REALIZAREA PROCEDURILOR DE ACHIZIŢII ÎN CADRUL PROIECTELOR DE DEZVOLTARE RURALĂ ŞI REGIONALĂ

4.1.Planificarea achiziţiei

Planificarea achiziţiei constă în determinarea obiectului achiziţiilor şi a momentului achiziţionării acestuia. Procesul identifică cerinţele care pot fi satisfăcute prin achiziţia de produse sau servicii din afara organizaţiei, fără a se depăşi aria de cuprindere a proiectului. Sunt analizate aspecte legate de necesitatea achiziţiei, cum se achiziţionează, ce se achiziţionează, în ce cantitate şi în ce moment.

Rezultatul procesului de planificare a achiziţiei se concretizează în planul de management al achiziţiei, plan care detaliază modul în care se administrează procesele de achiziţie: ce tipuri de contracte vor fi folosite, dacă sunt sau nu necesare estimări independente, care vor fi criteriile de evaluare, cine le va realiza şi când, dacă organizaţia respectivă are departament de achiziţie, care sunt acţiunile care pot fi întreprinse de echipa de proiect, care sunt documentele standardizate ce trebuie utilizate şi unde pot fi găsite acestea, alte detalii necesare şi, nu în ultimul rând, modul în care se va actualiza planul de management al achiziţiei pe măsură ce proiectul progresează. Planul poate fi prezentat detaliat/sumar, formal sau informal, în funcţie de necesităţile proiectului şi este o componentă a Planului de Proiect.

        

4.2.Tipuri de contracte

Contracte cu preţ fix: sunt acele contracte în care serviciul sau produsul urmează să fie furnizat contra unui preţ fix. În cadrul acestor contracte trebuie foarte clar definite caracteristicile produsului sau serviciilor respective, altfel atât furnizorul cât şi cumpărătorul îşi asumă riscul ca produsul sau serviciul să nu fie acceptabile/acceptate. Contractele cu preţ fix pot include stimulente pentru atingerea sau depăşirea cerinţelor din contract (de exemplu datele finale de livrare).

Caracteristici ale contractelor cu preţ fix:

• sunt cea mai comună formă de contract;
• se recomandă atunci când achizitorul poate defini clar aria de cuprindere;
• prezintă cel mai scăzut risc pentru achizitor.

Contractele cu costuri rambursabile: aceste contracte implică plata costurilor (rambursarea costurilor) legate de produs plus un comision reprezentând profitul furnizorului. Costurile sunt – în general – clasificate ca fiind costuri directe: cele legate direct de existenţa proiectului (de ex. salariile personalului alocat full-time pe proiect) şi costuri indirecte: costuri alocate de către organizaţie pe proiect şi care reprezintă de fapt costuri legate de existenţa organizaţiei (de ex. utilităţile, închirierea spaţiilor pentru birouri etc.). De obicei, costurile indirecte sunt calculate ca procent din costurile directe. Aceste contracte pot fi de trei tipuri:

• cost plus taxă fixă: costuri reale plus rata profitului pentru furnizor;
• cost plus procent din cost: cost real plus procent din cost ca şi profit pentru furnizor (cel mai riscant tip de contract pentru achizitor);
• cost plus taxă de stimulare: cost real plus rata profit pentru furnizor. Taxa de stimulare se oferă pentru atingerea sau depăşirea unor anumite obiective ale proiectului, cum ar fi încadrarea în program sau în buget.

Caracteristici ale contractelor cu costuri rambursabile:

• toate cheltuielile furnizorului sunt rambursate;
• costul contractului nu este cunoscut de la început;
• riscurile legate de depăşirea costului sunt ale achizitorului;
• se foloseşte când nu există o descriere precisă a bunurilor şi a serviciilor ce se achiziţionează;
• furnizorul este responsabil pentru detalierea ariei de cuprindere a activităţilor cuprinse în contract.

Contractele de tip timp şi materiale: sunt contracte în care se definesc preţurile pentru materiale şi ratele în funcţie de timpul lucrat. Se mai numesc şi contracte de tip preţ unitar: se stabileşte preţul pe unitate, urmând ca în funcţie de cantitatea de muncă prestată să se ia în considerare numărul de unităţi. Sunt recomandate atunci când aria de cuprindere a proiectului este clar definită.

