1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Planificarea unui eveniment

Primele întrebări pe care şi le pune organizatorul unui eveniment sunt:

  • Cine este firma beneficiară?
  • Cine sunt participanţii la eveniment?
  • De ce se reunesc?

Pe baza răspunsurilor se stabilesc nevoile şi dorinţele beneficiarilor şi, corespunzător, se fixează obiectivele care vor sta la baza stabilirii programului evenimentului. Toate aceste elemente sunt bineânţeles coroborate cu bugetul Aflat la dispoziţia organizatorului.

  1. Stabilirea obiectivelor
  2. Importanţa educaţiei
  3. Analiza nevoilor
  4. Identificarea nevoilor SMART
  5. Alegerea locaţiei
  6. Solicitarea propunerilor
  7. Constrângeri bugetare
  8. Controlul costurilor
  9. Controlul MEEC

 

  1. Stabilirea obiectivelor

Două întrebări sunt esenţoale:

  • Din cine este compus grupul?
  • De ce se întâlnesc?

În mod firesc apare şi o a treia întrebare:

  • Care este obiectivul acestui eveniment?

Stabilirea obiectivelor reprezintă primul pas în procesul de planificare al unui eveniment. Principalele caracteristici ale obiectivelor sunt: claritatea, concizia şi posibilitatea de măsurare.

Stabilirea obiectivelor va determina selecţia locaţiei, a serviciilor F&B, a aspectelor legate de transport şi, mai ales, conţinutul programului.

Cei mai mulţi oameni participă la evenimente din trei motive:

  • educare
  • intercomunicaţie
  • conducerea unei afaceri.

Dacă organizatorul nu stabileşte programul în funcţie de aceste obiective, evenimentul s-ar putea transforma într-un eşec.

Cele mai bune obiective sunt cele care se focalizează pe participanţi. De ce participă la întrunire? Care va fi câştigul financiar pe care îl vor resimţi? De ce participă la anumite evenimente şi la altele nu?

  1. Importanţa educaţiei

Una dintre componentele cheie ale MEEC constă în asigurarea unui mediu propice educaţiei. Se consideră că au trecut de mult timpurile când evenimentele erau considerate simple modalităţi de a ne distra. În prezent, lipsa unor beneficii de ordin educativ stă la baza stabilirii insuccesului unei manifestări. Sunt numeroase situaţii în care participanţii îşi achită costurile aferente prezenţei la eveniment, iar alcătuirea programului acestuia devine o chestiune de importanţă maximă.

Aşteptările participanţilor sunt, de la un an la altul, mai ridicate, ceea ce impune perfecţionarea continuă în alcătuirea programului în condiţiile păstrării la un nivel acceptabil al costului de participare.

Videoconferinţele şi celelalte inovaţii tehnologice ne determină să ne punem întrebarea de ce mai organizăm evenimente, în varianta fizică, care necesită cheltuieli ridicate şi care asigură aceleaşi obiective?

Într-o măsură tot mai mare, cei care îşi desfăşoară activitatea într-un domeniu, oricare ar fi acesta, încearcă să se diferenţieze prin obţinerea unor „certificate” sau licenţe” care să ateste competenţe sporite în domeniul lor. Multe persoane nu îşi pot permite să-şi părăsească locurile de muncă pentru a frecventa cursurile unei şcoli în acest scop. În acest context, se bazează pe asociaţiile profesionale pentru a-i ţine la curent cu ultimele informaţii de profil şi pentru a-şi realiza educaţia continuă. În acest scop sunt organizate convenţii anuale, seminarii regionale sau programe de educare la distanţă, pe Internet. Pentru fiecare workshop la care au participat, indivizii primesc un atestat, iar toate atestatele vor sta la baza certificatului sau licenţei finale.

În SUA se organizează anual 10.000 de evenimente cu scop educativ profesional. Pe lângă manifestările tipice se organizează evenimente pentru informare, organizarea examenelor, recertificări, etc.

  1. Analiza nevoilor

Este o parte a identificării obiectivelor şi se concretizează în stabilirea unei metode de determinare a aşteptărilor în legătură cu un anumit eveniment.

O variantă simplă constă în chestionarea managerului firmei beneficiare asupra propriilor obiective.

În mod normal, prima întrebaere este Cine sunt participanţii?. O firmă care se respectă deţine informaţii istorice legate de doleanţele, nevoilor foştilor partcipanţi, ce le-a plăcut sau displăcut, etc.

