Analiza – diagnostic

Analiza – diagnostic, reprezintă o investigare largă a principalelor aspecte economice, tehnice, sociologice, juridice şi manageriale. Ea se efectuează, în vederea identificării punctelor slabe ale activităţii interne şi externe ale firmei, precum şi a cauzelor care le-a generat, pentru formularea recomandărilor de valorificare a punctelor forte şi de eliminare sau atenuare a punctelor slabe.

Concepută prin analogie cu medicina, analiza-diagnostic îşi propune să evidenţieze punctele forte şi punctele slabe, interne şi externe, pornind de la simptomele semnificative, să identifice cauzele care le-au generat şi să formuleze recomandări pentru eliminarea sau atenuarea punctelor slabe.

Analizele-diagnostic se pot clasifica după mai multe criterii, cele mai reprezentative fiind:

–         sfera de cuprindere;

–         obiectivele urmărite.

După sfera de cuprindere deosebim: diagnostic general; diagnostic parţial şi diagnostic de specialitate.

Diagnosticarea generală se referă la organizaţie, în ansamblu şi vizează structura şi organizarea acesteia ca sistem global şi, pe această bază, stabilirea unui program de măsuri pentru toate activităţile, inclusiv sistemul managerial al acesteia. De regulă, diagnosticarea generală se efectuează când organizaţia este confruntată cu probleme foarte dificile sau când se preconizează modificări majore în activităţile acesteia. Totodată, acest tip de analiza-diagnostic se impune cu ocazia elaborării strategiei şi a planului firmei.

Diagnosticarea parţială se referă la unul din domeniile de bază ale firmei. Activitatea dintr-o organizaţie poate fi segmentată în următoarele domenii semnificative: financiar, comercial, producţie, factor uman, cercetare-dezvoltare şi managerial. Acest tip de analiză-diagnostic se efectuează când sunt evidente deficienţele într-un anumit domeniu de activitate.

Diagnosticul de specialitate este axat pe o problemă majoră, cum ar fi: calitatea produselor, costurile de producţie, rentabilitatea firmei sau a unor grupuri de produse.

După obiectivele urmărite, deosebim: diagnostic de rezultate sau sănătate, diagnostic de potenţial sau de vitalitate, diagnostic de ambianţă sau de evaluare.

Diagnosticul de rezultate sau sănătate vizează analiza principalelor rezultate obţinute de firmă, în trecut. În acest tip de diagnosticare se compară rezultatele obţinute la un moment dat cu obiectivele stabilite şi cu rezultatele obţinute, în trecut. Rezultatele obţinute evidenţiază evoluţia firmei în timp.

Diagnosticul de vitalitate evidenţiază potenţialul organizaţiei de a face faţă unor cerinţe şi situaţii viitoare, precum şi capacitatea de a redresa în cazul unor dificultăţi mari înregistrate în perioada trecută.

Diagnosticul de ambianţă vizează aprecierea funcţionării firmei ca sistem, ce face parte din sistemul economiei naţionale, care este macrosistemul. În acest tip de diagnostic se analizează atât legăturile interne între verigile organizatorice, cât şi legăturile firmei cu mediul ambiant extern, adică legăturile cu furnizorii, cumpărătorii, mass-media, ş.a.

Diagnosticul de evaluare vizează analiza realizării obiectivelor firmei şi furnizarea de informaţii pentru stabilirea obiectivelor pentru o perioadă viitoare. Acest tip de diagnostic, reprezintă o sinteză a primelor trei tipuri de diagnosticare.

Obiectivele analizei diagnostic

Dintre obiectivele analizei-diagnostic, distingem:

–         realizarea unui sistem de conducere managerială care să dea o structură echilibrată unităţii şi să asigure îndeplinirea corespunzătoare a funcţiunilor sale;

–         prevenirea fenomenelor producătoare de dezechilibru structural sau de tulburări funcţionale ca urmare a unor factori interni şi externi  a căror integrare în sistem produc multe perturbări;

–         găsirea căilor şi mijloacelor de remediere a eventualelor dezechilibrări, tulburări şi carenţe puse în evidenţă, în cadrul sistemului de organizare existent;

–         precizarea direcţiilor de dezvoltare, a rezultatelor favorabile din sistem şi a performanţelor ce se pot obţine printr-o folosire eficientă a resurselor disponibile.