Caracteristici ale contractelor de tip timp şi materiale (sau de tip preţ unitar):

• preţul este pe unitate de timp, unitate de material sau pe bucată;
• se foloseşte în general în cazul contractelor de valoare redusă;
• poate fi riscant din punct de vedere al depăşirii costurilor în cazul în care nu se specifică o valoare maximă ce nu poate fi depăşită.

Relaţiile contractuale între achizitor şi furnizor sunt adesea considerate confidenţiale şi secrete.

4.3. Planificarea solicitării

Planificarea solicitării este procesul care implică pregătirea documentelor pentru procesul de solicitare. Rezultatul procesului se concretizează în documentele de solicitare a ofertelor/ propunerilor de la furnizori şi în criteriile de evaluare prin intermediul cărora vor fi analizate şi evaluate ofertele/propunerile obţinute.

Tipuri de documente:

• invitaţie pentru participare la licitaţie;
• cerere de ofertă;
• cerere de propunere;
• invitaţie la negociere.

Notă: Termenii de „licitaţie” şi „cerere de ofertă” se folosesc, cu precădere atunci când criteriile de evaluare se bazează pe preţ, propunerea implică şi detalierea anumitor aspecte tehnice care pot fi determinante în alegerea furnizorului. Totuşi, termenii sunt adesea folosiţi fără a se ţine cont de această diferenţă de abordare, deci se recomandă atenţie.

4.4.Resursele materiale în cadrul proiectelor. Noţiuni generale

 

Unul dintre cele mai importante capitole în cadrul unui proiect îl reprezintă, prin însăşi structura lor, resursele materiale. Datorită multitudinii acestora, precum şi a cerinţelor complexe pe care trebuie să le îndeplinească, trebuie adoptată o strategie managerială coerentă, ce va constitui obiectul de studiu al acestui capitol.

Managementul administrării resurselor materiale nu reprezintă doar o însumare mecanică a diferitelor etape prin care se realizează un anumit ciclu de aprovizionare, ci presupune o îmbinare fructuoasă a activităţilor realizate de departamentul de aprovizionare. Privită ca un mini-proiect, achiziţionarea include o serie de activităţi principale. Managementul aprovizionării în cadrul proiectelor include procedeele necesare în vederea achiziţionării de bunuri şi servicii în vederea atingerii scopului Proiectului, dintre care cele mai importante sunt:

• planificarea aprovizionării – include produsele ce vor fi procurate, precum şi data la care vor intra în posesia solicitantului;
• planificarea solicitării – documentarea cu privire la caracteristicile bunurilor ce se doresc achiziţionate şi identificarea potenţialilor furnizori;
• solicitarea – analiza ofertelor furnizorilor pe bază de preţ, condiţii de livrare, reputaţie;
• selecţia sursei – selectarea furnizorului dintre ofertanţi;
• administrarea contractului – condiţiile contractuale survenite între solicitant şi furnizorul de bunuri şi servicii;
• încheierea contractului – finalizarea contractului, livrarea produselor, rezolvarea posibilelor diferende apărute pe parcursul derulării contractului.

Toate aceste procedee interacţionează între ele, creând un tot unitar, aprovizionarea funcţionând ca un serviciu centralizat. De reţinut este faptul că relaţia vânzător-cumpărător poate exista la mai multe niveluri în cadrul unui proiect. De asemenea, toate aceste etape prezintă o desfăşurare complexă în cadrul unui proiect, fiecare dintre acestea conţinând: date de intrare, metode şi tehnici particulare de abordare a fiecărui proces precum şi rezultatele etapei ce sunt prezentate sub forma unor date de ieşire.

În continuare, prezentăm în detaliu fiecare etapă în parte, analizată la nivelul componentelor constituente.