Întrebări importante:

  • care este vârsta şi sexul foştilor participanţi?
  • Care este nivelul lor de expertiză profesională – începători, mediu, avansaţi+
  • Care este poziţia lor în ierarhia firmelor – nou angajaţi, management inferior, management superior?
  • Ce facilităţi hoteliere preferă – piscine acoperite, spa-uri, terenuri de tenis, acces Internet wireless?
  • Au necesităţi medicale sau de dietă , restricţii deosebite – vegetarieni, diabetici, sunt musulmani, evrei?
  • Cine achită costurile?
  • Vor veni participanţii însoţiţi, îşi vor aduce copiii?
  • Cât de departe de domiciliu sunt dispuşi să se deplaseze pentru a participa la eveniment?
  • Partcicipanţii străini au nevoie de interpreţi?
  • Persoanele cu dizabilităţi au solicitări speciale la cazare?
  • Care sunt aşteptările educaţionale ale evenimentului?

O parte dintre aceste informaţii sunt obţinute în baza formularelor de îregistrare pe care le completează participanţii, altele din evidenţele asociaţiilor sau ale organizatorului.

  1. Stabilirea obiectivelor SMART

După determinarea nevoilor participanţilor precum şi ale beneficiarului, obiective se pun pe hârtie într-o formă concisă şi clară, astfel încât toţi cei implicaţi în organizarea evenimentului să le priceapă.

O metodă utilizată în acest scop este abordarea SMART. Fiecare literă identifică o caracteristică a unui obiectiv bine ales.

Specific. Un obiectiv acoperă un singur concept

Măsurabil. Trebuie stabilită o modalitate de măsurare sau cuantificare a îndeplinirii obiectivului.

Achievable (poate fi îndeplinit).

Relevant. Obiectivul este inmportant pentru realizarea scopului global l evenimentului.

Timp. Obiectivul trebuie să includă momentul până la care trebuie îndeplinit

Este de dorit ca atunci când se formulează obiectivele fraza să înceapă cu un verb care să exprime o acţiune (dobândire, promovare, înţelegere, concepere) şi, dacă este necesar, să includă şi costurile aferente. De asemenea sunt trecute toate persoanele care poartă responsabilitatea îndeplinirii obiectivului.

Obiectivele servesc drept elemente de orientare pe parcursul organizării şi derulării evenimentului. La finele acestuia, de regulă se comunică managementului beneficiarului care dintre obiective au fost îndeplinite, care au fost depăşite, care nu s-au îndeplinit şi de ce. Se caută motivaţiile neândeplinirii pentru corecturile viitoare necesare.

  1. Alegerea locaţiei
  2. Stabilirea obiectivelor
  3. Importanţa educaţiei
  4. Analiza nevoilor
  5. Identificarea nevoilor SMART
  6. Alegerea locaţiei
  7. Solicitarea propunerilor
  8. Constrângeri bugetare
  9. Controlul costurilor
  10. Controlul MEEC

 

  1. Alegerea locaţiei

Procesul alegerii locaţiei poate începe imediat după stabilirea obiectivelor. Acestea vor ajuta planner-ul să decidă asupra locaţiei fizice, tipul facilităţilor necesare, opţiunile de transport, alte componente ale evenimentului. Procesul selecţiei durează o perioadă variabilă, în funcţie de tipul evenimentului, respectiv zile, săptămâni, luni sau chiar ani. În cazul unor convenţii de anvergură, alegerea oraşului organizator durează între 3-5 ani anterior evenimentului. Pentru evenimente uzuale durata este mai mică, astfel în SUA, în 2003, aprox. 75% dintre întrunirile de management, 64% dintre întrunirile cu scop educativ şi training, 80% dintre evenimentele de vânzări sunt planificate cu 6 luni sau chiar mai puţin în avans.

Alegerea locaţiei reprezintă hotărârea unui grup de persoane, tinându-se cont de preferinţele managerilor firmei beneficiare. De multe ori, acestă decizie se ia în funcţie de posibilităţile de agrement în zonă sau după calitatea facilităţilor oferite de centrul de conferinţe sau hotelul ales.

În SUA există reviste independente sau asociate profesioniştilor din domeniu care oferă numeroase informaţii asupra locaţiilor existente. De multe ori editarea acestora este susţinută financiar de către lanţuri hoteliere, companii de transport, etc. interesate în organizarea de evenimente. În articole specializate sunt oferite informaţii referitoare la atracţiile locale, culturale, alte facilităţi, asupra evenimentelor anterioare organizate sau orice alte elemente care ar putea convinge asupra alegerii drept loc de desfăşurare a unui eveniment.

