Planificarea este funcţia managerială de start – kilometru zero pentru management. Înainte ca un manager să organizeze, să coordoneze şi să controleze, el trebuie să aibă un plan, altfel, activităţile ulterioare (celelalte funcţii manageriale) nu au scop sau direcţie. Ceea ce de fapt se realizează în continuare sunt deciziile stabilite în planificare.
Pentru ca organizaţia economică să obţină rezultate prin care să supraveţuiască, în ansamblul ei dar si fiecare componentă, fiecare angajat trebuie să ştie ce are de făcut, iar răspunsul se obţine prin planificare.
Planificarea presupune proiectarea şi estimarea viitoarei evoluţii a firmei, incluzând toate activităţile care conduc la definirea obiectivelor şi la determinarea cursurilor de acţiune adecvate care să facă posibilă atingerea obiectivelor stabilite. Funcţia de planificare răspunde la întrebările CE, CUM, şi CÂND se va realiza şi CINE este responsabil.
Planificarea este o activitate orientată spre viitor şi reprezintă procesul de stabilire a obiectivelor şi a ceea ce trebuie făcut pentru a atinge aceste obiective. Managerii decide “ ce trebuie făcut, când trebuie făcut, cum trebuie făcut şi cine trebuie să o facă.” ( George A. Steiner )
Scopul functiei de planificare este stabilirea obiectivelor, tintelor catre care va fi orientata activitatea in viitor, precum si a modalitatilor – actiunile, resursele necesare si alocarea lor, implementarea – de a le realiza. Prin functia de planificare se stabileste cel mai adecvat curs al actiunilor viitoare pentru ca organizatia sa obtina rezultatele dorite.
Planificarea ne ajută să evităm erorile, pierderile si întârzierile, si, totodată face ca eforturile să devină eficace si eficiente. Planificarea este prima funcţie a managerilor, datorita faptului că ea trebuie exercitată înaintea celorlante. Prin planificare sunt influienţate toate funcţiile unei organizaţii.
Planificarea ar trebui să existe la toate nivelele manageriale: de la managerii de producţie care trebuie să stabilească fluxurile de muncă în mod eficient şi până la managerii de marketing care trebuie să stabilească în mod eficient canalele de distribuţie sau managerii serviciilor administrative, care trebuie să stabilească tipurile de documente şi fluxurile informaţionale. Planificarea eficientă este esenţială pentru succes. Fiecare manager stabileşte obiective şi descrie ce trebuie făcut pentru ca acestea să fie atinse, iar responsabilitatea de a planifica depinde de funcţia exactă pe care managerul o ocupă şi de caracterul şi obiectivele organizaţiei în care acesta lucrează. Însă indiferent de dimensiunile sau scopurile organizaţiei, planificarea aduce beneficii printre care dezvoltarea de abilităţi manageriale, creşterea posibilităţii de a avea succes, coordonarea eforturilor interdepartamentale şi pregătirea pentru schimbare.
Structura organizatorică – felul, locul, legăturile şi sarcinile posturilor şi comportamentelor – este proiectată astfel încât să susţină realizarea obiectivelor stabilite prin planificare. Personalul organizaţiei este selectat şi antrenat pentru a răspunde necesităţilor ce decurg din planurile organizaţiei. Comunicarea ca şi coordonarea salariaţilor rezultă din liniile directoare conturate de planuri. Planificarea introduce elemente de bază – sarcini, norme, indicatori, termene, etc.- indispensabile controlului.
Dacă o organizaţie nu are planuri, va fi obligată să facă faţă evenimentelor zilnice pe măsură ce acestea apar. Pe de altă parte, în condiţiile existenţei planurilor, managerii au posibilitatea de a se concentra asupra obiectivelor urmărite şi asupra acţiunilor ce trebuie făcute pentru atingerea acestor obiective. Astfel, prin urmărirea unor obiective planificate, munca indivizilor şi a grupurilor din cadrul unei organizaţii poate fi coordonată în mod eficient.