Planificarea aprovizionării

Este un proces al identificării primelor date referitoare la genul de produse ce trebuie procurate, cantitatea necesară, timpul de achiziţie, precum şi descoperirea primelor informaţii legate de posibilii furnizori. În această etapă, echipa managerială poate intra în contact cu specialişti în contracte şi aprovizionare, incluzându-i apoi în echipa proiectului.

Date de intrare:

• Scopul proiectului – vizează o descriere a limitelor proiectului şi furnizează o serie de informaţii importante despre necesităţile proiectului şi strategiile care trebuie aplicate pe parcursul derulării lui;
• Descrierea produsului – cuprinde detalierea din punct de vedere tehnic (caracteristicile) a tuturor bunurilor ce urmează a fi achiziţionate;
• Resursele achiziţionării, ca şi expertiza, trebuie susţinute de către echipa proiectului;
• Condiţiile de piaţă – se referă la o analiză a bunurilor şi serviciilor existente pe piaţă în acel moment, care sunt produsele cele mai căutate, de unde se procură acestea şi în ce condiţii.

 

4.5.Programul anual al  achiziţiilor publice

 

Programul anual al achiziţiilor publice este documentul care conţine: contractele de achiziţie publică şi acordurile cadru ce se intenţionează a fi atribuite sau încheiate pe parcursul unui an bugetar, precum şi, dacă este cazul, lansarea unui sistem dinamic de achiziţie. Programul anual al achiziţiilor publice: se întocmeşte în fiecare an; se elaborează într-o primă formă în decursul ultimului trimestru al anului precedent. Acesta trebuie să cuprindă informaţii despre:

1. obiectul contractului/acordului-cadru;
2. cod CPV (Vocabularul Comun privind Achiziţiile Publice);
3. valoarea estimată fără TVA (lei şi Euro);
4. procedura care urmează să fie aplicată;
5. data estimată pentru începerea procedurii;
6. data estimată pentru finalizarea procedurii;
7. responsabilul achiziţiei publice ce urmează a fi făcută.

La elaborarea programului se va ţine cont de:

• necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii;
• gradul de prioritate a necesităţilor;
• anticipările cu privire la fondurile ce urmează a fi alocate prin bugetul anual;
• contractele de achiziţie publică aflate în derulare.

1. Identificarea necesităţilor

Responsabil pentru identificarea necesităţilor este compartimentul intern de achiziţii publice. Identificarea necesităţilor obiective se realizează prin cumularea referatelor de necesitate transmise de fiecare compartiment al autorităţii contractante. Referatul de necesitate cuprinde:

• denumirea de produse, servicii şi lucrări;
• justificarea necesităţii de produse, servicii şi lucrări;
• data previzionată pentru dobândirea produselor, serviciilor şi a lucrărilor necesare; ierarhizarea necesităţilor în funcţie de prioritate;
• valoarea produsului, serviciului sau a lucrării, precum şi toate celelalte costuri aferente îndeplinirii contractului.

2. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică

Scopul estimării valorii contractului de achiziţie publică este reprezentat de:

• determinarea resurselor financiare necesare în vederea identificării potenţialilor finanţatori;
• alegerea procedurilor de atribuire a respectivelor contracte.

În estimare se va ţine seama de următoarele elemente:

• informaţii obţinute din cercetările de piaţă;
• durata previzionată a contractului; costuri legate de îndeplinirea contractului;
• posibilitatea apariţiei unor costuri accidentale;
• posibilitatea optării pentru suplimentarea către nivelul maxim prevăzut al cantităţilor de produse sau servicii.

3. Punerea în corespondenţă cu CPV

Produsele, serviciile şi lucrările ce fac obiectul contractelor de achiziţie publică se pun în corespondenţă cu sistemul de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul comun al achiziţiilor publice (CPV). Corespondenţa produselor, serviciilor şi a lucrărilor cu sistemul de grupare şi codificare CPV se asigură atunci când:

• se elaborează programul anual al achiziţiilor publice;
• se precizează în anunţul de intenţie şi în anunţul sau în invitaţia de participare produsele, serviciile sau lucrările pe care urmează să le achiziţioneze;
• se întocmeşte documentaţia de atribuire;
• se precizează în anunţul de atribuire produsele, serviciile sau lucrările pentru care s-a încheiat contractul de achiziţie publică;
• se transmite către ANRMAP (Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice) informaţiile necesare monitorizării procesului de achiziţie publică;
• se identifică  produsele/servicii/lucrări similare.

