuţiilor purtate şi a rezulatelor convenite de comun acord. Acest document trebuie întocmit în limba în care se va elabora şi contractul definitiv şi va conţine propuneri concrete privind clauzele necesare raportului de vânzare – cumpărare.
