Instituţiile publice consemnează operaţiunile economico-financiare în momentul efectării lor în documente justificative: facturi, state de plată, chitanţe, ordine de deplasare, ordine de plată etc. pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fişe şi alte documente contabile, toate acestea devenind purtători de informaţii.
Pe lângă aceste documente instituţiile publice folosesc şi documente specifice acestora care sunt destinate în special execuţiei bugetare: cererea de deschidere de credite bugetare, dispoziţia bugetară pentru repartizarea creditelor, fişa pentru operaţii bugetare pentru evidenţa plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective.
Cererea de deschidere de credite bugetare este folosită pentru deschiderea creditelor la nivelul ordonatorilor principali de credite. Acest document se completeză pe faţă şi verso. Pe faţă se înscriu informaţii despre natura şi destinaţia creditului şi defalcarea pe structura clasificaţiei bugetare iar pe verso se înscrie situaţia centralizatoare.
Dispoziţia bugetară privind repartizarea creditelor se întocmeşte de ordonatorul principal de credite pentru alimentarea conturilor ordonatorilor secundari sau terţiari. Este un document de virare a creditelor şi cuprinde informaţii despre beneficiarul sumei, unitatea bancară a acestuia, plătitorul şi unitatea bancară a plătitoprului, suma şi data de la care beneficiarul are dreptul de a utiliza suma repartizată.
Fişa pentru operaţii bugetare serveşte ca document pentru evidenţa analitică a creditelor bugetare aprobate, a plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective în cazul instituţiilor finanţate din credite bugetare. În cazul instituţiilor finanţate din venituri extrabugetare această fişă serveşte la evidenţa prevederilor din bugetul de venituri şi cheltieli, a plăţilor de casă şi a cheltielilor efective. Acest document se întocmeşte într-un singur exemplar pe structura clasificaţiei bugetare economice şi serveşte la întocmirea execuţiei bugetare.
Toate operațiile economico-financiare se înregistrează în contabilitatea instituțiilor publice în limba română și în moneda națională. În cazul în care au loc operații în valută acestea se înregistrează atât în moneda națională cât și în valuta respectivă. Încasările și plățile în valută se înregistrează la cursul BNR din data transzacției. La data întocmirii situațiilor financiare elementele monetare în valută se evaluează la cursul valutei stabilit de BNR pentru data la care se întocmesc situațiile financiare.