4. Ierarhizare

După realizarea operaţiunii de estimare, compartimentul specializat, împreună cu şeful autorităţii şi departamentul financiar-contabil vor stabili gradul de prioritate a necesităţilor, având în vedere:

• importanţa contractului faţă de atingerea scopului general al autorităţii;
• durata de realizare a contractului;
• anticiparea fluxului de numerar.

5. Alegerea procedurii

În luarea deciziei de selectare a unei anumite proceduri de achiziţie publică, autoritatea contractantă va avea în vedere:

• complexitatea contractului respectiv de achiziţie publică;
• costurile implicate de atribuirea contractului respectiv;
• nivelul de dezvoltare şi concurenţa pe piaţa din domeniul unde va avea loc achiziţia pentru a se putea alege între licitaţie deschisă şi licitaţie restrânsă;
• constrângeri cum ar fi urgenţa, compatibilitatea cu produse, servicii deja existente în cadrul autorităţii respective, existente unui singur furnizor, prestator sau executant etc.

Proceduri de atribuire:

Licitaţia deschisă – reprezintă procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofertă. Se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de oferte.

Licitaţia restrânsă – reprezintă procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura, urmând ca numai candidaţi selectaţi să aibă dreptul de a depune ofertă.

Procedura se desfăşoară, de regulă, în două etape:

• etapa de selectare a candidaţilor;
• etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaţii selectaţi.

Se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de candidaturi. Procedura de licitaţie restrânsă se utilizează atunci când oferta este excedentară.

Dialogul competitiv – reprezintă procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un dialog cu candidaţii admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca pe baza soluţiei/soluţiilor identificate candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală. Această procedură se desfăşoară în trei etape:

• etapa de preselectare a candidaţilor;
• etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiei/soluţiilor apte să răspundă necesităţilor autorităţii contractante şi în baza căreia/cărora candidaţii vor elabora şi depune oferta finală;
• etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.

Se iniţiază prin transmiterea spre publicare a unui anunţ de participare prin care se solicită operatorilor economici depunerea de candidaturi.

Negocierea – reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai mulţi dintre aceştia. Aceasta poate fi:

• negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare;
• negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.

În ceea ce priveşte procedura de Negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, acesta se desfăşoară, de regulă, în două etape:

• etapa de selectare a candidaţilor;
• etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaţii selectaţi.

Cererea de oferte – reprezintă procedura simplificată prin care autoritatea contractantă solicită oferte de la mai mulţi operatori economici. Se aplică dacă valoarea estimată, fără TVA, a contractului de achiziţie publică este mai mică decât echivalentul în lei a următoarelor praguri:

• pentru contractul de furnizare: 125.000 EURO;
• pentru contractul de servicii: 125.000 EURO;
• pentru contractul de lucrări: 4.845.000 EURO.

Cererea de oferte se iniţiază prin publicarea, în SEAP (Sistemul Electronic de Achiziţii Publice), a unei invitaţii de participare la procedura de atribuire (sistem aplicat începând cu 1 ianuarie 2007). Începând cu data de 1 ianuarie 2007 autoritatea contractantă are dreptul, în cazuri temeinic justificate, să solicite Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice exceptarea de la obligaţia publicării invitaţiei de participare în SEAP.

         Concursul de soluţii – reprezintă procedura prin care se achiziţionează, în special în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de premii. Se poate organiza fie ca:

• procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii şi/sau prime de participare,
• parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.

Cumpărarea directă – se aplică în cazul în care se achiziţionează produse, servicii sau lucrări a căror valoare (fără TVA) cumulată pe parcursului unui an, nu depăşeşte echivalentul în lei a 15.000 EURO.

Acordul-cadru – reprezintă înţelegerea scrisă intervenită între una sau mai multe autorităţi contractante şi unul sau mai mulţi operatori economici, al cărei scop este stabilirea elementelor/condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuite într-o perioadă dată, în mod special în ceea ce priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere.

