Oferta este un document comercial prin care se propune încheierea unei tranzacţii.

    „În sens juridic, prin ofertă sau policitaţiune, se înţelege manifestarea unilaterală de voinţă prin care o persoană numită ofertant propune unei alte persoane încheierea unui contract”. (Nela Popescu pag. 17)

      Intenţia întreprinderii ofertante se bazează pe necesităţile şi posibilităţile acesteia de a vinde mărfuri sau servicii altor beneficiari.

     Oferta este însoţită de o documentaţie tehnică şi comercială minimă. 

     Ea trebuie să îndeplinească o serie de condiţii :

  1. a) să fie fermă, adică să exprime intenţia de a se obliga sub aspect juridic;
  2. b) să fie precisă, clară, să nu dea loc la interpretări echivoce asupra contractului ;
  3. c) să fie completă, adică să conţină toate elementele contractului propus.

    În genere o ofertă de mărfuri trebuie să conţină cel puţin următoarele elemente :

  1. a) caracteristicile mărfii ( caracteristici tehnice, de calitate, )
  2. b) cantitatea ofertată
  3. c) indicaţii de preţ (preţ unitar, total, moneda de plată)
  4. d) condiţii de livrare
  5. e) condiţii de plată (data şi locul plăţii, modalităţile de plată)
  6. f) data de livrare a mărfii
  7. g) modul de transport (livrări totale, parţiale)

    Începerea negocierii necesită acceptarea ofertei de către partener. Aceasta trebuie să corespundă întru totul ofertei şi să se producă într-un moment în care oferta mai este încă  valabilă.

    Declanşarea unei negocieri poate avea loc şi pe baza unei cereri de ofertă. Aceasta reprezintă propunerea de cumpărare a unui produs sau serviciu.

    Ca şi oferta, cererea de ofertă trebuie să fie însoţită de un minim de documentaţie tehnică şi comercială. De fapt, cererea de ofertă reprezintă oferta de a cumpăra ceva. Ea are acelaşi regim ca oferta. Ambele au funcţia de a iniţia tratative comerciale. Ele pot fi folosite şi ca instrument de informare.

    Finalizarea ofertei, sau a contra-ofertei are loc odată cu încheierea negocierilor în faza tranzacţiei, prin contractul economic.

    Un loc important în prenegociere revine stabilirii documentelor în baza cărora are loc negocierea. Din acestea fac parte :

  1. Ordinea de zi şi locul unde urmează să se desfăşoare negocierea.

    Prima problemă care se negociază între părţi este ordinea de zi . Prin ea se stabilesc problemele ce urmează a fi aduse în discuţie, regulile după care au loc tratativele precum şi timpul de desfăşurare al acestora.

    Structurarea timpului pe probleme are o infleuenţă foarte mare asupra negocierilor. Presiunea timpului poate fi diferită pe parcursul negocierii. Dacă una sau alta dintre părţi intră în criză de timp, apare necesitatea să se facă concesii mai mari.

II Planul de negociere. El trebuie să conţină următoarele elemente : definirea scopului negocierii aşa cum rezultă din studiile şi prospectările anterioare,  obiectivele minime şi maxime ale negocierii, variante de lucru, argumente şi contra-argumente; responsabilităţile echipei de negociatori detaliate pe fiecare membru al acesteia

III Dosarele de negociere. Complexitatea şi importanţa negocierii necesită selecţionarea, prelucrarea şi sistematizarea informaţiilor  deţinute.

      Aceasta se face cu ajutorul dosarelor negocierii pe domenii de competenţă. Acestea sunt :

  1. a) dosarul tehnic, care conţine documentaţii tehnice detaliate privind caracteristicile tehnologice, parametrii tehnici şi de calitate ai obiectului tranzacţiei
  2. b) dosarul comercial al negocierii care cuprinde informaţii cu privire la situaţia politică, economică, financiară şi valutară în care se derulează negocierea, informaţii şi documente referitoare la piaţă, situaţia eventualilor concurenţi;
  3. c) dosarul privind bonitatea oponentului . Negocierea trebuie să aibă loc între parteneri solvabili. Din acest dosar trebuie să rezulte : situaţia patrimonială, gradul de solvabilitate, situaţia creditelor neachitate, datorii către fisc, etc.
  4. d) dosarul cu surse de finanţare. Dacă partenerul nu îşi asigură mijloacele de plată prin eforturi proprii, atunci trebuiesc cunoscute sursele atrase din care se va face plata.
  5. e) bugetul negocierii . Acesta este compus din costul delegaţiei de negociatori cumulat cu cheltuielile de informare de pe piaţă, precum şi costul încheierii şi executării contractului.