Cine primeşte comunicatele de presă şi în ce mod? Deciziile privind modul în care oferiţi ştirile şi canalele de transmitere vizate sunt luate în funcţie de mesaj, de media şi de public. Gatekeepers din domeniul ştirilor sunt publicul dvs. intermediar. În cazul în care dvs. faceţi şi distribuirea, stabiliţi în ce mod preferă să primească ştirile fiecare mijloc de comunicare în masă pe care îl vizaţi. Cand o sursă nouă vă cere informaţii, precizaţi modalitatea de transmitere a materialului. Dacă se face prin CD, aveţi grijă ca formatul să fie compatibil. Dacă se face prin e-mail, trebuie să trimiteţi un mesaj despre acel subiect, cu comunicatul de presă ataşat. Pentru ca documentul să nu fie prea mare, puneţi elementele grafice într-o altă anexă şi asiguraţi-vă că acestea pot fi deschise. Pentru ca să nu vă fie respins comunicatul de presă, textul trebuie să fie de calitate, précis, momentul bine ales, nivelul de interes al cititorilor să nu fie redus. Trebuie să ştiţi ce înseamnă o ştire. Citiţi ziarele, priviţi la TV, ascultaţi buletinele de ştiri radio I vedeţi astfel ce este acceptat ca ştire ş ice nu. Învăţaţi să depistaţi ştirile din compania în care lucraţi. Faptul că ajutaţi publicul să cunoască mai bine compania dvs. este totdeauna profitabil; iar dacă în acest proces publicul este amuzat şi informat, toată lumea are de caştigat. Transmiteţi ştirile din interiorul organizaţiei sub forma comunicatului de presă pentru site-uri, ştiri on-line, ziare, reviste, TV sau radio. Revista “PR reporter” atrage atenţia că există media de tip reportorial şi de tip access. Prima se ocupă de ştirile tradiţionale, cea de a doua fiind mai interesată de senzaţional şi de divertisment.
Redactarea comunicatelor de presă. Esenţialul trebuie să-l spuneţi în introducere (lead). În lead scrieţi despre aspectul cel mai semnioficativ şi mai interesant al subiectului. Nu uitaţi că ştire înseamnă ceea ce se petrece acum, deci contruiţi la timpul present. În leadr daţi răspuns la întrebările cine, ce, cand, unde , de ce şi cum. Încercaţi să grupaţi toate elementele în primul paragraf sau în primele două. Gandiţi-vă ce i-ar interesa mai mult pe cititorii fiecărei publicaţii. Dacă nu aveţi un “carlig” comunicatele sunt ignorate de presă.Redactaţi comunicatul ca să pară oportun şi interesant, la prezent, chiar dacă evenimentul a avut loc. În continuare, amplificaţi lead-ul cu detalii transcrise în fraze scurte, concise, paragrafe scurte şi cuvinte obişnuite, concrete. Dacă este necesar un comentariu, îl puneţi în ghilimele şi-l atribuiţi unuia dintre directorii firmei., deci puteţi crea citate. Redactaţi comunicatul sub forma piramidei răsturnate, astfel încat redac torul să poată tăia din final. Concentraţi punctele esenţiale în maximum o pagină. Dacă este necesar un surplus de informaţii, ataşaţi comunicatului o fişă de informaţii despre instituţie şi eveniment. În privinţa stilului, scrieţi limpede; urmaţi stilul journalistic pană în cele mai mici detalii, inclusive ortografia. Ţineţi cont că regulile stilistice diferă de la o publicaţie la alta.
Tipuri de communicate. 1.comunicate de tip anunţ; redactate la ieşirea pe piaţă a unui nou produs, la intrarea în funcţiune a unei noi secţii, la rezultatele financiare ale firmei, la adopatarea unei noi politici.Valoarea informaţiei este direct proporţională cu num ărul de cititori; dacă sunt interesate doar cateva personae , nu este o ştire pentru mass-media. 2.comunicate de tip “ştiri create”; înseamnă crearea unui fapt cu valoare de ştire; de exemplu, firma poate să dea o recepţie, să invite un personaj celebru, să organizeze un concert, un raliu, o ceremonie oficială pentru acordarea de premii. 3.comunicate de tip ştiri scurte; sunt folosite cand se ăntamplă lucruri neprevăzute (o centrală electrică avariată de furtună, un avion deturnat), deci, evenimente de ultimă oră. 4. communicate tip replică; firma a fost acuzată de ceva, de cineva; reporterii aşteaptă o replică din partea firmei; pot fi enunţuri scurte sau communicate de presă complete, în care poziţia companiei este prezentată detaliat; în situaţii de criză, comunicatul nu este sufficient şi recurgeţi şi la telefon, e-mail sau fax; chiar dacă nu vi cere o replică, este bine să o redactaţi. 5. communicate de tip feature; se referă la subiecte de interes special, ceva din domeniul cercetării şi dezvoltării. 6. communicate despre ştiri rele;uneori, firma ar dori să nu dezvăluie anumite lucruri, dar abţinerea de la cmentarii nu este benefică; redactaţi ca un raport, fără înflorituri.
Nu iutaţi că puteţi însoţi comunicatele de fotografii, care sunt unelte eficiente pentru informare; legendele fotografiilor cuprind informaţii pe care nu le mai treceţi în textul principal.
Cum lucraţi cu mijloacele de comunicare în masă? Puteţi apela la un serviciu de distribuire, în c are caz precizaţi destinaţia fiecărei versiuni a comunicatului şi faceţi transferal electronic. Dacă trimiteţi comunicatele direct la mijloacele de comunicare în masă internaţionale care au sediul în SUA, ele se ocupă de traducere şi distribuire. De obicei, aceste mass-media sunt agenţii de presă şi trebuie să redactaţi ca pentru agenţie, diferit faţă de ziarul local, ştirea trbuie să fie de interes internaţional . Este bines ă cunoaşteţi persoana potrivită căreia să-i trimiteţi comunicatul, de exemplu, directorul compartimentului de actualităţi. Comunicatele cu subiect unic (alimantaţie, sport) trebuie să meargă la redactorul secţiei respective; dacă subiectele sunt controversate, trimiteţi redactorilor care se ocupă de articolele de fond; dacă trimiteţi mai multe exemplare dintr-un comunicat aceluiaşi ziar, precizaţi acest lucru; cand este vorba de evenimente viitoare, trimiteţi cu două –trei zile mai devreme de apariţie; pentru evenimente de ultimă oră, trimiteţi cu o zi înainte; schema de predare a materialelor diferă de la ziar la săptămanal sau lunar, pentru acestea trebuind să trimiteţi cu mai mult timp înainte de apariţie. Ca să vă fie publicat, comunicatul trebuie să fie bine redactat, să prezinte informaţii importante; nu imprimaţi pe hartie colorată, nu folosiţi corp mic de literă, nu redactaţi fără paragrafe scurte.
Exerciţiu
Firma în care lucraţi nu doreşte să dezvăluie anumite lucruri. Vă abţineţi de la comentarii? Dacă nu, redactaţi un comunicat pentru această situaţie şi autoapreciaţi-l.