6. Identificarea de fonduri

Identificarea fondurilor reprezintă operaţiunea prin care se urmăreşte asigurarea finanţării necesare îndeplinirii contractului. Se au în vedere următoarele posibile surse de finanţare: buget de stat; buget local; fonduri comunitare; fonduri obţinute de la organisme financiare internaţionale; credite bancare; fonduri nerambursabile; fonduri comunitare; sponsorizări; alte surse atrase.

7. Calendarul procedurii de atribuire

Calendarul procedurii are caracter orientativ. La elaborarea calendarului se va ţine seama de:

• termenele prevăzute în Ordonanţa pentru publicare anunţuri;
• termenele prevăzute în Ordonanţa pentru depunerea candidaturilor/ofertelor;
• durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea candidaturilor/ofertelor;
• perioada de aşteptare;
• orice alte termene ce pot influenţa procedura.

Calendarul de aplicare al procedurii de achiziţie publică se ataşează la documentaţia de atribuire.

8. Definitivarea programului anual al achiziţiilor publice

Programul anual al achiziţiilor publice se definitivează:

• după aprobarea bugetului propriu;
• în funcţie de fondurile aprobate;
• cu luarea în considerare a posibilităţilor de atragere a altor fonduri.

9. Elaborarea şi transmiterea anunţului de intenţie.

În cazul contractelor de produse şi servicii, anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât mai curând posibil după data începerii anului bugetar.

În cazul contractelor de lucrări sau a acordurilor cadru anunţul de intenţie se transmite spre publicare cât mai curând posibil după aprobarea programului în care este prevăzut contractul de lucrări sau acordul-cadru respectiv.

Autoritatea contractantă are dreptul de a transmite spre publicare un anunţ de intenţie şi în alte situaţii. Publicarea anunţului de intenţie nu creează autorităţii contractante obligaţia de a efectua respectiva achiziţie publică. Anunţul de intenţie se publică prin sistemul SEAP. Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia disponibilă la adresa de Internet www.e-licitatie.ro. Publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se realizează prin transmiterea unei solicitări scrise în cel mult o zi de la publicarea în SEAP.

10. Documentaţia de atribuire

Documentaţia de atribuire reprezintă acele documente care conţin cerinţele formale, tehnice şi financiare, care permit descrierea obiectivă a obiectului contractului de achiziţie publică şi pe baza căruia operatorul economic îşi va elabora oferta. Documentaţia de atribuire trebuie să fie clară, completă şi fără echivoc. Aceasta se definitivează prin grija compartimentului intern al autorităţii contractante, specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică. În cazul în care documentaţia este elaborată de o firmă de consultanţă, compartimentul intern trebuie să coordoneze şi să supervizeze activitatea respectivă.

Documentaţia de atribuire trebuie să cuprindă minim următoarele:

• caietul de sarcini sau, după caz, documentaţia descriptivă;
• clauzele contractuale obligatorii;
• fişa de date a achiziţiei;
• formulare şi modele;
• alte informaţii cu privire la impozitare, protecţia mediului, protecţia muncii.

Elaborarea caietului de sarcini sau a documentaţiei descriptive

Caietul de sarcini reprezintă punctul de pornire al elaborării documentaţiei de atribuire. Caietul de sarcini se întocmeşte de către autoritatea contractantă pentru licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, cerere de ofertă prin compartimentul intern specializat sau prin specialişti (consultanţi) angajaţi în acest scop, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concurenţă şi conflictul de interese. Caietul de sarcini reprezintă descrierea obiectivă a produselor, serviciilor sau lucrărilor necesare autorităţii contractante. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Specificaţiile tehnice sunt, în general, acele cerinţe, prescripţii, caracteristici tehnice, cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările.

În cazul contractelor pentru lucrări, specificaţiile tehnice pot face referire şi la:

• prescripţii de proiectare şi de calcul a costurilor;
• verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a lucrărilor;
• verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a tehnicilor, procedeelor şi metodelor de execuţie;
• orice alte condiţii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractantă este capabilă să le descrie, în funcţie şi de diverse acte normative şi reglementări generale sau specifice, în legătură cu lucrările finalizate şi cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrări.

