Aşa cum am menţionat în debutul acestui capitol, organizarea, ca funcţie a managementului unei organizaţii, prin proiectarea postului precede şi asigură baza de plecare pentru activităţile specifice MRU.
Prin proiectare este structurată munca ce permite atingerea obiectivelor din planurile organizaţiei. Sarcini de muncă, pentru un individ sau grup de indivizi, sunt repartizate unui post.
Definirea sarcinilor de muncă specifice, respectiv: ce, cum şi în ce combinatie vor fi realizate la un loc de muncă, impune o analiză atentă, calificată, prin utilizarea unor tehnici şi a unui instrumentar specializat. De aceste lucruri se ocupă analiza postului.
7.1.1 Analiza postului (AP)
Obiectivul esenţial al AP este să determine sarcinile posturilor de muncă dintr-o organizaţie, precum şi oamenii necesari în termenii dexterităţilor (îndemânărilor), cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei, pentru a realiza cu succes sarcinile. AP oferă date pentru elaborarea
Descrierii postului şi Specificatiilor postului (Fisa postului). De asemenea, este baza pentru: definirea postului, reproiectarea postului, recrutare, selecţie, orientare, pregătire, consiliere carieră, evaluare a performanţelor şi compensare (salarizare).
Pentru a servi tuturor acestor necesităţi în managementul resurselor umane, AP colectează informaţii despre:
- activitatile postului – listă de activităţi, uneori cu indicarea de ce, cum şi când un lucrător efectuează fiecare activitate;
- comportament uman – percepere, comunicare, luarea deciziilor, consum de energie, deplasări pe distanţe lungi etc.;
- masini, dispozitive, echipamente si ajutoare pentru munca -ce produse face, ce materiale prelucrează, cunoştinţe implicate (fizică, juridice) şi servicii aferente (consultanţă, mentenanţă);
- standarde de performanta – cantitate, calitate sau timp necesar pentru fiecare activitate de bază a postului; în raport cu aceste standarde angajatul va fi evaluat (apreciat);
- contextul muncii (postului) – condiţiile fizice de mediu, programul de lucru, contextul organizaţional şi social (oamenii cu care intră în contact); stimulente materiale şi nemateriale;
- cerinte fata de persoana ce ocupa postul – cunoştinţe necesare şi abilităţi (studii, instruire, experienţă în muncă); caracteristici personale (aptitudini, trăsături fizice, personalitate, interese) cerute.
Cine culege aceste informaţii şi cum? Specialistul (în MRU, Analist de post, Consultant), lucrătorul însuşi sau supraveghetorul lucrătorului al cărui post este obiectul analizei.
Pentru a colecta informaţiile necesare, AP poate folosi una sau o combinaţie a unor metode narative şi cantitative precum: interviul, observarea directă, autoînregistrarea (autofotografierea), chestionarul de analiză, procedura departamentului muncii (SUA).
Interviul este una dintre modalităţile cel mai frecvent utilizata în obţinerea de date relevante şi valide despre natura unui post de muncă. Ceea ce susţine folosirea interviului este, pe de o parte, chestionarea şi dialogul direct cu ocupantul postului sau cu supraveghetorul acestuia, cei mai avizaţi cunoscători ai activităţii, iar pe de altă parte, posibilitatea structurării dialogului într-un set de întrebări adecvate obiectivelor AP.
Interviul poate fi individual sau cu grupul (ocupanţi sau supraveghetori ai aceluiaşi post). O problemă majoră poate aparea atunci când intervievaţii văd AP ca o evaluare a eficienţei ce va afecta salariul lor.
În acest caz, apare tendinţa de a exagera unele responsabilităţi şi de a minimaliza altele.
Date pentru AP se pot obţine şi prin completarea de către ocupantul postului a unui chestionar. Este important ce structura are chestionarul şi ce întrebări cuprinde. La o extremă sunt chestionarele cu o foarte structurată listă de control (detalii de operare, timp consumat etc.). La cealaltă extremă, chestionarul poate fi deschis şi să ceară simplu salariatului să „descrie sarcinile majore ale postului său”. Desigur, un chestionar intermediar între cele două este mai bun.
Observarea directa, fotografierea, cu sau făra cronometrare, este utilă în cazul unor activităţi fizice observabile, cum ar fi cele de montaj sau contabilitate, de exemplu. Nu este potrivită dacă postul implică activităţi mentale nemăsurabile, precum cele ale unui avocat sau inginer proiectant. De asemenea, este irelevantă în cazul în care activităţile postului sunt importante, dar ocazionale, de pildă, soră la urgenţă. Observarea directă se foloseşte deseori în conjuncţie cu interviul.