Principii de bază şi elementele deontologice ale analizei-diagnostic

–         abordarea, efectuarea şi finalizarea diagnosticului să se facă pe baza unei metodologii specifice care reuneşte metode şi tehnici adecvate;

–         analiza-diagnostic să fie axată pe obiective clare;

–         evitarea rigidităţii în soluţii;

–         interpretarea rezultatelor în contextul realităţilor existente;

–         continuitatea şi periodizarea;

–         formarea unui comportament corespunzător al părţilor în cadrul analizei-diagnostic.

În diagnosticul general al sistemului de organizare şi management se evidenţiază:

–         fixarea obiectivelor şi orientarea generală;

–         definirea atribuţiilor, competenţelor şi responsabilităţilor pe anumite trepte ierarhice;

–         nivelul de delegare efectivă şi cum se exercită atributele conducerii la nivelele ierarhice diferite;

–         instrumentele de prevedere şi control utilizate.

Etapele şi fazele analizei-diagnostic

Etapele studiilor de diagnosticare sunt următoarele:
– pregătirea analizei-diagnostic;

– investigaţia şi analiza;

–         postdiagnosticul.

Pregătirea analizei-diagnostic

Pregătirea analizei-diagnostic este etapa în care se rezolvă probleme organizatorice prin elaborarea studiilor de analiză-diagnostic. În această etapă se întreprind următoarele acţiuni mai importante: se delimitează aria studiului, se constituie colectivul de diagnosticare în funcţie de aria studiului, se stabilesc date de referinţă şi se aleg metode de culegere, prelucrare şi sistematizare a datelor, se aleg întreprinderi din ţară şi străinătate folosite ca bază de comparaţie, se întocmeşte planul de acţiune cu precizarea termenului de începere a studiului, de închidere a diferitelor etape de intermediere şi de finalizare a studiului.

În cadrul acestei etape o problemă importantă se referă la constituirea colectivului de diagnosticare. Studiile de diagnosticare şi îndeosebi cele care vizează activitatea de ansamblu a organizaţiei se elaborează în echipă, datorită caracterului multidisciplinar al acestora. Analiza-diagnostic abordează probleme din domeniile: economic, juridic, tehnic, militar, al sociologiei, al managerului, ş.a.

Colectivul de diagnosticare poate fi constituit numai cu specialişti din afara acesteia, sau pe principiu mixat, participând alături de specialiştii din firmă şi specialişti din afara acesteia.

Rezultatele bune se obţin prin constituirea unor colective mixte, întrucât se îmbină cunoaşterea în detaliu a activităţii de către specialiştii din organizaţie cu obiectivitatea şi experienţa specialiştilor, în elaborarea unor astfel de studii, din afara acesteia. De altfel, în practica mondială se realizează studii de diagnosticare cu participarea consultanţilor în managementul din afara organizaţiilor diagnosticate.

O altă problemă metodologică importantă, în cadrul acestei etape, o constituie alegerea datelor de referinţă pentru stabilirea punctelor slabe şi a punctelor forte ale activităţii în diferite domenii. Atunci, când medicul pune un anumit diagnostic, are în vedere o stare normală a organismului dată de o anumită temperatură, tensiune, capacitate de efort, reacţii psihomotorii, etc.