         Documentaţia descriptivă

Documentaţia descriptivă ţine loc de caiet de sarcini în cazul aplicării procedurilor de negociere şi dialog competitiv. Documentaţia descriptivă conţine:

• descriere a necesităţilor, obiectivelor şi constrângerilor autorităţii contractante;
• orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile;
• în cazul dialogului competitiv, dacă s-a hotărât astfel, primele care vor fi acordate participanţilor la dialog;
• posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte.

11. Stabilirea criteriului de atribuire a contractului de achiziţie publică

Criteriul de atribuire a contractului de achiziţie publică, poate fi: oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic sau în mod exclusiv, preţul cel mai scăzut. Criteriul de atribuire al contractului de achiziţie publică se precizează în mod obligatoriu în anunţul de participare şi în cadrul documentaţiei de atribuire. Acesta nu poate fi schimbat pe toată durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Dacă a fost ales criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”, atunci oferta stabilită ca fiind câştigătoare este oferta care întruneşte punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui sistem de factori de evaluare. Drept factori de evaluare a ofertei se pot utiliza, pe lângă preţ şi factorii de evaluare a ofertei:

• caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau funcţional;
• caracteristici de mediu,
• costuri de funcţionare, raportul cost/eficienţă,
• servicii post-vânzare şi asistenţă tehnică, termen de livrare sau de execuţie,
• alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor.

Dacă a fost ales criteriul de atribuire “în mod exclusiv, preţul cel mai scăzut”, atunci oferta stabilită ca fiind câştigătoare este acea ofertă admisibilă a cărei propunere tehnică răspunde la toate cerinţele minime obligatorii solicitate şi a cărei propunere financiară conţine preţul cel mai scăzut.

12. Completarea fişei de date a achiziţiei

Fişa de date a achiziţiei cuprinde informaţii şi instrucţiuni privind:

• autoritatea contractantă, în special cu privire la adresa – inclusiv telefon, fax, e-mail – persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;
• adresa de unde se poate achiziţiona, descărca documentaţia de atribuire;
• activitatea autorităţii contractante;
• faptul că se achiziţionează în numele altei autorităţi (dacă este cazul);
• modul de obţinere de clarificări şi alte informaţii;
• soluţionarea litigiilor; Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail;
• obiectul contractului de achiziţie publică şi durata acestuia;
• modul în care se va finaliza procedura;
• după caz, acordul-cadru, durata acestuia, număr de operatori, valoarea minimă şi maximă a unui contract subsecvent;
• existenţa loturilor şi modul de abordare;
• acceptarea/ neacceptarea de oferte alternative;
• codul CPV;
• cantitatea produselor; despre garanţii; termene de valabilitate a ofertei;
• termenele şi graficele de livrare/execuţie;
• procedura aplicată şi dacă aceasta are ca etapă finală licitaţia electronică;
• cerinţele minime de calificare precum şi documentele care urmează să fie prezentate pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie, dacă sunt solicitate;
• data limită de depunere (ora/zi/luna/an), locul de depunere şi ce alte formalităţi trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire;
• informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a propunerii tehnice şi financiare; informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a ofertei;
• informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire.

13. Constituire garanţiei de participare, dacă este cazul

Garanţia de participare protejează autoritatea contractantă faţă de riscul unui eventual comportament necorespunzător al ofertantului pe întreaga perioadă derulată până la încheierea contractului de achiziţie publică. Garanţia de participare se stabileşte în sumă fixă, într-un cuantum de max. 2% din valoarea estimată a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu  perioada de valabilitate a ofertei.

Autoritatea contractantă poate alege una sau mai multe dintre următoarele modalităţi de constituire: scrisoare de garanţie bancară sau depunerea unei sume de bani la casieria autorităţii contractante a unui ordin de plată sau filă CEC însoţită de un document prin care se specifică destinaţia.

