Această etapă este o prelungire logică a primei etape şi o punte de pregătire pentru etapa argumentării. La această etapă, scopul conducătorului se reduce la rezolvarea următoarelor probleme:
– ce îl interesează pe subaltern sau un alt interlocutor;
– descoperirea motivelor şi a ţelurilor interlocutorului;
– transmiterea către el a informaţiei planificate;
– formarea bazei pentru argumentele proprii, punctele de sprijin;
– analiza şi controlul poziţiei (propunerilor ce pot apărea) a interlocutorului.
Etapa de transmitere a informaţiei, din punctul de vedere al structurii sale, e formată din următoarele elemente:
1) informarea interlocutorului: generală, specială (cu un ţel concret);
2) punerea în discuţie a chestiunilor, problemelor ce necesită o rezolvare;
3) analiza propunerilor subalternului (interlocutorului);
4) observarea şi urmărirea reacţiei subalternului la propuneri.
Pentru informarea interlocutorului şi evidenţierea problemelor principale (1-2), conducătorul poate folosi 5 grupe de întrebări:
Prima – întrebări închise – două variante de răspuns „da” şi „nu”. Cu ajutorul acestor întrebări putem îndrepta mersul discuţiei spre un ţel concret: „Acceptaţi propunerea mea?” Folosirea acestor întrebări permite conducătorului să afle argumentele pregătite de către interlocutor, pe care el va trebui să le respingă la etapa următoare.
A doua grupă – întrebări deschise – la aceste întrebări subalternul sau interlocutorul nu mai poate răspunde numai „da” sau „nu”. Sunt întrebări ce conţin: cine, când, unde, ce, din ce cauză etc. De exemplu:
– Părerea dumneavoastră cu privire la problema dată?
– Cum aţi ajuns la această concluzie? – De ce socotiţi că e necesar de realizat…
Folosirea acestor întrebări îi permit conducătorului să treacă de la monolog la dialog;
– îl face pe subaltern să participe activ la discuţie;
– subalternul devine un izvor de idei şi propuneri care pot fi folosite ori respinse;
Grupa a treia – întrebări retorice – întrebări ce nu necesită răspunsuri concrete, ţelul lor de a pune în discuţie alte chestiuni, care până acum n-au fost rezolvate, sau pentru a obţine sprijinul din partea subalternului în rezolvarea problemei date: „Îmi pare că avem aceleaşi părere despre această problemă”.
Grupa a patra – întrebări de cotitură, schimbare bruscă.
Aceste întrebări permit conducătorului să menţină discuţia în direcţia dorită de el, îi permit să găsească în poziţia interlocutorului părţile vulnerabile, lipsa de argumente:
– Cum vă închipuiţi o structură optimă, eficientă în condiţiile economiei de piaţă?
– Care metode de stimulare ne vor permite să mărim productivitatea şi calitatea muncii?
Aceste întrebări permit de asemenea de a trece de la discuţia unor chestiuni, pe care deja le-aţi rezolvat, la altele, ce sau ivit în procesul discuţiei.
Grupa a cincia – întrebări de gândire şi chibzuire – ţelul lor este crearea unei atmosfere de înţelegere reciprocă, îl impun pe interlocutor să se gândească la propunerea conducătorului, şi la răspunsul său:
– permite să facă unele schimbări în poziţia sa iniţială, că să accepte varianta propusă de conducător.
Elementul 4 al etapei date – analiza propunerilor interlocutorului, e bazat în mare măsură pe capacitatea conducătorului de a asculta interlocutorul. Pentru conducător e important să respecte unele condiţii:
- Nici un gând, nici o idee străină, toată atenţia la interlocutor, ţinând cont de faptul că viteza gândirii e de 4 ori mai mare decât ce a vorbirii. Conducătorul trebuie să folosească „acest timp liber” pentru analiza critică a propunerilor subalternului.
- în momentul când îl ascultă pe subaltern, nu se recomandă de a chibzui chestiunea următoare, cu atât mai mult, să caute contra-argumentele pentru viitorul răspuns.
- E necesar ca din cele auzite de evidenţiat principalul – restul informaţiei nu necesită o prelucrare, un efort al gândirii.
- Atenţia trebuie să fie concentrată numai la tema dată, pusă în dezbatere.
Unii conducători în momentul de analiză a propunerilor comit unele greşeli tipice sau şablon.
Prima greşeală – îndepărtarea de la temă – subiectul discuţiei, folosind timpul „liber”, se gândesc la alte probleme, ce nu le permite să-l înţeleagă pe interlocutor, să folosească ideile lui raţionale.
A doua greşeală – încercarea de a reţine toate faptele, cifrele cu ajutorul repetării în minte a cifrelor auzite. Testele psihologice au demonstrat că cei mai antrenaţi oameni sunt în stare să memorizeze de prima dată nu mai mult de 5 variante de rezolvare, 5 căi de acţiune în problema dată.
A treia greşeală – punctele vulnerabile – unii conducători şi subalterni au aşa zisele „cuvinte critice (marketing, broker, makler) care îi scot din starea psihologică normală, starea de echilibru sufletesc” – „inflaţie”, „creşterea preţurilor”, „micşorarea salariului real”; la auzul acestor „cuvinte critice” – ei nu mai sunt în stare să-l asculte atent pe interlocutor. Fiecare conducător, specialist, găsind la sine aceste puncte vulnerabile, cu ajutorul autocontrolului şi autoperfecţionării trebuie să se debaraseze de ele.
