Analiza şi planificarea sistemului informaţional

Necesitatea iniţierii sistemelor informaţionale poate fi explicată prin:

           problemele legate de sistemele existente (greşeli, eficienţă redusă etc.);

           dorinţa de a lărgi posibilităţile organizaţiei, de a cuceri pieţe noi, de a fabrica produse noi, de a mări competitivitatea organizaţiei;

           creşterea concurenţei: concurenţii produc mai mult şi mai calitativ, la un preţ mai mic, utilizînd sisteme şi tehnologii informaţionale avansate;

           tendinţa de a utiliza mai eficient informaţia (renunţarea la informaţia depăşită, la rapoartele inutile etc.);

           extinderea organizaţiei (modificare şi / sau lărgire a structurii, obliga­ţii, cerinţe, activităţi noi etc.);

           eliminarea proceselor de dublare a prelucrării informaţiei;

           schimbările legate de piaţă, mediu (legi, clienţi, furnizori etc.).

Alte cauze care dictează necesitatea elaborării sistemelor informaţionale

sînt următoarele:

           micşorarea costului prelucrării informaţiei (reducerea cheltuielilor pentru salarizarea personalului etc.);

           satisfacerea clienţilor (informaţia este cu atît mai preţioasă, cu cît este mai exactă şi mai operativă);

           ridicarea nivelului controlului (prin organizarea de feedback);

           adaptarea la condiţiile externe (alinierea la sistemele informaţionale ale altor organizaţii, compatibilitatea cu ele);

           posibilitatea de modelare a situaţiilor (efectuarea experimentelor cu modele şi reducerea cheltuielilor care ar fi putut fi cauzate de experi­mentările în natură);

           îmbunătăţirea imaginii organizaţiei (astfel se face o investiţie pentru viitor, o atragere a clienţilor etc.).

Există 4 alternative de elaborare a sistemelor informaţionale:

           ciclul tradiţional de elaborare (despre el vom vorbi amănunţit în con­tinuare);

           prototipul (presupune o modernizare a sistemului existent);

           utilizarea aplicaţiilor-standard (prelucrarea informaţiei cu soft mai mult sau mai puţin universal);

           elaborare propusă de utilizator (aplicaţii relativ simple, elaborate de către utilizator în scopul automatizării operaţiilor de prelucrare a in­formaţiei);

Examinînd avantajele şi dezavantajele acestor alternative, putem trage concluzii despre calea mai eficientă de elaborare şi implementare a sistemelor informaţionale.

La planificarea sistemelor informaţionale se va respecta următoarea strategie:

           Excluderea din listă a sistemelor informaţionale care nu contribuie direct la necesităţile organizaţiei;

           Alocarea de resurse pentru planificare, care vor fi restituite;

           Planificarea resurselor pentru proiecte cu nivel de risc minimal;

           Alocarea resurselor pentru exploatarea sistemelor existente şi lărgirea cunoştinţelor personalului în domeniul tehnologiilor informaţionale.

În procesul planificării sistemelor informaţionale atît managerii de vîrf, cît şi executorii vor căuta răspuns la un şir de întrebări.

Planificarea sistemelor informaţionale influenţează asupra:

         colaboratorilor departamentului de sisteme informaţionale;

         altor lucrători din organizaţie;

         ariilor de activitate a organizaţiei;

         clienţilor;

         concurenţilor.

Planificarea sistemelor informaţionale oferă avantaje privind:

         dezvoltarea unei strategii de termen lung;

         utilizarea mai bună a resurselor informaţionale;

         performanţele în domeniile sistemelor informaţionale.

În planificare pot fi deosebite următoarele etape:

         elaborarea obiectivelor generale ale sistemului informaţional;

         determinarea proiectului sistemului informaţional;

         definirea priorităţilor şi selectarea proiectelor;

         analiza necesarului de resurse;

         definirea graficului, timpurilor critice şi definite;

         elaborarea proiectului de plan al sistemului informaţional.

În sfîrşit, în planificare vor fi angajate următoarele nivele manageriale:

         strategic (la nivel de manageri de vîrf);

         tactic (managerii de nivel mediu);

         operaţional (managerii de nivel inferior).

