Comunicarea scrisa ocupa un loc important in viata moderna: in afaceri, in politica, in administratie, mass-media, educatie, cercetare stiintifica etc.
Caracterul pragmatic al unei scrieri de afaceri – indeplinirea unor sarcini de munca. Scrierea documentelor are rolul de a asigura informatiile necesare luarii deciziei, a executarii si controlului operatiunilor.
Comunicarea scrisa contribuie la indeplinirea tuturor functiilor manageriale (de conducere):
– planificare si previziune – rapoarte despre mediul extern;
REGULA CELOR 5 „C”
- clar
- concret
- concis
- corect
- complet
- organizarea – rapoarte privind stabilirea structurii organizatiei, restructurare;
- coordonarea – rapoarte despre coordonarea activitatii
- conducerea – rapoarte despre strategiile firmei
- controlul – rapoarte legate de activitatea intreprinderii
Caracterul obiectiv alscrierii de afaceri.
Obiectivitatea comunicarii scrise poate fi asigurata prin
abordarea sistematica, deschisa si sincera a principalelor activitati ale scrierii de afaceri, de la colectarea faptelor pana la transmiterea informatiilor.
Obiectivitatea depinde de:
- sectia de cercetare formata de autor, inca din perioada anterioara redactarii inscrisului (autorul nu trebuie sa influenteze cititorul prin redactarea numai a unor elemente ce corespund realitatii);
- respectarea exigentelor gandirii logice in interpretarea faptelor; -modul de prezentare a ideilor.
Accesibilitatea scrierii de afaceri. Din punctul de vedere al celui care transmite mesajul scris, ideile ce se doresc transmise trebuie exprimate cu claritate, concise si corecte pentru ca ideea sa devina clara si in mintea celorlalti. Structurarea trebuie sa se bazeze pe organizarea sistematica si logica a informatiilor, respectand anumite modele uzitate de organizatia in care acest inscris este folosit.
Preocuparea pentru asigurarea accesibilitatii. Lipsa abilitatii de a scrie corect poate deveni un handicap pentru orice angajat afectand nu numai comunicarea dar si propria sa imagine. O lucrare prost intocmita -inaccesibila – este asociata imediat cu deficiente in modul de a gandi si de practici de munca incorecta. Pe de alta parte, datorita legaturii intrinseci dintre gandire si scriere aceasta din urma devine un exercitiu care ne poate ajuta sa imbunatatim chiar modul nostru de a gandi.
Formele comunicarii scrise in afaceri
Formele comunicarii scrise in organizatie sunt variate, depinzand in primul rand de tipul sarcinii de munca careia li se asociaza pentru cele programate – nevoia de informatii este in principiu mai mica decat in cazul sarcinilor neprogramate. O mare parte a documentelor scrise vizeaza transmiterea de informatii de rutina la intervale regulate de timp. Din aceasta cauza o parte a documentelor prin intermediul carora se realizeaza comunicarea sunt tipizate – pretiparite sub forma de formulare. [4]
A Brosura
Exista doua tipuri principale de brosuri:
- brosura destinata tuturor partenerilor intreprinderii;
- brosura destinata unor parteneri anume, deci special elaborata pentru fiecare din partenerii vizati.
B Raportul
Raportul este o forma de prezentare care se realizeaza de regula in cadrul unei organizatii si care are in vedere un anumit subiect ce trebuie cunoscut si de alte persoane pentru a-si indeplini in mod corespunzator sarcinile de munca. In functie de obiectivele urmarite de autor se pot distinge mai multe tipuri specifice de rapoarte. Acestea au ca principale obiective atat informarea tertilor cat si de comunicare a acestora in legatura cu un anumit subiect.
In practica contemporana regasim mai multe tipuri de rapoarte:
- scurt raport de informare sau document de mica dimensiune care prezinta interes pentru destinatar – legat de sarcinile sale de munca;
- raportul de justificare – prin care este justifcata o actiune, o schimbare de procedura, un eveniment pe baza unor argumente pertinente;
- raportul de activitate – informeaza asupra stadiului indeplinirii unei anumite activitati sau asupra rezultatelor acesteia. Acesta trebuie sa puna in evidenta stadiile de realizare a activitatilor curente;
- raportul de analiza – analizeaza si interpreteaza faptele relevante legate de o anumita situatie, eveniment sau proces;
- propunerea – raportulpropune o solutie la o problema existenta sau o cale de valorificare a unei oportunitati.
C Nota interna
Nota interna este un document scurt care circula in interiorul organizatiei, corespunzand unei scrisori cu circuit inchis. De regula aceasta are un caracter neformal, fiind conceputa sa serveasca comunicarii rapide a unor informatii legate de o problema urgenta.
Scopurile cele mai frecvente ale unei note interne sunt: transmiterea unor fapte prin care destinatarul este tinut la curent cu o anumita problema, transmiterea unor instructiuni, prezentarea unei cereri, oferirea de solutii pentru o anumita problema, inregistrarea unor fapte.
D. Scrisoarea comerciala
Subordonata obiectivului avut in vedere la expedierea scrisorii – crearea unei impresii pozitive asupra partenerului – forma de prezentare a scrisorii contribuie la randul sau la obţinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzactiei. Astfel, pe langa selectarea limbajului si a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesita si o forma de prezentare atragatoare, realizata prin folosirea unui material de scris corespunzator – hartie de calitate superioara, o panglica buna, dar si o dactilografiere corecta si estetica.
O scrisoare cu caracter oficial sa cuprinda urmatoarele elemente:
- antet;
- data;
- referinte;
- adresa destinatarului/ interioara;
- formula de salut/ adresare;
- obiectul scrisorii;
- continutul scrisorii;
- formulele de incheiere si salut;
- semnatura;
- referiri la anexe
BIBLIOGRAFIE
- BONDREA A, Sociologia opiniei publice şi a mass media, Bucureşti, 2007, ISBN 9789737257345,
- CRAIA S, Introducere în teoria comunicării, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2005, https://ro.scribd.com/doc/52774347/Introducere-in- Teoria-Comunicarii
- LESENCIUC A, Teorii ale comunicării, Editura Academiei Forţelor Aeriene „Henri Coandă, Braşov, 2017, ISBN 978-606-8356-46-4
- NISTOR C. Comunicare şi negocieri în afaceri, https://pdfcoffee.com/comunicare-si-negociere-in- afaceri-ionel-nistor-pdf-free.html