14. Definitivarea documentaţiei de atribuire

Regulile obligatorii referitoare la condiţiile de muncă şi de protecţie a muncii care trebuie respectate pe parcursul îndeplinirii contractului de lucrări ori de servicii trebuie precizate clar în documentaţia de atribuire.

1. Elaborarea şi publicarea anunţului de participare. În vederea asigurării transparenţei atribuirii contractelor de achiziţie publică, autoritatea contractantă, ori de câte ori doreşte să atribuie un contract de achiziţie publică sau să încheie un acord-cadru are obligaţia de a publica un anunţ de participare.

Anunţul de participare se publică în SEAP, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitatie.ro şi în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice în cel mult o zi de la publicarea în SEAP.

1. Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire/selectare/preselectare

Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita şi de a obţine documentaţia de atribuire/selectare/preselectare. Documentaţia de atribuire/ selectare/preselectare poate fi obţinută:

• în urma unei solicitări a fiecărui operator economic interesat;
• prin accesarea directă şi nerestricţionată a unui fişier electronic, care va fi disponibil în SEAP şi pe pagina de internet proprie.

1. Răspunsul la solicitările de clarificări

Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări privind documentaţia de atribuire/selectare/preselectare. În cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea unei solicitări de clarificări autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde, în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsurile – însoţite de întrebările aferente – se transmit către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire. Identitatea celui care a solicitat clarificările nu se dezvăluie. Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat.

1. Reguli de comunicare şi transmitere a datelor

Orice comunicare, solicitare, informare, notificare şi altele asemenea trebuie să se transmită în scris. Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii şi în momentul primirii. Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din următoarele modalităţi: prin poştă/prin fax/prin mijloace electronice/ prin orice combinaţie a celor anterioare.

1. Reguli de participare si de evitare a conflictului de interese

Participarea

Orice operator economic, indiferent de naţionalitate, are dreptul de a participa la procedura de atribuire: individual sau într-un grup de operatori. Nu poate fi exclus dintr-o procedură operatorul economic care, potrivit legii statului în care este stabilit, este abilitat să presteze o anumită activitate, pentru singurul motiv ca, în conformitate cu legislaţia naţională, acest tip de activitate poate fi prestat numai de către persoane juridice sau numai de către persoane fizice.

Asocierea: mai mulţi operatori economici au dreptul de se asocia cu scopul de a depune candidatura/oferta comună, fără a exista obligaţia legalizării. Legalizarea asocierii se poate solicita numai dacă oferta comună este declarată câştigătoare şi o astfel de solicitare reprezintă o condiţie necesară pentru îndeplinirea contractului.

Subcontractarea: ofertantul are dreptul de a include în propunerea tehnică posibilitatea de a subcontracta o parte din contractul respectiv. Dacă se solicită, ofertantul are obligaţia de a preciza:

• partea/părţile din contrat pe care intenţionează să le subcontracteze;
• datele de recunoaştere ale subcontractanţilor.

Prin ofertă se înţelege actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică; oferta cuprinde propunerea financiară şi propunerea tehnică.

Prin candidatură se înţelege documentele prin care un candidat îşi demonstrează: situaţia personală; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi profesională în vederea obţinerii invitaţiei de participare pentru depunerea ulterioară a ofertei, în cazul aplicării unei proceduri de licitaţie restrânsă, negociere sau dialog competitiv.

15. Derularea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică

• Desfăşurarea şedinţei de deschidere:

Ofertele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor. În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare care are obligaţia de a anunţa următoarele:

• denumirea (numele) ofertanţilor;
• modificările şi retragerile de oferte;
• existenţa garanţiilor de participare;
• elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul;
• cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă;
• propuneri de oferte alternative (dacă este cazul);
• orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.

Comisia de evaluare va întocmi un proces – verbal de deschidere care trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei. Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor.

• Modul de lucru al comisiei de evaluare

La întrunirile comisiei de evaluare au dreptul de a participa numai membrii acesteia. Modul de lucru al comisiei de evaluare este stabilit de către preşedintele comisiei, de comun acord cu membrii acesteia. Persoana responsabilă pentru atribuirea contractului este preşedintele comisiei. Se are în vedere calendarul estimativ de aplicare a procedurii şi perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor. Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.