Alţi factori luaţi în considerare sunt rotaţia locaţiilor şi distanţa faţă de domiciliul majorităţii participanţilor. Costurile reprezintă un alt element al selecţiei. Unele oraşe, renumite în branşă sunt foarte scumpe. În SUA, de exemplu, costul mediu al unei nopţi de cazare la hotel fără taxe este de 198 USD, în New Orleans este 161 USD, în Boston 128 USD, San Francisco 126 şi Washington DC 123 USD. O variantă ar fi alegerea acestor oraşe în extrasezon, preţurile cazării fiin diminuate, ca de ex în preajma sărbătorilor. Cele mai multe hoteluri oferă discounturi pentru perioadele cu cerere mică.

Modalitatea de transport reprezintă un alt factor al selecţiei locaţiei: pe calea aerului, în variantele rutiere, cu trenul, etc. Mulţi oameni sunt reticenţi la deplasarea cu avionul, sau disponibilitatea zborurilor influenţează negativ alegerea acestui mijloc de transport.

Tipul hotelului sau caracteristicile facilităţilor organizatorice sunt, de asemenea, importante. Ne referim la hoteluri din oraşe, din zonele periferice ale acestora, aeroporturi terminale, hoteluri-cazino, etc. Avem în vedere şi centrele de conferinţă care sunt clădiri special construite pentru a găzdui evenimente. Există International Association of Conference Centers (IACC), o asociaţie ai căror membri trebuie să îndeplinească un set de peste 30 de criterii.

Sunt importante facilităţile, numărul spaţiilor puse la dispoziţie, sălile de banchet, spaţii adiacente pentru organizatori, înregistrare. Interesează şi aspecte precum înălţimea încăperilor, capacitatea exprimată în număr locuri, facilităţile de intrare-ieşire, amplasarea coloanelor sau alte componente arhitecturale care obstruează.

 

  1. Solicitarea propunerilor

Următoarea etapă constă în formularea unei propuneri (RFP – request for proposal), care reprezintă o descriere în variantă scrisă a tuturor solicitărilor majore legate de organizarea evenimentului. În cadrul asociaţiilor componente ale industriei MEEC a fost creat un model standardizat care este frecvent utilizat. Informaţiile de bază conţinute sunt:

  • Denumirea evenimentului
  • Data începerii şi data de sfârşit
  • Informaţii ale persoanelor cheie de contact
  • Numărul estimat de participanţi
  • Numărul şi tipul spaţiilor de cazare solicitate
  • Numărul şi tipul spaţiilor de organizare propriu-zisă a evenimentului
  • Solicitările privind Food şi Beverage
  • Data finală transmiterii RFP

După stabilirea formei finale a RFP se diseminează către hoteluri sau centre de conferinţe interesate în organizarea de întruniri. Unele hoteluri, precum Hyatt garantează răspunsul la orice RFP într-un interval de 24 ore de la primirea acesteia. RFP-urile permit hotelurilor să examineze impactul economic al organizării întrunirii, în funcţie de care vor decide dacă vor participa.

După ce planner-ul a revăzut forma finală a RFP şi a organizat vizitarea locaţiilor posibile, încep negocierile dintre planner şi departamentele de vânzări ale locaţiilor vizate.

 

  1. Constrângeri bugetare

Întrebările esenţiale sunt:

  • Cât va costa producerea evenimentului?
  • Cine va plăti?
  • Cât vor plăti participanţii care confirmă participarea?
  • Ce tipuri de evenimente F&B au fost alese şi ce se va servi ?
  • Masa va fi oferită gratuit sau contra-cost?
  • Ce sponsorizări vor fi utilizate?

Dacă evenimentul este organizat pentru prima dată, eforturile planner-ului de a estima cheltuielile sunt mai mari.

Stabilirea bugetului presupune parcurgerea a trei etape:

  1. Stabilirea obiectivelor
  2. Clasificarea cheltuielilor
  3. Identificarea surselor de acoperire
  4. Stabilirea obiectivelor. Obiectivele financiare sunt f. importante şi se recurge la metoda SMART pentru formularea lor. Se porneşte de la aşteptările financiare ale evenimentului. Unele evenimente urmăresc obţinerea unui profit, altele nu. De regulă nu se vizează un cîştig material direct, ci aspecte precum pătrunderea pe o anumită piaţă, creşterea viitoare a vânzărilor şi profitului în urma organizării evenimentului. Sunt însă şi situaţii, în special în cazul asociaţiilor, când se vizează obţinerea de venituri directe în folosul membrilor, fiind adoua sursă de câştiguri după cotizaţii.

