“Cea mai bună lecţie învăţată vreodată este cum să maximizez intelectul companiei. Ai nevoie să aduni cunoştinţele indivizilor, să comunici acele idei şi să sărbătoreşti comunicarea lor. Acesta este modul în care, în final, o companie devine măreaţă.” – Jack Welch, Ex Preşedinte şi CEO al General Electric, 1981-2001.
Nu există o definiţie universală pentru Knowledge Management (KM) sau Managementul Cunoştinţelor, aşa cum nu există o părere unanimă despre ceea ce înseamnă “cunoştinţe” în primul rând. Din acest motiv conceptul de Knowledge Management trebuie privit într-un context amplu. Cea mai utilizată şi acceptată interpretare a managementului cunoaşterii este aceea că reprezintă procesul de generare a valorii adăugate pentru capitalul intelectual al organizaţiei[1]. El combină o largă varietate de practici utilizate de organizaţie pentru a identifica, crea, înmagazina şi distribui cunoştinţele astfel încât să poată fi reutilizate într-un proces de învăţare continuu în cadrul organizaţiei, dar şi între organizaţii. Definiţia cel mai des răspândită nu face referire la tehnologie; deşi Knowledge Managementul este facilitat de IT, tehnologia în sine nu trebuie confundată cu Knowledge Managementul.
Knowledge Managementul reprezintă managementul managementurilor (Radu-Adrian Mleşniţă – curs de Comerţ electronic, UBB, FSE, MIE IV, 2007-2008, www.e-cat.ro/mknowledge.html), o nouă tendinţă în business şi nu numai, un set de practici profesionale care îmbunătăţesc capabilităţile resurselor umane şi intensifică abilitatea acestora de a împărtăşi ceea ce deţin la nivel de cunoştinţe.
În dezvoltarea conceptului de Knowledge Management putem identifica cel puţin trei surse:
- Furnizorii de tehnologii informaţionale şi academicieni din acest domeniu au dezvoltat oportunităţi de sprijinire pentru reutilizarea şi crearea cunoştinţelor, cum ar fi sisteme bazate pe cunoştinţe şi aplicaţii pentru Internet;
- Organizaţiile, profesioniştii şi academicienii în PR au recunoscut necesitatea unor joburi provocatoare din punct de vedere academic şi utilizarea oportunităţilor oferite de noul val de forţă de muncă calificată ;
- Managementul strategic a recunoscut că nu competiţia bazată pe motivarea personalului de a munci mai mult este eficientă, ci utilizarea optimă a capabilităţilor intelectuale este sursa cea mai bună de a face faţă competitivităţii în cadrul economiei globale actuale.
Prin urmare inovaţiile în IT, organizaţiile şi evoluţia strategiilor organizaţionale, împreună, au condus la dezvoltarea conceptului de “knowledge management”.
Răspunsurile la întrebările “Ce este Knowledge Managementul ?” şi “Cum poate fi definit Knowledge Managementul?” sunt dificil de formulat deoarece, în primul rând, KM este confundat adesea cu managementul competenţelor, în al doilea rând, există multe percepţii diferite referitoare la management, iar în al treilea rând, KM, ca şi alte arii manageriale, cuprinde o gamă largă de activităţi, de la strategie până la nivele operaţionale. Diferenţa între managementul cunoştinţelor şi managementul competenţelor este subtilă, dar totodată substanţială. Cunoştinţele sunt percepute ca fiind o competenţă de bază în cadrul oricărei organizaţii, furnizând un avantaj competiţional important. Spre deosebire de acestea, activele unei companii cuprind, în afară de cunoştinţe, elemente tangibile, spre exemplu pământ, bani, echipamente, clădiri, şi intangibile, precum reţele (relaţii) sociale, infrastructură, cadru legal, putere şi influenţă.
Şcoli de gândire referitoare la Knowledge Management[2]
Datorită faptului că Knowledge Managementul este un concept relativ nou, a apărut o mare varietate de şcoli de gândire care încearcă să explice şi să definească această noţiune. Printre acestea pot fi enumerate :
- mişcarea Capitalului Intelectual, avându-i ca reprezentanţi pe Leif Edvinsson, Tom Stewart şi, mai recent, pe Nick Bontis.
- centrare pe colaborare, incluzând aici o serie de tehnologii dezvoltate. Mare parte a acestor tehnologii au rezultat în urma muncii de cercetare conduse de Etienne Wenger şi Institul Lotus (acum face parte din IBM Research). Alţi reprezentanţi importanţi sunt Saint-Onge, McDermott.
