CONFIDENŢIALITATEA INFORMAŢIILOR PERSONALE

Organizaţiile sunt interesate şi au dreptul să intre în posesia unor date si informaţii privind persoanele pe care le angajează. În anii regimului comunist, fiecare angajat avea câte un „dosar”, completat şi păstrat de către temuţii „cadrişti” de la serviciul de personal. Angajatul nu avea acces la propriul său dosar, în care erau consemnate tot feluri de detalii, privind nu numai evoluţia profesională a acestuia, ci şi multe alte informaţii de natură să croiască un profil politico-ideologic al acestuia, cum ar fi: dacă are vreo rudă apropiată fost deţinut politic, un unchi fost legionar; un frate fugit în străinătate, dacă are obiceiuri dubioase precum cumpărarea de bunuri de la shop sau aduse din străinătate, dacă spune bancuri politice, face remarci critice faţă de starea de lucruri din ţară, dacă ascultă posturi de radio duşmănoase (Europa Liberă sau Vocea Americii) şi multe altele^[1].

Astăzi această scormonire prin viaţa privată a angajaţilor sperăm să aparţină trecutului, cu toate că tendinţa companiilor din toată lumea, de-a face un profil medico-psiho-socio-profesional minuţios al fiecărui angajat lasă în continuare deschisă dezbaterea etică privind dreptul angajaţilor la intimitate. Dreptul la intimitate este enunţat ca fiind dreptul fundamental al individului de a deţine controlul asupra informaţiilor despre sine şi de a controla situaţiile în care aceste informaţii pot fi dezvăluite.

Diferite tipuri de informaţii personale ridică adesea probleme de confidenţialitate. Din diverse motive, persoanele pot dori ca informaţii personale cum ar fi apartenenţa religioasă, orientarea sexuală, afilierea politică sau activităţile personale să nu fie dezvăluite. Acest lucru poate fi dorit pentru a evita discriminarea, stinghereala personală sau deteriorarea reputaţiei profesionale a persoanei în cauză.

Confidenţialitatea opiniei politice a persoanei a devenit o preocupare din cele mai vechi timpuri când au apărut sistemele de vot. Votul secret este măsura cea mai

Capitolul 5. Etica relaţiilor angajator-angajaţi simplă şi cea mai răspândită de a conferi siguranţa că opiniile politice ale alegătorului nu sunt cunoscute de nimeni altcineva decât de el însuşi. Votul secret este aproape universal folosit în democraţia modernă şi este considerat un drept de bază al cetăţeniei. De fapt, acest drept este foarte rar retras, chiar şi în cazul în care celelalte drepturi la confidenţialitate ale persoanei au fost deja retrase sau limitate.

Leslie Regan Shade susţine că dreptul omului la confidenţialitate este necesar în exercitarea democraţiei şi asigură demnitatea şi autonomia umană. Confidenţialitatea se bazează pe norme de distribuire a informaţiei şi circumstanţele în care acest lucru este adecvat. Declararea unei încălcări a confidenţialităţii depinde de context^[2]. Shade este de părere că este necesară abordarea confidenţialităţii din perspectiva individului, nu din perspectiva economică^[3]. Deşi nu există nici o lege a confidenţialităţii universal acceptată de către toate ţările, unele organizaţii promovează anumite concepte care ar trebui implementate de către fiecare ţară în parte. De exemplu, Declaraţia Universală a Drepturilor Omului, articolul 12, prevede: Nimeni nu va fi supus la imixtiuni arbitrare în viaţa sa personală, în familia, domiciliul sau corespondenţa sa, nici la atacuri contra onoarei şi reputaţiei sale. Orice persoană are dreptul la protecţia legiiîmpotriva unor asemenea imixtiuni sau atacuri.

Pentru Europa, articolul 8 din Convenţia Europeană a Drepturilor Omului garantează dreptul la respectarea vieţii private şi de familie, a domiciliului şi a corespondenţei personale. Curtea Europeană a Drepturilor Omului de la Strasbourg a dezvoltat un corp de jurisprudenţă pentru definirea acestui drept fundamental. Uniunea Europeană cere tuturor statelor membre să implementeze legi pentru a se asigura că cetăţenii lor au dreptul la confidenţialitate prin intermediul directivelor, cum ar fi Directiva 95/46/CE privind protecţia datelor cu caracter personal. În Marea Britanie această directivă a dus la adoptarea Legii pentru Protecţia Datelor din 1998, iar în Franţa protecţia datelor este monitorizată de CNIL, un organism guvernamental care trebuie să autorizeze legislaţia privind confidenţialitatea înainte ca aceasta să fie adoptată.

