Analiza mediului intern al organizaţiei

Pentru  orice  organizaţie,  cunoaşterea  şi  analiza  mediului  ambiant,  a  fizionomiei  şi mecanismului său de funcţionare reprezintă punctul de unde începe identificarea oportunităţilor, dar şi a pericolelor, a ameninţărilor ce se prefigurează la adresa sa. De aceea, cunoaşterea conţinutului şi a cerinţelor mediului, precum şi a modificărilor cantitative şi calitative care apar în sfera lui, chiar anticiparea  evoluţiei  viitoare  a  mediului,  în  vederea  adaptării  la  noua  lui  structură,  este indispensabilă.

Mediul de afaceri reflectă ansamblul factorilor ce exercită direct sau indirect influenţe asupra organizaţiei şi se află în afara sistemului ei de control, dar care determină performanţele ei.

El are două componente: micromediul şi macromediul.

Micromediul este  reprezentat  de  participanţii  la  mediul  cel  mai  apropiat  al organizaţiei, care afectează posibilităţile ei de a-şi deservi clienţii.

Micromediul este constituit din forţele ce intră de obicei în relaţii directe cu organizaţia,având influenţe puternice şi reciproce, şi se prezintă ca un ansamblu de condiţii, activităţii şi relaţii specifice.

Componentele micromediului sunt:

1. Furnizorii sunt cei care asigură resursele necesare desfăşurării normale a activităţii, dar şi concurenţilor. Sunt reprezentaţi prin diverse firme de afaceri sau persoane particulare, care pe baza relaţiilor de vânzare-cumpărare pun la dispoziţie materiile prime şi materialele, combustibilul, energia, apa, echipamentul tehnic sau execută o altă gamă de servicii, deosebită însemnătate având serviciile bancare. Un loc aparte îl au relaţiile cu furnizorii de personal reprezentaţi prin unităţi de învăţământ, agenţiile de ocupare a forţei de muncă, persoanele aflate în căutarea unor locuri de muncă, precum şi firmele particulare care au ca obiect de activitate plasarea forţei de muncă disponibile.
2. Intermediarii sunt reprezentaţi de firmele care ajută la promovarea, vânzarea şi distribuirea mărfurilor către consumatorul final, sub forma: comercianţilor (angrosişti), firmelor de distribuţie fizică (de comerţ, transport etc.), agenţiilor de service, de marketing (cum sunt agenţiile de publicitate), intermediarilor financiari, băncilor, societăţilor de asigurări etc.
3. Clienţii constituie componenta cea mai importantă, deoarece ei alcătuiesc piaţa de desfacere a oricărei organizaţii şi sunt reprezentaţi de: consumatori, utilizatori, angrosişti, agenţii guvernamentale şi internaţionale etc. Este foarte important să se analizeze situaţia lor în vederea cunoaşterii cât mai bine a comportamentului lor pentru a veni în întâmpinarea dorinţelor lor.
4. Concurenţii sunt organizaţiile cu care intră în competiţie, ei fiind indispensabili pentru obţinerea unor condiţii avantajoase de producere şi desfacere a bunurilor şi serviciilor, cu ţelul atingerii unor performanţe deosebite. Întrucât concurenţa este o luptă dură, în care învinge întotdeauna cel mai bun, şi care, deşi primează interesele economice, se desfăşoară nu numai cu mijloace economice, ci şi extraeconomice, pentru fiecare organizaţie este absolut necesar să descopere: structura şi amploarea concurenţei, motivele reuşitei concurenţilor importanţi, precum şi şansele de a-i învinge.

Există două tipuri de concurenţi faţă de care organizaţiile trebuie să adopte atitudini diferite: direcţi şi indirecţi. Astfel,concurenţii direcţi, cei care satisfac aceleaşi nevoi ale clienţilor şi sunt percepuţi de clienţi ca alternative, sunt în general mai uşor de identificat, dar lupta cu ei este costisitoare şi de aceea pe termen lung supravieţuiesc doar cei puternici. Concurenţi indirecţi, cei ce oferă produse diferite care se adresează aceloraşi cumpărători, sunt mai puţin ameninţători, de obicei sunt nou-veniţi, dar oricum nu trebuie ignoraţi, deşi sunt mai greu de depistat. Concurenţii sunt de obicei firme sau persoane particulare care îşi dispută aceiaşi clienţi (beneficiari) sau furnizori de bunuri şi servicii. Ei pot deţine un anume loc şi importanţă pe piaţă, ceea ce le conferă postura de: lideri, inovatori, conservatori sau timizi, concretizată într-un comportament specific mai ales în ceea ce priveşte modalităţile de intervenţie pe piaţa şi tipul de relaţii practicate.

1. Organismele publice reprezintă orice grupare ce are un interes actual sau potenţial cu impact asupra capacităţii organizaţionale de atingere a obiectivelor organizaţiei. Sunt identificate mai multe tipuri de astfel de organisme, care influenţează direct:

1.Organisme financiare- influenţează capacitatea  organizaţiei de a obţine fonduri băneşti pentru desfăşurarea activităţii şi sunt reprezentate de: societăţii de investiţii, companii de asigurări,acţionari etc.

2.Instituţiile mass-media sau mediile de informare în masă – includ organizaţiile care vehiculează ştiri, opinii prin ziare, reviste, radio, televiziune etc.

3.Asociaţii ale cetăţenilor – reprezentate de organizaţii ale consumatorilor, grupurile ecologiste, grupuri ale minorităţilor etc.