Rolurile şi acţiunile diferitor categorii de colaboratori în planificarea sistemelor informaţionale sînt demonstrare în figura 22.9; prin comitetul de elaborare aici se are în vedere un grup de lucru de dirijare din organizaţie, format din reprezentanţi ai nivelului superior şi mediu de management. Ma­nagerul este conducătorul subdiviziunii de sisteme informaţionale sau al unei subdiviziuni similare; analistul de sistem este un specialist în domeniul siste­melor informaţionale. Cu cît un sistem informaţional este mai perfect, cu atît competitivitatea organizaţiei este mai mare.

Analiza creativă implică investigaţii ale noilor laturi ale problemelor existente prin identificarea acestora. Introducînd metode noi de rezolvare a problemelor, multe organizaţii cîştigă în competitivitate. Această analiză creativă poate fi utilizată în dezvoltarea sistemelor, pentru a obţine un rezul­tat mai bun. Reevaluarea problemelor poate contribui la elaborarea soluţiilor care duc la performanţe mai bune sau la reducerea costurilor.

Ideile creative deseori apar la prima examinare a diferitor domenii. În dezvoltarea sistemelor informaţionale, analiza creativă implică utilizarea idei­lor străine şi uneori din alte domenii pentru rezolvarea problemelor curente.

Analiza critică. Mijloacele analizei critice încep cu cercetarea eficien­ţei elementelor sistemelor pe diferite căi. Aceasta implică stabilirea unor noi relaţii între elementele sistemului; este posibilă introducerea în sistem a ele­mentelor noi.

 

Fig. 22.9. Faza de planificare a sistemului informaţional

Analiza critică a sistemelor implică următoarele acţiuni:

           Automatizarea sistemelor manuale. Multe organizaţii folosesc dez­voltarea sistemelor pentru o simplă automatizare a sistemelor manuale exis­tente din care rezultă o majorare relativă a vitezei de lucru. Acest lucru nu întotdeauna are urmări pozitive: sistemele automatizate astfel pot cauza erori. Analiza critică a mijloacelor de dezvoltare a sistemelor stabileşte cauzele stă­rii de lucruri şi examinează alternativele;

          Chestionarea personalului şi analiza situaţiilor. Chestionarea utiliza­torilor cu privire la necesităţile lor şi o analiză critică contribuie la îmbunătă­ţirea sistemelor, la formularea unor prevederi mai exacte, mai clare. Deseori utilizatorul specifică unele elemente, instrumente ale sistemelor, el fiind cel ce foloseşte, iar necesităţile lui trebuie să primeze.

În faza de analiză rolurile colaboratorilor organizaţiei, implicaţi în elabo­rarea sistemelor informaţionale, sînt de asemenea importante.

O altă problemă a analizei este dilema privind elaborarea sistemelor noi sau achiziţionarea acestora. Sistemele informaţionale pot fi elaborate în or­ganizaţie sau pot fi procurate. Cu vînzările sistemelor se ocupă companiile de elaborare a softului (de obicei, ele produc şi comercializează soft de ordin general); ele pot fi implicate şi în elaborarea altor categorii de soft:

          general;

          pentru aplicaţii speciale sau proprii contractuale;

          pentru companii mici.

Softul extern procurat are un şir de avantaje:

          cost mic (datorită volumelor mari de vînzări);

          risc minimal (este testat atît de companie, cît şi de clienţii ce l-au procurat şi-l exploatează);

          calitate înaltă (este produs de specialişti   calificaţi);

          timp minimal de instalare;

          atragerea în implementare a unui volum   minimal   de resurse umane şi

materiale.

Avantajele softului intern sînt următoarele:

          de regulă, satisface necesităţile utilizatorilor, este adaptat la personal concret;

          este mai flexibil, poate fi modificat, corectat pe loc de către specialiş­tii organizaţiei;

          poate fi expus unui control mai riguros.

Dacă există alternative în planificarea sistemelor, atunci ele se evaluea­ză după unele şi aceleaşi criterii, cu unele şi aceleaşi metode cantitative (de exemplu, cost al operaţiilor etc.).