În România, Directiva 95/46/EC a Uniunii Europene este inclusă în Legea 676/2001, care vizează în special prelucrarea datelor personale şi protecţia vieţii private în sectorul telecomunicaţiilor. Ea se referă, în primul rând, la ingerinţele autorităţilor publice în sfera privată, prin intermediul procesării datelor obţinute pe baza convorbirilor telefonice. Legislaţia Uniunii Europene acordă însă, o deosebită atenţie modului în care este realizată supravegherea şi monitorizarea comunicării angajaţilor la locul de muncă. Astfel, în conformitate cu Directiva 95/46/EC, a fost creat un Grup de lucru pentru protecţia datelor, care este un organism independent, cu atribuţii consultative. Pe 29 mai 2002, acesta a adoptat Documentul de lucru referitor la supravegherea comunicaţiilor electronice la locul de muncă. Acest document are rolul de a oferi precizări suplimentare cu privire la modul în care legislaţia statelor membre trebuie să abordeze chestiunea în discuţie. În elaborarea documentului, Grupul de lucru îşi propune să răspundă la câteva întrebări care definesc problema monitorizării angajaţilor:

1. Este monitorizarea activităţii angajaţilor transparentă?
2. În ce măsură este această activitate necesară?
3. Sunt măsurile de monitorizare echitabile?
4. Sunt aceste măsuri proporţionale cu scopurile pe care le urmăreşte compania?

Răspunsurile la aceste întrebări nu au un caracter evident, aşa cum ar părea la prima vedere. Pe de o parte, angajatului îi este recunoscut dreptul la viaţa privată şi nu orice monitorizare poate fi considerată justificată. Pe de altă parte, compania are dreptul să îşi protejeze integritatea sistemului informatic şi al informaţiilor confidenţiale referitoare la afacere. De aceea, trebuie realizată o balansare corectă a intereselor şi drepturilor care intră în conflict în acest caz.

De asemenea, Grupul de lucru a dezvoltat 7 principii de protecţie a datelor private, care trebuie respectate în procesul de monitorizare a angajaţilor pentru a îndeplini condiţiile de legalitate şi legitimitate: al necesităţii, al finalităţii, al transparenţei, al legitimităţii, al proporţionalităţii, al acurateţei şi păstrării datelor şi al securităţii^[4].

Angajatorii se implică din ce în ce mai mult în oferirea de asigurări medicale angajaţilor lor. Acest lucru se întâmplă mai ales atunci când angajatorul lucrează el însuşi în domeniu, deci toate reţetele sunt verificate de el, sau atunci când oferă programe de asistenţă care acordă consiliere pentru o varietate de probleme personale sau de muncă. Deşi aceste servicii sunt valoroase pentru angajaţi, angajatorul poate astfel avea acces la informaţii care în mod normal sunt considerate private.

În unele cazuri, acest lucru duce la o dilemă etică pentru angajatori. De exemplu, dosarele medicale pot sugera că un angajat are o problemă care poate aduce prejudicii organizaţiei sau publicului, dar este oare legal sau obligatoriu ca organizaţia să ia măsuri pe baza acestor informaţii? Ce atitudine trebuie să ia mangementul în cazul unui angajat important care prezintă spre rambursare reţete pentru antidepresive? Are managementul dreptul să ştie dacă această persoană suferă de probleme psihologice?

Deoarece din ce în ce mai multe dosare de personal sunt stocate în calculatoare, există riscul ca persoane neautorizate să obţină accesul la informaţii de natură confidenţială cum ar fi rezultatele evaluărilor, date salariale sau rezultatele testelor anti-drog. Există multe modalităţi tehnice de a restricţiona accesul la calculatoare pentru seturi de date din ce în ce mai personale, iar angajatorii cu sisteme computerizate pentru departamentul de resurse umane trebuie să se asigure că aceste modalităţi sunt folosite. Aceste modalităţi includ limitarea accesului persoanelor neautorizate la terminale prin încuierea birourilor după program sau prin accesul cu card în zona cu informaţii despre resursele umane. Mult mai importantă este o parolare a nivelelor pentru a limita accesul la fişiere. Unele persoane vor avea parole care le vor permite să vizualizeze doar anumite informaţii. Altele vor fi autorizate să consulte o gamă mai largă de informaţii pe când unele vor fi autorizate să şi editeze informaţia. Pe măsură ce departamentele de resurse umane devin din ce în ce mai deschise către ceilalţi şi acordă servicii unei game din ce în ce mai largi de manageri, securitatea devine o problemă presantă.

O altă problemă a dosarelor de personal este acurateţea. În mod ideal, angajaţilor ar trebui să li se permită să îşi consulte propriul dosar de personal din când în când pentru a se asigura că acesta este la zi şi corect. Unele departamente de resurse umane transmit automat angajaţilor o copie a modificărilor operate în dosarele lor pentru ca aceştia să le verifice acurateţea sau să solicite la nevoie corectarea lor. De exemplu, dacă un angajat completează o schimbare în schema sa de beneficii, departamentul de resurse umane îi va returna o copie a paginilor modificate pentru verificare.