4.Instituţii guvernamentale- faţă de care organizaţia are obligaţii legale, cum sunt:organele vamale, de justiţie etc.

5.Organisme  publice  locale  – reprezentate  prin  organizaţii  comunitare,  reşedinţelevecinilor etc.

6.Atitudinea publică generală sau marele public, deşi acesta nu acţionează într-un mod organizat, imaginea publică a organizaţiei are influenţă mai ales direct şi imediat în cadrul local, iar când imaginea are de suferit, efectele negative asupra activităţii  nu întârzie să se arate.

Mediul intern al organizaţiei mai presupune și următoarele componente: obiective, structura, sarcini, tehnologia, personalul.

Obiectivele (scopurile) – rezultatele finale sau starea dorită a sistemei la care tinde organizaţia. Obiectivele sunt stabilite în procesul planificării de conducerea organizaţiei şi sunt aduse la cunoştinţa membrilor săi. Varietatea obiectivelor depinde de sfera de activitate: business – cheltuieli minime, beneficii maxime; organizaţii necomerciale – cheltuieli minime şi responsabilitate socială. Organizaţiile mari au mai multe obiective – sunt complexe – în domenii: ponderea de piaţă, elaborarea producţiei noi, calitatea serviciilor, selectarea personalului etc.

Dar, obiectivele subdiviziunilor de acelaşi profil din diferite organizaţii sunt mai apropiate decât obiectivele subdiviziunilor aceleaşi organizaţii.

Apare necesitatea în activitate de coordonare – obiectivele subdiviziunilor trebuie să fie tangente obiectivelor organizaţiei şi să nu între în contradicţie cu obiectivele altor subdiviziuni.

Structura organizaţiei – interacţiunea logică a nivelurilor de gestiune şi subdiviziunilor structurale, constituite astfel încât permit cel mai efectiv a realiza obiectivele organizaţiei.

La baza formării structurii organizaţiei se află:

1. diviziunea specializată a muncii,
2. raportul sfera de control – numărul nivelurilor ierarhice.

Sarcina – activitatea (o serie sau o parte din ea) prescrisă spre execuţie prin metoda stabilită şi în termenii stabiliţi  titularului postului (funcţiei). Din punct de vedere tehnic sarcinile se înaintează nu persoanei, ci postului. Sarcinile se diferenţiază ca activitate cu: obiecte, informaţie, oameni.

Tehnologia – metoda de transformare a materiei prime (materia fizică sau informaţia) în produse şi servicii finite.

Tehnologia este influenţată de:

1. standardizare – aplicarea componentelor reciproc substituibile atât în producere cât şi în servicii (cunoaştem standardizarea elementelor şi a proceselor);
2. mecanizare – substituirea oamenilor prin maşini şi mecanisme (ultimul pas – linii de asamblare de tip conveier în mişcare).

Clasificarea tehnologiilor după Vudvord (pentru întreprinderile industriale):

1. individuală, unică şi în serii mici – orientarea la un cumpărător concret, executarea după specificarea acestuia,
2. producerea în serii mari sau în masă – articole identice sau asemănătoarea (mijloace de larg consum),
3. producere neîntreruptă – utilaj automatizat pentru fabricarea unui produs identic după caracteristici în proporţii mari (uzine metalurgice, staţii electrice).

Clasificarea tehnologiilor după Tompson (toate organizaţiile):

1. tehnologii cu verigi multiple – executarea treptată a sarcinilor reciproc dependente (linii de asamblare),
2. tehnologii de mediere – se caracterizează prin organizarea relaţiilor reciproce dintre grupe de oameni (bănci, companii telefonice),
3. tehnologii intensive – aplicarea unor metode, cunoştinţe speciale pentru modificarea produsului la întrare (îmbogăţirea minereului la combinatul metalurgic).

Personalul. Obiectivele organizaţiei se realizează prin activitatea membrilor ei – factorul central în orice model de gestiune. Succesul activităţii individului este influenţat de comportamentul individual determinat de următoarele caracteristici:

1. capacităţile – calităţile individuale ale personalităţii (intelectuale şi fizice) – parţial provin din ereditate, în mare parte – din experienţă. Capacităţile determină predispunerea (potenţialul) omului în executarea unei lucrări concrete.
2. necesităţile – starea internă de insuficienţe psihologice sau fiziologice – importante pentru motivare.
3. aşteptările – în baza experienţei şi evaluării situaţiei în cauză persoanlul formează aşteptările referitor la rezultatele comportamentului său. Evident, dacă oamenii nu cred că comportamentul impus de organizaţie le va satisface necesităţile personale – nu va lucra eficient.
4. perceperea – fiecare individual determină necesităţile şi aşteptările într-o situaţie concretă prin intermediul conştientizării realităţii.
5. valorile – convingeri generale în privinţa ce este bine şi ce este rău sau indiferent în viaţă. Valorile, ca şi alte caracteristici individuale se capătă parţial prin studii.

În organizaţie se transpun valorile existente în societate. În cadrul fiecărei organizaţii se crează un sistem de valori propriu – fundamentul culturii organizaţionale, moralei şi obiceiurilor ei. În afară de calităţile individuale sau personale succesul activităţii individului este influenţat de mediul şi chiar situaţia în care se află. Spre exemplu, cinstea şi capacitatea de a inspira încredere depind de situaţie. Conducătorul trebuie să orienteze comportamentul personalului astfel ca să atingă obiectivele organizaţiei, folosind oameni cu calităţi necesare realizării sarcinilor concrete şi a forma mediul de lucru care va menţine aceste calităţi.