• Examinare şi evaluare oferte: Comisia de evaluare îşi desfăşoară activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante.
• Stabilirea ofertei câştigătoare

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Dacă criteriul utilizat a fost „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”, atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.

Dacă criteriul utilizat a fost „preţul cel mai scăzut”, atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.

• Elaborarea raportului privind procedura de atribuire. Acesta cuprinde:
• denumirea şi sediul autorităţii contractante;
• obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru sau a sistemului de achiziţie dinamic;
• dacă este cazul, denumirea/numele candidaţilor participanţi la procedură;
• dacă este cazul, denumirea/numele candidaţilor selectaţi şi neselectaţi, precum şi motivele care au stat la baza selectării/neselectării candidaţilor;
• denumirea/numele ofertanţilor participanţi la procedură;
• denumirea/numele ofertanţilor respinşi şi motivele deciziei;
• dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute;
• denumirea/numele ofertantului/ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii;
• în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o subcontractează împreună cu denumirea/ numele subcontractanţilor;
• dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire.

Raportul procedurii de atribuire se înaintează spre aprobare conducătorului instituţiei.

16. Atribuirea contractului de achiziţie publică

• Notificare rezultat

Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa candidaţii/ofertanţii despre deciziile referitoare la:

• atribuirea contractului de achiziţie publică;
• dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.

Comunicarea se realizează în scris şi nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective. Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi câştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului, sau după caz, a acordului–cadru.

• Perioada de aşteptare

Contractul de achiziţie publică se semnează după o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legătură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta.

• Soluţionare contestaţii

Contestaţia se formulează în scris de către partea care se consideră vătămată.

Contestaţia trebuie să conţină următoarele elemente:

• numele, domiciliul sau reşedinţa contestatorului, ori pentru persoanele juridice, denumirea, sediul lor şi codul unic de înregistrare. În cazul persoanelor juridice se vor indică şi persoanele care le reprezintă şi în ce calitate;
• denumirea şi sediul autorităţii contractante;
• denumirea obiectului contractului de achiziţie publică şi procedura de atribuire aplicată;
• obiectul contestaţiei;
• motivarea în fapt şi în drept a cererii;
• mijloacele de probă pe care se sprijină contestaţia, în măsura în care este posibil;
• semnătura parţii sau a reprezentantului persoanei juridice.

Participanţii la procedura de atribuire trebuie să fie înştiinţaţi de către autoritatea contractantă în termen de 5 zile de la primirea notificării privind contestaţia.

• Semnare contract sau încheiere acord-cadru.

Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică. Clauzele conţinute în ofertă privitoare la:

• propunerea tehnică şi propunerea financiară;
• graficul de îndeplinire a contractului;
• graficul de plăţi;
• garanţia bancară de bună execuţie (dacă este cazul).

Aceste cauze devin parte integrantă a contractului în măsura în care nu afectează clauzele obligatorii.

• Transmitere spre publicare a anunţului de atribuire

Anunţul de atribuire se publică în cel mult  48 de zile după ce s-a finalizat procedura de achiziţii. Anunţul de atribuire se publică în SEAP, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitatie.ro şi în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice în cel mult o zi de la publicarea în SEAP.

17. Definitivarea dosarului de achiziţie publică

Dosarul achiziţiei publice cuprinde toate activităţile desfăşurate în cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. Dosarul de achiziţie publică:

• se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractantă prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice;
• se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publică atribuit;
• se păstrează atât timp cât contractul de achiziţie publică produce efecte juridice, cel puţin 5 ani de la data finalizării acestuia.

Dosarul achiziţiei publice trebuie să cuprindă:

• nota privind determinarea valorii estimate;
• anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul; anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, şi/sau, după caz, invitaţia de participare;
• documentaţia de atribuire;
• nota justificativă privind alegerea criteriilor de selecţie;
• nota justificativă privind alegerea criteriului de atribuire;
• nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă;
• nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;
• raportul procedurii de atribuire;
• contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate;
• anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare.