Organizarea procesuală a întreprinderii

În general, prin organizare se înţelege descompunerea unui fenomen, proces, obiect în elementele sale cele mai simple şi analizarea acestora, pentru structurarea lor într-un sistem organizatoric favorabil realizării obiectivelor propuse, respectiv obţinerii unui randament maxim.

            Organizarea formală a unei întreprinderi cuprinde:

• Organizarea procesuală prin care se asigură delimitarea şi dimensionarea funcţiunilor, respectiv corelarea lor cu obiectivele asumate şi componentele structural-organizatorice ale întreprinderii;
• Organizarea structurală, prin care se asigură legătura dintre diferitele subdiviziuni organizatorice (posturi de muncă, compartimente de muncă etc.) într-o anumită configuraţie, adecvată realizării obiectivelor întreprinderii.

Ca expresie a organizării formale, respectiv a organizării structurale, structura organizatorică a unei întreprinderi se proiectează pe baza unor norme, reguli, principii şi documente oficiale.

Structura organizatorică poate fi definită ca reprezentând ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice şi al relaţiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale întreprinderii.

            Organizarea procesuală constă în descompunerea proceselor de muncă fizică şi intelectuală în elementele componente (operaţii, timpi, mişcări etc.) şi analiza acestora cu scopul regrupării lor în funcţie de nivelul obiectivelor la realizarea cărora participă, de nivelul de pregătire şi natura pregătirii personalului care le realizează, precum şi de specificul metodelor, tehnicilor şi instrumentelor folosite în vederea desfăşurării lor şi realizarea obiectivelor cu un plus de eficienţă.

            Rezultatele organizării procesuale se concretizează în delimitarea şi definirea funcţiunilor întreprinderii şi componentelor acesteia: activităţi, atribuţii, sarcini. Necesitatea organizării procesuale a activităţii firmei este impusă de complexitatea proceselor de muncă fizică şi intelectuală.

            Funcţiunea poate fi definită prin ansamblul activităţilor orientate spre realizarea unor obiective derivate din obiectivele generale ale întreprinderii. O anumită funcţiune se prezintă de fapt ca o grupare concretă de activităţi omogene, specializate.

            Conceptul de funcţiune a întreprinderii a fost iniţiat de Henry Fayol în lucrarea sa „Administration industielle et generale” (1916) şi are o dublă semnificaţie: din punct de vedere fiziologic şi din punct de vedere administrativ.

            Din punct de vedre administrativ, funcţiunea întreprinderii reprezintă un grup de activităţi omogene, specializate, complementare sau convergente în cadrul cărora se folosesc tehnici specializate orientate spre realizarea unor obiective specifice şi/sau derivate, rezultate din obiectivele generale ale acesteia.

            Într-o unitate economică şi socială, componentele funcţiunii sunt: activitatea, atribuţia, sarcina şi operaţia.

            Activitatea reprezintă o componentă a unei funcţiuni care permite, prin desfăşurarea sa, realizarea unei părţi a acesteia. Ea se constituie ca un ansamblu de atribuţii omogene exercitate de persoane ce au cunoştinţe de specialitate într-un domeniu mai restrâns, având ca scop obţinerea unor anumite rezultate concordante cu obiectivele derivate.

            Desfăşurarea eficientă a unei activităţi necesită stabilirea precisă a obiectivelor, a resurselor necesare, a modalităţilor de folosire a acestor resurse, precum şi a formelor şi metodelor de organizare şi management utilizate în vederea realizării sale. În felul acesta, activitatea are un caracter concret, cu rezultate masurabile, ce se materializează, ce se materializează în produse, servicii, acţiuni întreprinse, documente scrise, studii efectuate, proiecte elaborate, personal instruit etc.

            Atribuţia este o componentă a activităţii formată dintr-un ansamblu de sarcini identice executate periodic de persoane cu cunoştinţe specifice unui domeniu restrâns şi care sunt necesare realizării unui obiectiv specific, adică unei părţi dintr-o activitate. Ea presupune responsabilitate personală pentru îndeplinirea sarcinilor şi reclamă autoritate şi competenţe adecvate (cunoştinţe, experienţă, aptitudini).

            Din acest punct de vedere, atribuţia poate fi privită ca un ansamblu de obligaţii, drepturi şi competenţe conferite unei funcţii (post) sau unui compartiment, având ca scop realizarea unei activităţi.

            Sarcina de muncă este componenta de bază a atribuţiei, fiind cea mai mică unitate de muncă fixată unui executant. Ea reprezintă o acţiune clar formulată, orientată spre realizarea unui obiectiv precis şi care se desfăşoară după o procedură stabilită. Sarcina este elementul concret de acţiune în cadrul atribuţiei, iar îndeplinirea ei presupune efectuarea unor operaţii de muncă într-o suita logică de desfăşurare.

            Aşadar, sarcina sau lucrarea este acţiunea care urmăreşte realizarea unui obiectiv precis stabilit şi care se îndeplineşte conform unei metode de muncă dinainte precizate.