Autoînregistrarea sau autofotografierea este o altă metodă de colectare a informaţiilor necesare AP. Persoana care ocupă postul înregistrează zilnic fiecare activitate pe care o realizează şi, totodată, timpul consumat. Se obţine, astfel, un tablou cuprinzător al postului, mai cu seamă dacă lista înregistrărilor este suplimentată cu interviuri subsecvente.
Cu toate că interviurile, chestionarele, observaţiile şi autoînregistrările sunt folosite de cei mai mulţi angajatori şi servesc destul de bine elaborării Descrierii şi Specificatiilor postului, apar multe cazuri în care aceste abordări narative nu satisfac întru totul necesităţile MRU.
Dacă, de exemplu, dorim să asociem o valoare cantitativă fiecărui post, astfel încât posturile să poată fi comparate pentru scopuri de salarizare, atunci o AP cantitativă poate fi mai bună.
Cele mai populare metode cantitative sunt: Chestionarul de Analiză a Postului, Procedura Departamentului Muncii (SUA) şi Analiza Funcţională a Postului.
Chestionarul de Analiza a Postului (rezultat al cercetărilor Purdue University – SUA) este analitic – conţine 194 de articole (întrebari), fiecare articol fiind un element de bază, care poate juca sau nu un rol important în cazul unui post. Analistul decide dacă articolul joacă un rol în postul respectiv şi, dacă da, până la ce nivel.
Articolului i se asociază o valoare (intensitate), potrivit scării: Nc – nu este cazul; 1 – foarte rar; 2 – ocazional; 3 – moderat; 4 – considerabil; 5 – substanţial.
Avantajul metodei constă în aceea că oferă un punctaj cantitativ sau un profil al oricărui post în termenii legăturii postului cu o serie de dimensiuni, şi anume: responsabilităţi în luarea deciziilor; comunicare; responsabilităţi sociale; îndemanare, abilităţi; activităţi fizice; operare cu echipamente; procesare informaţii.
Forţa Chestionarului de analiza a postului constă în aceea că permite clasificarea posturilor pe baza punctajului adunat. Neajunsul esenţial constă în faptul că nu poate fi administrat cu bune rezultate decât de analişti calificaţi.
Procedura Departamentului Muncii (SUA) clasifică fiecare post în raport cu ceea ce face un salariat referitor la: date, oameni, lucruri. Ideea centrală, care stă la baza acestei metode, este aceea că, indiferent de conţinutul concret al activităţii cuiva într-un post de muncă, această activitate este un proces de realizare a unei funcţii, generic definită şi de o anumită complexitate.
Activităţile de bază ale postului sunt observate şi analizate pentru a le încadra într-una din funcţiile specificate la fiecare din cele trei categorii, funcţii prezentate în tabelul 7.1
Dacă funcţiilor li se poate ataşa o anumită valoare a compensaţiei, pe oră, să zicem (funcţiilor cele mai simple – compensaţia cea mai mică), atunci, concomitent cu clasificarea tuturor posturilor, putem avea şi salariul de bază pentru fiecare post din organizaţie, care este un reper important în asigurarea echităţii interne în retribuirea personalului.
Analiza functionala a postului se bazează pe Procedura Departamentului Muncii, la care se adaugă informaţii suplimentare cu privire la sarcini, obiective şi cerinţe de pregătire pentru ocupantul postului.
7.1.2 Descrierea si specificatiile postului (Fisa postului)
O Fisa a postului este o formulare succintă a informaţiilor colectate în procesul de analiză a postului. Se prezintă ca un document scris care identifică, defineşte şi descrie postul în termenii sarcinilor, responsabilităţilor, condiţiilor de muncă şi specificaţiilor.
în practica MRU se folosesc două tipuri de fişe ale postului: specifice şi generale.
Fişele specifice prezintă detaliat sarcinile şi responsabilităţile. Se concentrează pe eficacitatea, controlul şi o detaliată planificare a muncii. Se întâlnesc în structurile organizatorice birocratice, în care liniile ce separă funcţiile şi nivelurile managementului sunt bine conturate.
Fişele generale, relativ noi în practica managementului, sunt asociate cu strategiile ce pun accent pe inovare şi flexibilitate, fără o planificare strictă în realizarea muncii. Se potrivesc structurilor organizatorice plate, cu puţine graniţe între funcţiile şi nivelurile managementului. Acest tip de fişă a postului prezintă doar în formă generală obligaţiile şi responsabilităţile postului. Avantajul relativ al fişelor generale constă în numărul sensibil mai redus faţă de cel al fişelor specifice, dată fiind utilizarea lor pentru o clasă mai largă de posturi de acelaşi tip, din mai multe compartimente ale organizaţiei.
