Vitalitatea oricărui sistem gestionabil, la fel ca şi viaţa omului, trece prin nişte etape, care au particularităţile lor. Se pot evidenţia următoarele şase etape în dezvoltarea sistemului:
- Naşterea (organizarea) Această fază este legată de scopurile propuse sistemului pentru satisfacerea, de exemplu, a cererii de asistenţa medicală a populaţiei. La această etapă sînt necesare asemenea calităţi ca încrederea în succes, curajul de a risca, capacitatea înaltă de muncă, sprijinul din partea celor ce vă împărtăşesc cauza etc.
- Copilăria Această perioadă este neproporţională comparativ cu potenţialul de dirijare aflat la dispoziţie şi cu posibilităţile tehnologice de creştere ale sistemului. Anume din cauza incompetenţei, a lipsei de experienţă a persoanelor de conducere la această etapă sistemul poate suferi un eşec total (conform datelor din literatura de specialitate, 90% din firmele americane mici falimentează anume în această fază).
- Tinereţea sistemului este trecerea de la managementul complex la cel diferenţiat. Riscul este înlocuit de calcule, de căutarea unor variante echilibrate de decizii. La această etapă, în aparatul de conducere apar oameni cu o specializare îngustă (economist, specialist în marketing şi publicitate, jurist, psiholog-sociolog, metodist, inginer-programator etc.). Aparatul de conducere suferă şi el o metamorfoză, dîndu-se preferinţă acţiunilor prescriptive individuale privind cele mai importante chestiuni în raport cu discutarea colectivă a problemelor şi căutarea colectivă a soluţiilor.
- La această etapă se implementează cunoştinţe, metode şi metodici, tehnologii noi din sfera de activitate, acestea din urmă avînd un spectru diferenţiat. La putere vin conducători-administratori cu experienţă, iar specialiştii talentaţi sînt înlocuiţi de cei docili. Membrii aparatului de conducere selectează specialiştii după principiul „cu cît mai întunecat este cerul, cu atît mai intens va lumina steaua mea”. Se naşte conştiinţa plină de sine a unei bunăstări depline, a finalităţii mişcării ulterioare, a infailibilităţii şi in- dispensabilităţii totale.
Aceasta este prima treaptă a scării care duce la ieşirea sistemului din procesul de dezvoltare continuă. Lungimea scării, precum şi durata urcării (căderii) sînt determinate de competenţa şi profesionalismul conducătorului, de priceperea de a pune în funcţiune (de a restructura) modelul de conducere.
- Imbătrînirea se caracterizează prin triumful birocraţiei, al conservatismului şi surzenia structurilor masive faţă de ideile noi. La această etapă sistemul funcţionează neritmic, tot mai des apar întreruperi, defecte. Treptat dispar calităţile şi semnele distinctive, caracteristice pentru primele două etape. Lucrurile merg tot mai prost. Organizaţia (sistemul) trebuie să lupte pentru supravieţuire. Dacă nu se întreprind măsuri urgente, falimentul este inevitabil. De aceea, conducătorul şi aparatul de conducere trebuie să acţioneze prompt, în caz contrar lucrul acesta îl vor face alţii.
- Renaşterea. Pentru această etapă este caracteristică utilizarea cunoştinţelor şi dexterităţilor noii echipe, opiniile membrilor căreia oferă posibilitatea de a realiza programul de restructurare internă şi externă, iar caracterul activităţii şi năzuinţelor lor aminteşte, în esenţă, faza de naştere a sistemului. Totul porneşte de la început. În felul acesta, orice sistem gestionabil trăieşte perioade – şi acest lucru este absolut legitim – ba de ascensiune, ba de căderi, adică se observă tendinţa de a trece prin toate ciclurile naturale ale funcţionării şi vitalităţii.
Factorii de stabilizare sistemică
Stabilitatea structurii şi a funcţiei sistemelor gestionabile sînt asigurate de factorii de stabilizare sistemică. La aceşti factori pot fi atribuite obiectivul, procesul şi funcţiile managementului.
Obiectivul (scopul) sistemului reprezintă rezultatele prognozate, planificate şi dorite, care trebuie să fie atinse de organizaţie. Activitatea sistemului este orientată spre atingerea obiectivului. Caracterul complex al sistemului este condiţionat de multiplicitatea obiectivelor. Printre obiectivele de nivel diferit se manifestă mai întîi de toate funcţia obiectivală principală sau misiunea sistemului, care este determinată de diviziunea socială a muncii şi condiţionează direcţiile principale de activitate a sistemului. Misiunea oferă subiecţilor din mediul extern o reprezentare generală despre sistem, destinaţia şi obiectivele lui, mijloacele pe care urmează să le utilizeze în activitatea sa, filozofia dirijării lui etc. În afară de aceasta, misiunea contribuie la coeziunea sistemului, la unificarea lui, la formarea spiritului şi culturii corporative.
