Pentru a acţiona, managerul trebuie să cunoască foarte bine situaţia problem care implică schimbarea. Pentru aceasta este necesară parcurgerea unei etape care presupune o diagnosticare a problemelor. Principalele faze ale diagnosticării sunt:
- Identificarea tipului de problemă. Presupune, in esenţă, descoperirea tuturor problemelor cu care se confruntă managerii organizaţiei şi care, de fapt, determină schimbarea. Se pot folosi (pentru cunoaşterea problemelor) o serie de metode şi tehnici: lista de probleme, cutia cu idei, etc. pentru inceput, se recomandă identificarea ariei de cuprindere a schimbării şi tipului acesteia, respectiv dacă va fi totală sau parţială, rapidă sau lentă. Insă, cu siguranţă complexitatea problemelor şi posibilităţile organizaţiei sunt cele care influenţează de fapt procesul de implementare a schimbărilor.
- Formularea simptomelor pozitive şi negative pe care le generează problema. Fără indoială, orice problemă, identificată sau nu, generează direct sau indirect simptoame pozitive şi negative. In această fază trebuie structurate clar atat simptomele pozitive, cat şi cele negative pe care problemele actuale le generează, lucru posibil datorită analizei efectuate in faza precedentă.
- Stabilirea cauzelor care generează problema şi a efectelor pe care situaţiile de fapt le au sau le pot avea pentru fiecare tip de problemă. Esenţială in această fază este inţelegerea naturii cauzelor care au generat simptoamele pozitive şi negative. Cauzele pot fi directe, indirecte, principale/secundare. Efectele pot fi imediate, pe termen mediu sau lung.
- Precizarea modalităţilor prin care problemele pot fi soluţionate, precum şi a resurselor pe care le implică acest proces. Principalele modalităţi de acţiune vor conduce in acest fel la diminuarea/amplificarea influenţei cauzelor care au generat simptoamele negative, in primul rand, dar şi cel pozitive. Apoi se stabilesc resursele necesare pe care le implică modalităţile de acţiune respective şi procesul de implementare a schimbărilor.
- Estimarea rezultatelor la care se ajunge prin rezolvarea schimbării. In ultima fază se urmăreşte anticiparea aspectelor de eficienţă cuantificabilă şi necuantificabilă, care vor apărea ca urmare a rezolvării problemelor schimbării.