            Operaţia de muncă este componentă a sarcinii de muncă de a cărei efectuare răspunde un executant pe un loc de muncă, în cadrul unei tehnologii stabilite. Ea se caracterizează prin unitatea executantului, a mijoacelor de muncă folosite, a metodei de muncă practicate şi a locului de muncă în cadrul căruia se desfăşoară.

           

La proiectarea funcţiunilor întreprinderii se iau în considerare o serie de criterii, cum sunt:

• Criteriul identităţii activităţilor grupate într-o funcţiune;
• Criteriul de complementaritate, care impune gruparea într-o funcţiune a unor activităţi între care se află relaţii de completare reciprocă sau auxiliaritate;
• Criteriul convergenţei, care impune gruparea într-o funcţiune a unor activităţi diferite, dar orientate spre realizarea aceloraşi obiective.

Indiferent de obiectul de activitate, de mărimea şi complexitatea întreprinderii sau de forma de proprietate asupra capitalului, funcţiunile societăţilor comerciale, aşa cum sunt formulate în Legea nr. 31/1990 sunt:

1. Funcţiunea de cercetare-dezvoltare: reprezentată de ansamblul activităţilor ce se desfăşoară în cadrul unităţii în vederea realizării obiectivelor din domeniul producerii de noi idei şi transformării ideilor în noutăţi utile dezvoltării în viitor a acesteia. În această funcţiune sunt incluse activităţi cu pornunţat caracter intelectual, care pot fi grupate în:

• Activităţi de concepţie, care vizeză cercetarea şi proiectarea produselor, a serviciilor, a lucrărilor noi şi a tehnologiilor de realizare a acestora;
• Activităţi de organizare a conducerii, producţiei şi muncii;

1. Funcţiunea de producţie, reprezintă ansamblul activităţilor de bază, auxiliare şi de servire prin care se realizează obiectivele din domeniul fabricării produselor, executării lucrărilor şi prestării serviciilor în care este specializată întreprinderea.

Sistemul de producţie poate fi reprezentat schematic astfel:

				Economice
		prime

 

Transformarea materiilor prime în bunuri economice se realizează cu ajutorul factorilor de producţie complementari – muncă şi capital – stabilindu-se o relaţie între cantitatea de factori utilizaţi şi cantitatea de produse obţinute, conform funcţiei.

P = f(T,K),

unde:

P – producţia

T  – munca

K – capitalul

În funcţie de etapele necesare fabricării produselor, activităţile incluse în funcţiunea de producţie se împart în:

• Activităţi de pregătire a producţiei, care este influenţată de gradul de noutate sau de repetabilitate a produsului care urmează a fi fabricat. Acete activităţi sunt diferite de activitatea de cercetare-dezvoltare, fiind de obicei o continuare a acesteia.
• Activităţi legate de executarea propriu-zisă a produselor.

Volumul de activităţi cuprinse în această funcţiune este influenţat de mai mulţi factori printre care: profilul întreprinderii, gradul de înzestrare tehnică, complexitatea produselor, caracteristicile materiilor prime şi materialelor etc.

1. Funcţiunea comercială cuprinde activităţile menite să contribuie la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legăturilor unităţii cu mediul său ambiant, în vederea procurării mijloacelor necesare desfacerii produselor, serviciilor şi lucrărilor care fac obiectul de bază al activităţii firmei. Acţiunile de studiere a pieţei interne şi externe precum şi a comportamentului consumatorilor se concretizează într-o serie de funcţii, cum sunt:

• Funcţia de cercetare a pieţei şi a nevoilor de consum, prin care se urmăreşte prospectarea pieţelor prezente şi potenţiale, studierea nevoilor solvabile şi motivaţia consumului;
• Funcţia de adaptare a întreprinderii la dinamica mediului, presupune activităţi care să asigure înnoirea cu frecvenţă ridicată a ofertei de mărfuri, perfecţionarea formelor de distribuţie şi de comercializare, diversificarea acţiunilor publicitare cu scopul creşterii capacităţii de reacţie la semnalele pieţei;
• Funcţia de creştere a eficienţei economice asigură promovarea tehnicilor moderne de eficientizare a activităţii.

1. Funcţiunea financiar-contabilă reprezintă ansamblul activităţilor prin care se realizează obiectivele privind obţinerea şi folosirea mijloacelor financiare necesare unităţii, precum şi înregistrarea şi urmărirea valorică a fenomenelor economice din cadru întrepriderii;
2. Funcţiunea de personal cuprinde ansamblul activităţilor desfăşurate în cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurării şi dezvoltării potenţialului uman necesar.

În cadrul oricărei întreprinderi, activităţile componente ale funcţiunilor sunt interdependente, fapt care antrenează şi interdependenţa dintre funcţiuni. Aceasta înseamnă că o funcţiune trebuie să se manifeste în cadrul favorabil rezultat din manifestarea celorlalte şi să sprijine manifestarea plenară a tuturor celorlalte.