În orice bancă comercială trebuie să fie elaborat Planul de continuitate conţine descrierea măsurilor, necesare de a fi întreprinse în cazurile intervenirii situaţiilor de forţă majoră sau a le altor situaţii nestandarde, care pot duce la întreruperea activităţii normale ale băncii.
Conceptul continuităţii activităţii are ca bază cerinţele de bază de exploatare a sistemelor utilizate (cum tehnologice, aşa şi organizaţionale), cu posibilitatea de a extindere a activităţii garantate pentru situaţiile neprevăzute.
Măsurile, procedurile şi instrumentele de asigurare a continuităţii activităţii pot fi evidenţiate în următoarele mulţimi:
- T1: măsuri, proceduri şi instrumente de prevenire a pierderilor – măsuri de prevenire (sau minimizare) a pierderilor, care trebuie să fie realizate înainte de a interveni oricare din situaţiile fors–majore sau incidente;
- T2: reluarea şi activitate în situaţii de incident – măsuri de reluare a activităţii în caz de incident, care vor asigura nivelul minim de activitate a băncii;
- T3: măsuri de restabilire a activităţii – măsuri, care trebuie să fie realizate după intervenirea situaţiilor fors–majore sau incidentelor în vederea localizării şi minimizării pierderilor, restabilirea şi revenirea la activitatea normală;
- T4: pregătiri şi testări – proceduri de testare a măsurilor şi procedurilor din primul grup înainte de a interveni oricare din situaţiile fors–majore sau incidente
Figura ce urmează caracterizează procesul de realizare a continuităţii activităţii băncii.
Prima etapă caracterizează procesul de pregătire pentru situaţii excepţionale, care include efectuarea:
- măsurilor de preîntâmpinare a situaţiilor excepţionale;
- măsurilor de pregătire de situaţii excepţionale;
- proceduri de testare a procedurilor de reluare şi revenire la activitatea normală.
Etapa a două caracterizează declanşarea incidentului.
Etapa a treia constă din trei faze:
Faza 1: reluarea activităţii în condiţii de incident activ sau pasiv;
Faza 2: restabilirea (dacă este posibil) activelor în configuraţia de până la incident;
Faza 3: revenirea la activitate normală.
Procesul de gestionare cu continuitatea activităţii constă din următoarele etape:
- elaborarea cerinţelor faţă de accesibilitatea resurselor şi operabilitate;
- definirea, aprecierea şi evaluarea situaţiilor critice;
- elaborarea ghidului pentru situaţii critice;
- documentarea procedurilor vis-a-vis de cerinţele definite;
- studierea alternativelor interne şi externe;
- definirea şi descrierea responsabilităţilor în situaţii critice;
- elaborarea planului de alarmă
- elaborarea planurilor de acţiuni în cazuri de situaţii critice;
- elaborarea planurilor de revenire la activitatea normală pentru situaţiile critice selectate (cu risc înalt);
- elaborarea exerciţiilor, testelor şi procedurilor de testare ale acţiunilor în situaţii critice;
- elaborarea politicii şi programelor de rezervare a documentelor, datelor, etc.;
- elaborarea programelor de procurare a utilajului necesar (sau de schimb);
- alte măsuri la necesitate.
Caracterul dinamic al dezvoltării organizaţiei (şi mai ales a sistemelor de asigurare utilizate) demonstrează, că crearea unui plan detaliat pentru toată organizaţia, care va lua în consideraţie fiecare element şi fiecare caz de incident pentru el este un lucru complicat. În afară de aceasta, la finisarea lui, acest plan deja nu va fi adecvat situaţiei reale.
Pentru a preveni aşa situaţii este rezonabil de a elabora planuri de continuitate mai mici, care vor reflecta problemele şi soluţiile rezolvării lor şi asigurării continuităţii pentru sisteme aparte. Din cele menţionate reiese, că fiecare unitate trebuie să elaboreze planul de continuitate a ei, care mai apoi va fi coordonat şi adus la standardele generale pe organizaţie.