Obiectivele financiare se pot încadra într-una din următoarele trei situaţii:

  • Încasările = Cheltuieli (Break-Even)
  • Profit
  • Deficit
  1. Clasificarea cheltuielilor

Manualul CIC ( o federaţie de specialitate) clasifică cheltuielile după funcţiile lor:

  • Costuri indirecte, sunt cele care nu sunt direct legate de eveniment, sunt de regulă de natură administrativă precum salariile personalului implicat, reparaţiile echipamentelor, etc.
  • Costuri fixe sunt cele care nu depind de numărul participanţilor , costurile de închiriere ale sălilor de întruniri, echipamentul audiovideo.
  • Costuri variabile care depind de numărul participanţilor : F&B
  1. Identificarea surselor de acoperire. Principalele surse sunt costurile pentru organizarea de evenimente prevăzute în bugetele operaţionale ale companiilor beneficiare. Acestea determină numeroase limitări planner-ului. Asociaţiile sunt mai inventive din acest punct de vedere întrucât justifică costurile cu satisfacţia participanţilor.

Cele mai importante surse, altele decât cele prezentate anterior şi taxele achitate de participanţi sunt:

  • Fonduri ale organizatorului
  • Fonduri private
  • Taxele percepute expozanţilor
  • Sponsorizări
  • Taxe promoţionale
  • Asistenţa locală, regională sau guvernamentală
  • Promovarea unor firme pe pagina web a evenimentului
  • Parteneri oficiali
  • Contribuţii cash sau in natura (produse sau servicii)

Înainte de orice se determină nivelul la care încasările ce trebuie colectate acoperă costurile estimate.

 

  1. Controlul costurilor

Cuprinde măsurile de menţinere a cheltuielilor sub control. Cel mai important factor este cel de stabilire a persoanelor (cât mai puţine) cu autoritate de decizie asupra modificării cheltuielilor stabilite iniţial.

O altă măsură constă în stabilirea cât mai exactă a numărului de porţii care se vor servi.

 

  1. Controlul MEEC

Crearea şi implementarea unui eveniment reprezintă un efort de echipă. Plannerii sunt interesaţi ca după fiecare eveniment să realizeze o evaluare pe baza feed-back-ului de la participanţi, personalul firmelor prestatoare de servicii, expozanţi, contractanţi sau orice alte firme sau persoane implicate. Sunt evaluate calitatea moderatorilor, efectele resimţite de participanţi în legătură cu seminariile educaţionale, confortul cazării, funcţionarea transportului, calitatea mâncării, inspiraţia alegerii locaţiei, etc.

Aceste informaţii sunt colectate în baza unor chestionare completate după eveniment, dar se folosesc şi modalităţi de colectare prin telefon, fax, web. Acesta din urmî este metoda cea mai rapidă şi constă în conectarea celui intervievat la link-ul cu chestionarul.

La fel cum primul pas al organizării constă în stabilirea unor obiective reale, la fel în cadrul evaluării trebuie stabilit ce anume se evaluează. Astfel:

  • Care sunt informaţiile necesare?
  • Cine le va folosi?
  • Care metodă de diseminare a rezultatelor se va alege?

De subliniat că evaluarea este un proces greoi şi costisitor şi de multe ori informaţiile solicitate nu sunt relevante.

În mod obişnuit sunt colectate atât date cantitative cât şi date calitative.

În cazul informaţiilor cantitative se apelează la scale de apreciere cu valori între 1 şi 10. În situaţia celor calitative, cel chestionat formulează un răspuns liber. Sunt informaţii a căror evaluare necesită timp şi bani

CIC formulează câteva elemete cheie legate de organizarea evaluărilor:

  • să fie simple şi uşor de completat- o singură pagină dacă este posibil
  • o întrebare să se refere la un singur concept
  • evitarea utilizării de jargoane, abrevieri
  • chestionarea începe cu întrebări uşoare, iar cele mai dificile sunt amplasate spre final
  • întrebările personale sau despre firmă formulate pe nivele, de ex Ce vârstă aveţi? 18-25? 26-35? 36-45? Peste 45?sau Ce sumă alocaţi organizării de traininguri într-un an? Mai puţin de 1000USD? Între 1000 şi 5000 USD? Între 5000 şi 10000USD? Peste 10000USD?
  • Numele nu interesează, anonimatul este mai sincer
  • Includerea datelor de contact pe chestionar
  • Numerotarea întrebărilor
  • Forma chestionarului facilă şi inteligibilă
  • Să existe persoane a căror datorie este aceea de a înmâna chestionarele şi de a le strânge

 

 

Loading...