- utilizarea analizei reţelei sociale pentru a înţelege interacţiunea dintre angajaţi în cadrul unei organizaţii, atât calitativ, cât şi cantitativ. Idee asociată cu Krebs, Stephen Borgatti, Cross şi alţii.
- Teoria Informaţiei, dezvoltată de Larry Prusak şi Tom Davenport şi corelată cu teoria conversiei cunoştinţelor tacite interne în cunoştinţe externe codificate, permiţând distribuţia cunoştinţelor pentru asigurarea succesului companiei, teorie reliefată de Ikujiro Nonaka şi Hiro Takeushi. Aceasta este, probabil, cea mai dominantă şcoală de gândire, fiind cea mai citată şi dezvoltată ulterior de autori precum Probst, Von Krough & Malhotra.
- managementul activelor tangibile şi intangibile, a reţelelor de colaborare şi crearea unor sisteme de management a cunoştinţelor, prin intermediul reţelelor de valoare şi a analizei acestor reţele (Allee). Aceste studii pot fi conexate cu teorii dezvoltate de Learning Organization.
- Abordări complexe asociate cu David Snowden, Max Boisot, J. C. Spender şi alţii.
Abordări asupra Knowledge Managementului
Unul dintre primele studii din ţara noastră referitoare la Managementul Cunoştinţelor a fost publicat de Ştefan Iancu. În studiul său accentul este pus pe noţiunea de capital intelectual şi de organizaţie economică instruibilă şi inovatoare : “Pentru că oamenii lucrează împreună colaborând, totalitatea valorilor umane poate fi mai mare decât suma părţilor, dacă organizaţia a reuşit să formeze un colectiv în care capacitatea creativă este stimulată. În viitor succesul va aparţine organizaţiei
Cristina Chirvas Capitolul 1 – Knowledge Management
economice care prin instruire se preocupă de dezvoltarea continuă a capitalului său intelectual, de dezvoltarea bazei sale de cunoaştere.”[3]
Există mai multe abordări referitoare la Managementul Cunoştinţelor, acestea variază în funcţie de autorii care le-au formulat sau de şcoala din care fac parte unii autori. Knowledge Managementul poate fi analizat din următoarele perspective[4] :
- Perspectivă tehnologică – accentul este pus pe tehnologie, în special cea care are potenţialul de a intensifica distribuţia cunoştinţelor, precum şi creşterea nivelului acestora;
- Perspectivă organizaţională – Cum trebuie să fie proiectată o organizaţie pentru a facilita procesele de asimilare a cunoştinţelor? Care tip de proces este mai potrivit pentru ce tip de organizaţie?
- Perspectivă ecologică – Analiza interacţiunii dintre oameni, identităţi, cunoştinţe, factorii de mediu, privită ca un sistem de adaptare complex.
O altă perspectivă de abordare a Managementului Cunoştinţelor este de a-l raporta la paradigmele cunoştinţelor (epistemologic) şi ale realităţii sociale (ontologic)[5].
Astfel putem vorbi despre o abordare subiectivă şi una obiectivă. Din punct de vedere subiectiv cunoştinţele sunt asociate direct cu intelectul individului şi nu au o natură obiectivă, iar accentul este pus pe cunoştinţele tacite. În opoziţie, punctul de vedere obiectiv presupune validarea ştiinţifică a cunoştinţelor şi abilitatea de a le explica şi formaliza sub forma manualelor şi a sistemelor informaţionale. Astfel cunoştinţele devin independente de intelectul individului, fiind create prin transformarea cunoştinţelor tacite în cunoştinţe explicite şi documentate.
Dacă facem referire la realitatea socială, putem distinge două paradigme, una bazată pe ordine şi regularitate, iar cea de-a doua pe conflict şi schimbare radicală. Managementul Cunoştinţelor are un rol evident în ambele situaţii. În cadrul unei societăţi organizate poate contribui la creionarea soluţiilor optime pentru problemele comune şi sporirea integrării şi eficienţei organizaţionale. În cazul schimbărilor majore, Knowledge Managementul poate fi utilizat drept instrument de asigurare a unui avantaj competitiv în faţa concurenţei, dar şi ca o sursă internă de putere.
