C.F.P. se organizeaza de catre conducatorul agentului economic prin compartimentul financiar contabil.
În functie de volumul operatiilor ce se supun C.F.P., conducatorul unitatii, la propunerea contabilului sef sau a persoanei care conduce activitatea financiar contabila, poate împuternici si alte persoane din cadrul acestui compartiment care sa exercite C.F.P., dar care de regula nu participa la întocmirea si contabilizarea documentelor controlate. Persoanele împuternicite sa exercite C.F.P. trebuie sa aiba pregatirea economica si experienta necesara si sa îndeplineasca conditiile de cinste si corectitudine. Nu pot fi împuternicite sa exercite C.F.P persoanele aflate în curs de urmarire penala de judecata sau care au fost condamnate chiar daca au fost gratiate pentru fapte privitoare la abuz în serviciu, fals, uz de fals, înselaciune, dare sau luare de mita si alte infractiuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. Daca în cursul urmaririi penale, a judecatii sau dupa condamnare a intervenit amnistia, cel care a savârsit vreuna din infractiunile mentionate anterior nu poate fi împuternicit sa exercite C.F.P timp de 2 ani de la expirarea acestui termen.
Împuternicirea se face pe baza de ordin sau decizie a conducatorului unitatii prin care se stabilesc concret operatiunile asupra carora se exercita C.F.P., conditiile si perioada în care se desfasoara aceasta activitate.
Decizia de organizare si exercitare a C.F.P. cuprinde:
¨ persoanele cu drept de exercitare a C.F.P.
¨ sefii de compartimente care certifica documentele ce se prezinta în vederea executarii C.F.P.
¨ obiectivele, operatiunile si documentele supuse C.F.P.
¨ termenele de acordare a vizei de C.F.P. de catre persoanele împuternicite.
¨ Specimenele de semnaturi ale persoanele împuternicite sa exercite C.F.P.
Se supun C.F.P. documentele ce cuprind operatiile ce se refera la drepturile si obligatiile patrimoniale ale unitatii, în faza de angajare si de plata, în raporturile cu alte persoane fizice sau juridice
Urmatoarele operatiuni se supun în mod obligatoriu C.F.P.:
Ø încheierea contractelor cu parteneri interni si straini;
Ø încasarile si platile în lei si valuta de orice natura, efectuate în numerar si prin operatiuni bancare.
Ø trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social.
Ø gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor subunitatilor sau unitatilor componente.
În functie de necesitati, operatiunile mentionate vor putea fi modificate si completate de conducatorul unitatii în functie de specificul activitatii si structurii ei organizatorice.
Exercitarea C.F.P. se face pe baza de documente însotite de acte justificative. Documentele se prezinta la C.F.P. semnate de cei care le-au întocmit si de seful compartimentului de specialitate în care s-au întocmit si care raspund de realitatea si exactitatea datelor si operatiunilor consemnate de acestea. Obtinerea vizei de C.F.P. pe documente, care se dovedesc ulterior nelegale, nu exonereaza de raspundere pe sefii compartimentelor de specialitate care le-au întocmit.
În situatiile în care persoanele împuternicite sa exercite C.F.P. constata ca operatiile prezentate la control sunt nelegale sau neeficiente, iar conducatorul unitatii dispune de propria raspundere efectuarea lor, seful compartimentului financiar contabil informeaza in scris atât consiliul de administratie cât si Directia Controlului Financiar de Stat, care dispun masurile necesare în raport cu competentele legale.
Documentele care au fost supuse C.F.P. si nu au fost vizate nu pot fi înregistrate in contabilitate si vor fi evidentiate, separat, precum si documentele vizate din dispozitia conducatorului unitatii.
Referitor la activitatea de C.F.P. normele legale în vigoare prevad o serie de obligatii si raspunderi. Astfel, persoanele care exercita acest control raspund pentru legalitatea si eficienta operatiilor cuprinse în documentele prezentate de compartimentele de specialitate.
Faptele ce constituie contraventie, potrivit normelor legale în vigoare, pe linia organizarii si exercitarii C.F.P. si care genereaza raspunderea contraventionala sunt urmatoarele:
q neemiterea în termen a actelor administrative privind modul de organizare si exercitare a C.F.P ;
q atribuirea exercitarii C.F.P. unei persoane fara sa se fi obtinut de la organele de politie, relatii scrise cu privire la antecedentele penale ale acesteia sau ale carei antecedente penale duc la interzicerea împuternicirii si exercitarii C.F.P.
q întocmirea si prezentarea si prezentarea C.F.P. a unor documentele în care sunt consemnate operatii fara baza legala sau cu date nereale.
q vizarea pentru C.F.P. a documentelor care contin operatii prin care se încalca reglementarile în vigoare.
q refuzul nejustificat al vizei de C.F.P. pentru operatii nelegale.
q înregistrarea în contabilitate a documentelor privind operatiile care sunt supuse C.F.P., fara ca acestea sa poarte viza de control a persoanelor in drept si aprobarea organelor competente.
q nesesizarea organelor competente de catre conducatorul compartimentelor financiar contabil a cazurilor de refuz de viza de C.F.P.
Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se face de catre:
- organele de control financiar de stat;
- organele de control financiar de gestiune ale unitatilor la care se organizeaza si exercita C.F.P. propriu;
- conductorul compartimentului financiar contabil, dar numai pentru contraventiile constând în întocmirea si prezentarea sa C.F.P. a unor documente în care sunt consemnate operatii fara baza legala sau cu date nereale, precum si în cazul înregistrarii în contabilitate a documentelor primare, privind operatiile care sunt supuse C.F.P., fara ca acestea sa poarte viza de control a persoanelor în drept si aprobarea organelor competente.