Elementele de referinţă necesare elaborării unui studiu de diagnoză generală, sunt următoarele:

1. a) situaţia economică generală a organizaţiei reflectată în nivelul unor indicatori şi indici de mare sinteză – profitul, cifra de afaceri, disponibilităţile băneşti, randamentul activelor totale, rata rentabilităţii calculată în funcţie de cifra de afaceri, ş.a.
2. b) situaţia înregistrată în domeniile de bază ale firmei – financiar, comercial, al producţiei, al factorului uman, al cercetării-dezvoltării şi manageriale – reflectată în nivelul unor indicatori specifici fiecărui domeniu, cum sunt: stocuri normate şi supranormative de materii prime şi produse finite, număr de produse şi tehnologii noi şi îmbunătăţite, coeficientul mediu al ritmicităţii producţiei, coeficientul mediu de calificare, valoarea rebuturilor, normele de consum de materiale şi de timp pe produse, număr de propuneri privind invenţiile şi inovaţiile, casting-ul mediu lunar al angajaţilor, etc. Totodată, se investighează nivelul de dezvoltare organizatorice, a sistemului informaţional a deciziilor adoptate, prin folosirea unor sisteme, tehnici şi instrumente ştiinţifice de management;
3. c) realizările firmei în comparaţie cu rezultatele obţinute de competitorii din ţară şi străinătate. Aceasta permite depistarea decalajelor faţă de alte firme şi a cauzelor care o generează. De asemenea, se are în vedere situaţia mediului ambiant extern al firmei în domeniile economic, tehnic şi tehnologic, managerial, demografic, social, politic, ecologic şi a capacităţii de adaptare a firmei la cerinţele acestui mediu. Datele privind mediul ambiant extern al firmei servesc la identificarea oportunităţilor şi pericolelor care favorizează sau ameninţă dezvoltarea firmei;
4. d) tendinţele previzionate în domeniile de bază ale firmei. Analiza-diagnostic, în primul rând, este concepută ca un ansamblu de acţiuni prin care se urmăreşte descoperirea punctelor slabe şi punctelor forte ale organizaţiei, pe baza rezultatelor obţinute în perioada precedentă. Dar acest demers este insuficient, având în vedere mediul deosebit de dinamic în care îşi desfăşoară activitatea. Desigur că, viitorul, în special, pe perioade scurte, se edifică pe prezent şi trecut, iar eliminarea punctelor slabe şi valorificarea punctelor forte privite prin prisma trecutului, poate să asigure succesul firmei. Dar, într-o perspectivă mai îndepărtată, anumite puncte forte ale organizaţiei pot deveni puncte slabe. În consecinţă, se impune urmărirea conexiunilor dintre diagnoză şi prognoză. Diagnoza reprezintă o bază pentru prognoză, dar, totodată, este necesar ca pe baza rezultatelor prognozei să se reconsidere diagnoza elaborată iniţial. Această abordare poate să asigure succesul firmei, atât într-un viitor apropiat, cât şi într-o perspectivă mai îndepărtată.

Investigaţia şi analiza

În cadrul acestei etape a analizei-diagnostic se culeg şi se sistematizează datele referitoare la domeniile investigate, se analizează şi se interpretează datele, se identifică simptomele, punctele forte şi punctele slabe pe domenii, de stabileşte puterea internă a firmei, se identifică oportunităţile şi pericolele acesteia şi se elaborează recomandările de valorificare a atuurilor şi oportunităţilor şi de eliminare a punctelor slabe şi a pericolelor.

Această etapă conţine următoarele faze:

1. a)    culegerea, selectarea şi sistematizarea datelor;
2. b)    evidenţierea simptomelor semnificative;
3. c)    identificarea pe domenii de activitate a punctelor forte şi slabe interne şi a cauzelor care le generează;
4. d)    stabilirea puterii interne globale a firmei;
5. e)    identificarea punctelor forte şi slabe externe şi a cauzelor acestora;
6. f)     elaborarea recomandărilor.

Postdiagnosticul

În această etapă se întrepătrund următoarele acţiuni mai importante:

–         difuzarea studiului elaborat către organele conducerii participative, către conducerea de vârf;

–         discutarea şi definitivarea studiului;

–         stabilirea priorităţilor în aplicarea diferitelor măsuri preconizate;

–         întocmirea programului de aplicare a măsurilor preconizate, cu precizarea termenelor şi a responsabilităţilor;

–         aprobarea studiului definitivat şi a programului de implementare a acestuia de organul investit cu competenţă decizională.