Angajaţii care lucrează în domeniul resurselor umane ar trebui să elimine periodic datele depăşite sau informaţiile irelevante din dosarele de personal. Pentru administrarea corectă a dosarelor de personal specialiştii recomandă următoarele^[5]:

• Crearea şi distribuirea către angajaţi a unui ghid foarte clar care să descrie practicile acceptate în organizaţie pentru manipularea informaţiilor;
• Să informeze candidaţii şi angajaţii despre cine sunt terţele părţi (cum ar fi sursele de recomandare) care vor fi contactate pentru a obţine informaţii despre ei şi cum vor fi folosite acestea Di să obţină consimţământul scris al acestora înainte de a începe culegerea informaţiilor;
• Strângerea şi păstrarea numai a informaţiilor utile pentru organizaţie sau necesare din punct de vedere legal şi stabilirea de proceduri interne de control pentru folosirea şi diseminarea lor;
• Păstrarea informaţiilor confidenţiale – dosare medicale şi de securitate, dosare de investigare a plângerilor, înregistrări de asigurări şi beneficii, evaluări comparative etc. – separat de dosarul tipic al angajatului şi restricţionarea strictă a accesului la acestea;
• Controlul periodic al dosarelor de către angajaţi. Acordul de a copia, de a solicita corecturi şi de a face contestaţii. Precizarea dosarelor care nu pot fi inspectate şi formularea motivelor;
• Eliminarea informaţiilor inutile din dosare;
• Corespondenţa dintre îndatoririle şi necesităţile departamentului celor care strâng informaţii şi tipul de informaţii solicitate;

Dreptul la intimitate şi discreţie faţă de viaţa privată cuprinde mai mult decât confidenţialitatea informaţiilor personale. Michele Simms distinge patru tipuri de aspecte ale vieţii private pe care individul poate dori să le protejeze de orice indiscreţie:

1. Inviolabilitatea fizică: intangibilitatea persoanei de către ceilalţi şi dreptul individului asupra unui spaţiu personal. Aceasta presupune prevenirea, din decenţă, a observării de către ceilalţi a actelor intime sau a corpului unei persoane, cenzurarea filmelor şi a altor reprezentări grafice a actelor intime, a comportamentelor sau a corpului uman, prevenirea percheziţiilor neatorizate şi prevenirea accesului neautorizat la domiciliul sau în vehiculul unei persoane.
2. Inviolabilitatea socială: libertatea individului de a interacţiona cu oricine şi oricum doreşte în viaţa sa privată.
3. Inviolabilitatea informaţională
4. Inviolabilitatea psihologică:dreptul individului de a-şi controla inputurile şi outputurile emoţionale şi de a nu fi silit să-şi dezvăluie gândurile şi sentimentele private.

Dezvoltarea tehnologiei şi creşterea capacităţii de a colecta şi trimite informaţii a avut implicaţii negative pentru păstrarea confidenţialităţii. Pe măsură ce sistemele de informaţii la scară largă devin tot mai frecvente, există atât de multă informaţie stocată în baze de date din întreaga lume încât un individ nu are cum să ştie toate informaţiile despre el însuşi, sau să controleze cine poate avea acces la ele. Aceste informaţii ar putea fi vândute altora pentru profit şi / sau pot fi utilizate în scopuri diverse, fără ştiinţa persoanei în cauză. Conceptul de confidenţialitate a informaţiilor a devenit din ce în ce mai important pe măsură ce apar tot mai multe sisteme care controlează tot mai multe informaţii. De asemenea, consecinţele violării intimităţii pot fi mai severe. Legile care garantează confidenţialitatea în multe ţări au trebuit să se adapteze la schimbările tehnologice pentru a soluţiona aceste aspecte şi a menţine drepturile oamenilor la confidenţialitate aşa cum aceştia consideră de cuviinţă. Însă, totalitatea legislaţiei privind drepturile la confidenţialitate existente la nivel mondial a fost de asemenea criticată, ca fiind incoerentă şi ineficientă. Au apărut propuneri cum ar fi Cadrul APEC de confidenţialitate (APEC Privacy Framework) care doreşte să fie primul cadru legal cuprinzător cu privire la problema confidenţialităţii datelor la nivel mondial^[6].

 

 

^[1] Crăciun,D.,Morar,V.,Macoviciuc, V.-Etica în afaceri, Editura Paideia, Bucureşti,2005, pg.505

United Nations. (1948). Universal Declaration of Human Rights, accesat în 7 octombrie 2006 pe site-ul http://www.un.org/Overview/rights.html

^[3] Shade, L. R. – Reconsidering the right to privacy in Canada, Bulletin of Science, Technology & Society, 2008, nr. 28(1), pag.

80-91.

^[4] http://www.hr-romania.ro/comunicate/articole/legislatie/aspecte-legale-europene-ale-monitorizarii-angajatilor. accesat la data de 11.12.2009

^[5] Robert W. Goddard. „Shedding Light on Employee Privacy”. Management World, January 1987

[6]

http://www.ag.gov.au/www/agd/rwpattach.nsf/VAP/%2803995EABC73F94816C2AF4AA2645824B%29~APEC+Privacy+Fra mework.pdf/$file/APEC+Privacy+Framework.pdf