Contabilitatea ca sistem informaţional utilizat pentru cuantificarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor specifice foloseşte diferite forme de înregistrare pentru prelucrarea datelor consemnate in documente justificative aflate într-o strânsă legătură. Legatura dintre documentele contabile, ca purtători de informații, se realizeaza printr-o tehnică specifică contabilității numită, formă de inregistrare.
Forma de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele pentru înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului bugetar. Aceasta are rolul de a sistematiza și profesionaliza informația contabilă, fiind indispensabilă și totodată obligatorie pentru toate entitățile.
Instituţiile publice folosesc ca formă de înregistrare în contabilitate forma maestru- şah, reglementată odată cu trecerea la contabilitatea de angajamente și generalzarea aplicării contabilității în partidă dublă.
Această formă de înregistrare folosește următoarele registre:
Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea Mare şi Balanţa de verificare.
In cazul instituţiilor publice cu un volum mai mic de activitate se poate folosi forma de înregistrare maestru-şah simplificat. În acest caz contabilitatea sintetică se ţine pe fişe de cont pentru operaţii diverse. Toate aceste registre servesc la înregistrarea operațiilor economice în conturile de bilanț.
Evidenţa analitică a creditelor bugetare, a plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective se ţine cu ajutorul fişei pentru operaţii bugetare, evidență care este obligatorie.
Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea Mare și Balanța de verificare. Acestea se întocmesc potrivit reglementărilor legale, se păstrează în arhiva instituției și pot constitui probă în justiție.