Metode şi tehnici utilizate în analiza-diagnostic

Analiza-diagnostic utilizează anumite metode şi tehnici pentru efectuarea investigaţiilor. Dintre acestea menţionăm:

1. a) Interviul– constituie tehnica cea mai des întrebuinţată în analiza-diagnostic, reprezentând sursa principală de investigare, respectiv de culegere a datelor de constatare a faptelor reale, de percepere a climatului existent în unitate.

Interviul trebuie să fie precedat de o serioasă examinare a documentelor de observare şi informare prealabilă asupra unităţii analizate.

Un interviu eficient este acela care pornind de la o viziune proprie se poate descoperi şi reţine cu suficientă precizie punctul de vedere al interlocutorului.

Interviul constituie un punct de vedere particular de comunicare şi urmăreşte obţinerea unor date utile rezultate dintr-o atitudine deschisă şi sinceră a interlocutorilor.

1. b) Chestionarul– este o metodă eficientă utilizată adeseori pentru culegerea datelor care necesită o mai mare precizie şi o consultarea mai multor surse, în vederea formulării răspunsurilor. Chestionarul trebuie să conţină mai multe întrebări care să corespundă scopului şi obiectivelor propuse. Pregătirea, lansarea şi utilizarea chestionarului necesită parcurgerea următoarelor etape:

–         elaborarea unui chestionar, experimental;

–         verificarea chestionarului prin interviuri directe;

–         stabilirea şi completarea chestionarului;

–         strângerea răspunsurilor şi prelucrarea lor;

–         valorificarea rezultatelor.

Reguli ce trebuie respectate în elaborarea şi utilizarea chestionarului:

–         numărul întrebărilor să nu fie prea mare (15-20);

–         întrebările să fie clare şi uşor de înţeles pentru persoana chestionată;

–         să nu influenţeze răspunsul sau să conducă la răspunsuri de tip “da” sau “nu”;

–         întrebările trebuie să se refere la fapte şi nu la persoane, deşi sunt admise întrebări cu privire la stilul de muncă, relaţiile de serviciu, climatul de muncă;

–         să permită o prelucrare unitară şi rapidă a datelor.

Conţinutul cadru al raportului diagnostic

Mărimea raportului este, în funcţie de scopul şi obiectivul noţiunii având de obicei următoarea structură:

1. a)   Generalităţi(10%):

–         prezentarea unităţii şi a obiectivelor sale;

–         evoluţia principalilor indicatori operativi;

–         caracteristici tipologice ale unităţii în funcţie de care se apreciază complexitatea problemei;

–         organizarea şi funcţionarea de ansamblu, potrivit reglementărilor actuale în vigoare;

1. b)   Prezentarea sistemului actual de organizare(25%):

–         prezentarea metodelor de organizare şi conducere utilizată;

–         evaluarea rezultatelor obţinute;

–         organigrama existentă.

1. c)   Analiza critică a sistemului existent(25%):

–         puncte tari şi slabe ale domeniului investigat;

–         situaţii necorespunzătoare;

–         cauzele unor factori perturbatori;

–         acţiunile care se opun măsurilor raţionale posibile;

–         efectele constatărilor făcute.

1. d)   Elaborarea recomandărilor(30%)
2. e)   Programul acţiunilor viitoare(10%)

Dintre cerinţele întocmirii unui raport de analiză-diagnostic menţionăm:

–         prezentarea obiectivă a faptelor, problemelor şi a persoanelor;

–         stilul să fie corect, simplu, clar şi precis;

–         fraza să fie clară cu o singură semnificaţie, coerentă cu o prezentare cronologică a faptelor;

–         bine organizat, logic, bine proporţionat;

–         să fie însoţit de documente, tabele care să înlesnească înţelegerea deplină şi rapidă;

–         aspect plăcut;

–         numărul de exemplare necesar;

–         grija pentru forma de prezentare.