Nivelele Knowledge Managementului
Managementul Cunoştinţelor poate fi de asemenea analizat din perspectiva nivelelor managementului. Gulick[6] defineşte managementul ca fiind caracterizat de elementele funcţionale ale sarcinilor executivului. Aceste elemente sunt planificarea, controlul, finanţarea, bugetul şi raportarea, organizarea şi coordonarea. În afară de acestea, sarcinile executivului includ şi responsabilitatea pentru managementul operaţiunilor şi sistemele informaţionale. În acest context apare din nou întrebarea fezabilităţii managerierii cunoştinţelor. Deoarece implică o cantitate mare de cunoştinţe tacite, precum şi informaţii, Knowledge Managementul reprezintă suma dintre managementul resurselor umane şi managementul informaţiilor. Iar dacă se grupează conceptele generale de management, din perspectiva managementului strategic, tactic şi operaţional, se poate obţine următoarea clasificare a activităţilor Knowledge Managementului.
- Knowledge Management strategic: la acest nivel Knowledge Managementul este asociat arhitecturii cunoştinţelor organizaţiei. Arhitectura cunoştinţelor unei organizaţii este o privire asupra beneficiilor ce vor fi oferite clienţilor în anii următori, ce competenţe de bază vor fi necesare pentru a crea aceste beneficii şi cum va trebui să se schimbe „interfaţa” consumatorilor pentru a putea exploata maximum din beneficiile respective. Cu alte cuvinte arhitectura cunoştinţelor se referă la cunoştinţele şi informaţiile necesare pe termen lung, cum vor fi dobândite şi implementate aceste cunoştinţe şi informaţii, respectiv cum se pot obţine beneficiile maxime prin utilizarea acestora. Asta înseamnă că politicile şi planurile acestor cunoştinţe şi informaţii trebuie să fie în concordanţă cu obiectivele şi strategiile organizaţiei în care sunt utilizate. Mai mult de atât, în cadrul Knowledge Managementului strategic, cunoştinţele sunt evaluate din punctul de vedere al relevanţei lor strategice, stabilindu-se căror competenţe trebuie să li se acorde atenţie superioară şi ce fel de politici trebuie aplicate pentru protecţia cunoştinţelor împotriva fraudelor şi a furtului. Această activitate este cunoscută sub denumirea de control al cunoştinţelor.
- Knowledge Management tactic: Managementul tactic se referă la modalităţile de achiziţie a resurselor, determinarea locaţiilor potrivite, dezvoltarea de noi produse şi/sau servicii, stabilirea şi monitorizarea bugetelor. La nivelul Knowledge Managementului tactic se stabilesc reguli generale pentru administrarea cunoştinţelor în termeni de delegarea de responsabilitate, proceduri şi mijloace (motivaţionale şi financiare). Altfel spus, se referă la organizarea, finanţarea şi controlul bugetului pentru activităţile managementului cunoştinţelor.
- Knowledge Management operaţional: Managementul operaţional are rolul de a utiliza facilităţile şi resursele existente într-un mod cât mai eficient, în limitele constrângerilor bugetare existente. Pentru Managementul Cunoştinţelor revine rolul de a stabili mijloacele concrete pentru dezvoltarea, stocarea, distribuţia, utilizarea (reutilizarea) cunoştinţelor şi a informaţiilor, în concordanţă cu strategia şi obiectivele organizaţiei.
Ca şi alte bunuri fizice valoarea cunoştinţelor se poate eroda în timp. Din moment ce cunoştinţele se pot învechi repede, conţinutul acestora trebuie renovat, corectat şi şters constant. Plus la aceasta, semnificaţia cunoştinţelor, ca şi capacităţile lucrătorilor, se schimbă la un moment dat. Prin urmare, nu există un punct final al unui program de Management al Cunoştinţelor. Managementul cunoştinţelor este o practică de afaceri care evoluează constant ca şi dezvoltarea produsului, marketingul, cercetarea şi dezvoltarea. Totuşi, companiile trebuie să fie atente la cantitatea de informaţie. Cantitatea de cele mai multe ori nu înseamnă calitate şi Managementul Cunoştinţelor nu este o excepţie. Într-adevăr, scopul unui program de KM este de a identifica şi de a distribui cele mai relevante şi necesare cunoştinţe dintr-o mare de informaţii.
[1] Roxana Blat, consultant Ensight – articolul „Managementul cunoaşterii : Noul avantaj competitiv”, http://www.ensight.ro/newsletter/no07/articol9.htm
[2] http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management
[3] Ştefan Iancu – articolul “Managementul cunoştinţelor”, revista Univers ingineresc, XII, 2001, Nr. 3, 4, 6, 7, 8, 10
[4] Idem 3
[5] Nonaka I., Takeuchi H. – “The Knowledge-Creating Company: How Japanese
Companies Create the Dynamics of Innovation”
[6] Gulick L. – “Notes on the Theory of Organization”, Papers on the Science of Administration: 3-45, Institutul de Administraţie Publică, Universitatea Columbia, New-York