Nu există un format standard ce trebuie folosit în redactarea fişei postului. Cele mai multe fişe conţin cel puţin secţiunile:
- informaţii de identificare a postului;
- sinteza postului;
- relaţiile postului;
- sarcini (îndatoriri) şi responsabilităţi;
- autoritate şi standarde de muncă (performanţă);
- condiţii de muncă;
- specificaţii şi calificări minime.
Informatiile de identificare comunică: titlul postului, compartimentul din care face parte, sursa de informaţii pentru analiza postului, cine a elaborat şi cine a verificat fişa postului, data analizei postului precum şi a verificării fişei postului.
Sinteza (rezumatul) postului este o succintă formulare ce condensează sarcinile şi responsabilităţile postului, precum şi locul acestuia în structura organizatorică.
Relatiile postului precizează legăturile ocupantului cu alţii, atat din interiorul organizaţiei, cât şi din afara acesteia. De exemplu, pentru managerul departamentului de resurse umane:
- raporteaza vicepreşedintelui responsabil de relaţiile cu salariaţii;
- îi supravegheaza pe funcţionarii de resurse umane, pe administratorul de teste, pe directorul relaţiilor de muncă şi pe secretară;
- lucreaza cu toţi managerii de departament şi cu directorii executivi;
- în afara organizatiei: cu agenţiile de angajare, cu firme de recrutare şi diferiţi vânzători.
Sarcinile si responsabilitatile postului explică ce este de făcut, cum şi de ce, în postul respectiv. În mod obişnuit sunt inserate 3-5 dintre cele mai importante responsabilităţi. Fiecare responsabilitate este asociată unei sau mai multor sarcini de muncă.
Standardele de performanta. Unele fişe conţin o secţiune care statuează standardele ce se aşteaptă a fi atinse de ocupantul postului la fiecare dintre responsabilităţile specificate. Stabilirea de standarde nu este niciodată o sarcină uşoară. Mulţi manageri învaţă rapid că doar spunând subordonaţilor „să realizeze … în cele mai bune condiţii”, nu oferă suficientă orientare pentru asigurarea unei performanţe de vârf. Formulări mai concrete şi precise duc la rezultate mai bune. De exemplu, pentru sarcina: „Ţine evidenţa conturilor de datorii”, standardele de performanţă ar putea fi exprimate astfel:
- toate facturile primite sunt înregistrate în aceeaşi zi de lucru;
- toate facturile sunt transmise managerilor departamentelor desemnate pentru aprobare, nu mai târziu de o zi de la primire;
- în medie, pe lună, să nu apară mai mult de trei erori de înregistrare;
- registrul de evidenţă să fie încheiat la sfârşitul celei de-a treia zi de lucru a fiecărei luni.
Autoritatea. în această secţiune, se includ limitele de luare a deciziilor, supravegherea directă a altui personal şi limitările bugetare. De pildă, ocupantul postului are autoritatea de a aproba solicitările de achiziţii ce nu depăşesc suma de…, de a învoi sau motiva absenţele, de a aplica măsuri disciplinare subordonaţilor, de a recomanda creşterile de salariu, de a intervieva şi a-i angaja pe noii salariaţi.
Conditiile de munca si mediul ambiant. Fişa postului poate include elemente precum: nivelul zgomotului, potenţiale pericole, încălzire.
Specificatiile enumeră caracteristici ale lucrătorului (trăsături şi experienţă), necesare pentru a îndeplini cu succes responsabilităţile şi sarcinile postului.
Specificaţiile pentru personalul calificat vor fi diferite faţă de cele pentru personalul necalificat (care va fi calificat la locul de muncă).
Pentru personalul calificat interesează: experienţa într-o muncă specifică precum şi calitatea oricărei instruiri relevante.
Pentru personalul necalificat pot fi avute în vedere: trăsături fizice, de personalitate, interese, abilităţi senzoriale.
Tehnici şi proceduri specializate sunt folosite pentru elaborarea specificaţiilor postului. în fişa postului se vor lista numai caracteristici legate de realizarea eficace a sarcinilor postului, pentru a evita discriminări la angajare sau în aprecierea performanţelor. De exemplu, un operator PC poate să fie instruit şi în limbaje de programare, abilitate ce nu este necesară pentru performanţe în postul de operator. Nu se va include între specificaţii o astfel de caracteristică.
Calificarile minime sunt standarde de bază, pe care un candidat trebuie să le îndeplinească pentru a fi luat în consideraţie la ocuparea postului. Si aici este necesară precauţie pentru a nu-i discrimina pe potenţialii candidaţi ai postului.
