Organizaţiile apreciază deciziile luate pe baza unor informaţii relevante, dar aceste decizii pot avea consecinţe nedorite asupra celor implicaţi. Fiecare alegere organizaţională este însoţită de o schimbare în fluxul informaţional. Procesul de luare a deciziilor este vulnerabil la influenţele venite din partea membrilor organizaţiei. Într-un proces decisional angajaţii furnizează informaţii relevante, necesare, eficiente (aspectul eficient), dar, pe de altă parte, ei au tendinţa de a da sfaturi, de a avea intervenţii şi puncte de vedere determinate de interesele personale, toate acestea constituindu-se într-o influenţă informală (aspectul de difuziune). Orice organizaţie trebuie să ţină seama în procesul luării deciziilor de aceste două efecte opuse (Hendrikse George, 2003, p. 153).
Organizaţiile încearcă să canalizeze comportamentul indivizilor în aşa fel încât acesta să fie orientat spre creşterea producţiei şi nu spre preluarea unei părţi cât mai mari din profit. Influenţele informale cresc atunci când este în joc profitul. Milgom şi Roberts (în Hendrikse George, 2003, pp. 154-159) arată că:
O organizaţie eficientă limitează libertatea de alegere a celor ce iau decizii când acestea nu au aproape nici un impact asupra organizaţiei, dar sunt importante din perspectiva personală a membrilor organizaţiei.
Pentru a preveni influenţele informale excesive managerii ar trebui să ignore o serie de informaţii, dar acest lucru ar putea duce uneori la decizii greşite. De asemenea, deciziile ar putea fi luate numai la nivel central sau conform unor reguli şi proceduri stricte, dar acest lucru ar însemna să fie ignorată informaţia locală. De aceea organizaţia trebuie să aleagă câtă autoritate de decizie trebuie centralizată şi câtă delegată. Motivul este acela că dacă un angajat ştie că influenţele informale nu vor avea nici un rezultat, el nu se va folosi de ele, în schimb va pune la dispoziţie informaţii relevante pentru organizaţie. Pentru o organizaţie birocratică în care luarea deciziilor se face conform unor proceduri stricte este destul de dificil sau costisitor sa se genereze semnale pozitive pentru angajaţii săi. O asemenea organizaţie va descentraliza procesul de luare a deciziilor numai dacă influenţele personale nu aduc nici un beneficiu membrilor săi, iar ceea ce interesează organizaţia este valoarea informaţiei venite de la aceştia.
În concluzie, pentru o organizaţie birocratică dechiderea procesului de luare a deciziilor este dezirabil numai dacă acesta este mult mai important pentru organizaţie decât consecinţele individuale şi invers.
Menţinerea unor proceduri birocratice este o altă cale de a descuraja influenţele informale: o anumită decizie este aprobată numai dacă satisface o serie de criterii prestabilite; nu sunt luate în considerare informaţiile venite de la membrii organizaţiei, nici cele relevante, nici cele irelevante.
Prin canalele de comunicare se vehiculează atât informaţii valoroase, cât şi influenţe informale. Limitarea accesului la cel ce ia decizia, reţinerea sau negarea unor informaţii de către acesta sunt metode prin care se reduce influenţa informală. Dacă cei afectaţi de decizie nu deţin toate informaţiile relevante, atunci influentele lor îşi pierd din eficienţă.