Ţinînd cont de mijloacele şi posibilităţile care se află la dispoziţia sistemului şi în funcţie de intervalul necesar pentru realizarea obiectivelor, acestea se împart în obiective de perspectivă (strategice, de lungă durată) şi operative (pe termen scurt, cele mai apropiate). Obiectivele se mai pot deosebi în funcţie de complexitatea formulării lor (complexe, particulare), de importanţa pentru dezvoltarea sistemului (esenţiale, neesenţiale), de nivelul de argumentare a lor (empirice, argumentate din punct de vedere ştiinţific) şi după gradul de certitudine (planificate, prognozate).
O importanţă esenţială o are şi împărţirea obiectivelor în intermediare şi finale, ceea ce este condiţionat de luarea în calcul a condiţiilor concrete, specifice de dezvoltare a obiectului gestionat. Obiectivele, iar mai apoi şi sarcinile concrete ale subdiviziunilor structurale ale sistemului sînt determinate în procesul decompoziţiei obiectivului general al sistemului.
Obiectivele de toate nivelurile, care formează obiectivul general al sistemului (întreprinderii, firmei, instituţiei), trebuie să satisfacă cerinţele de concreteţe (rezultat formulat); de realizare în timp (de scurtă sau de lungă durată); de accesibilitate; de coordonare, continuitate reciprocă; de eficacitate (rezultabilitate şi profitabilitate).
Importanţa realizării exacte a obiectivelor sistemului este evidentă. Obiectivele sînt punctul de pornire al planificării şi stau la baza constituirii relaţiilor organizatorice şi a structurilor. Pe obiective se bazează sistemul de motivare şi stimulare; în sfîrşit, obiectivele sînt punctul de reper în procesul controlului şi evaluării rezultatelor muncii fiecărui lucrător, a subunităţilor şi a sistemului în întregime.
În orice sistem mare, care are subunităţi structurale şi cîteva niveluri de conducere, se constituie o anumită ierarhie, ce reprezintă un rezultat al de- compoziţiei obiectivelor de nivel superior (începînd de la cel general – principala funcţie obiectivală) în nivel de ordin inferior.
Trăsătura constituirii ierarhice a obiectivului sistemului constă în aceea că, în primul rînd, obiectivele de ordin superior totdeauna au un conţinut mai amplu şi un termen mai lung pentru a fi atinse; în al doilea rînd, obiectivele de nivel inferior servesc, într-un anumit sens, drept mijloace pentru atingerea obiectivelor de ordin superior. Ierarhia obiectivelor are în sistem un rol foarte important, deoarece uneşte toate componentele şi asigură orientarea activităţii subunităţilor spre atingerea obiectivelor de ordin superior. Dacă ierarhia a fost construită corect, atunci fiecare subunitate structurală, atingînd obiectivul său, îşi aduce contribuţia la activitatea generală pentru atingerea obiectivului general.
Astfel, obiectivul pus în faţa sistemului integrează acest sistem, uneşte componentele lui, asigură interacţiunea internă şi externă în baza funcţiilor realizate.
În baza exemplului cu sistemul de asistenţă medicală se poate demonstra că, deoarece obiectivul lui este participarea la restabilirea şi ocrotirea sănătăţii populaţiei, componentele lui, care includ această funcţie în mod obiectiv, se dovedesc a fi cele principale. Acestea sînt organe, instituţii, idei şi abordări ştiinţifice care au o orientare profilactică. Dar sistemele, în special cele de asistenţă medicală sau de ocrotire a sănătăţii, adeseori se dezvoltă în condiţii nefavorabile. Atingerea obiectivelor se realizează prin funcţiile managementului. Astfel, în management principalul este a determina obiectivele ce corespund misiunii sistemului, intereselor lui şi, prin urmare, a identifica funcţiile managementului care realizează aceste obiective.
Pentru realizarea obiectivelor sistemul trebuie să dispună de anumite mecanisme. Deci, pe lîngă selectarea specifică a componentelor şi funcţiilor, pe lîngă organizarea specifică a structurii etc., există şi alţi factori de constituire sistemică şi de stabilizare sistemică.
