Formele comunicării umane sunt următoarele: intrapersonală, interpersonală, de grup, prin mijloacele de informare în masă, directă.
Comunicarea intrapersonală se mai numeşte şi „vocea interioară a individului” care asigură echilibrul psihic şi emoţional al acestuia. Prin monolog interior, individul se cunoaşte şi se judecă pe sine, îşi evaluează proiectele şi deciziile sale, îşi însuşeşte sau nu mesajele primite. La acest nivel, sunt discuţii dacă dimensiunea intrapersonală poate fi un proces de comunicare, în condiţiile în care emiţătorul şi receptorul sunt una şi aceeaşi persoană, iar elementele de transmitere sunt de ordin interior. Părerile sunt împărţite, unii specialişti fiind pro, alţii contra.
Comunicarea interpersonală reprezintă dialogul cu cealaltă persoană. Comunicarea interpersonală poate să fie directă, prin prezenţa persoanelor, şi mediată de un anume suport: scrisoare, telefon, staţie de amplificare, Internet etc. Prin intermediul comunicării interpersonale se ajunge la cunoaşterea semenilor, consolidarea sau distrugerea relaţiilor interumane.
Comunicarea de grup mijloceşte schimburile de informaţii în interiorul unei echipe, organizaţii, comunităţi etc. Individul îşi foloseşte în mod activ cunoştinţele şi experienţa în viaţa sa socială şi profesională, în cadrul unor astfel de grupuri.
Comunicarea prin mijloacele de informare în masă se mai numeşte şi comunicarea prin intermediul mass-media, permiţând transmiterea mesajelor către un auditoriu larg, mai mult sau mai puţin eterogen.
Comunicarea directă se realizează sub forma dialogului, unde emiţătorul şi receptorul îşi transmit reciproc mesajele, fără ca a treia persoană să intervină. Acest tip de comunicare se poate realiza nemijlocit prin prezenţa, faţă în faţă a subiecţilor sau prin intermediul unor mijloace tehnice (telefon, computer). Specialiştii în relaţii publice au ajuns la concluzia potrivit căreia comunicarea directă poate fi de trei tipuri: verbală, non-verbală şi paralimbaj.
Comunicarea verbală aparţine fiinţei umane şi este expresia relaţiei dintre o limbă naturală şi realitate. Pentru a se exprima, omul şi-a constituit un sistem de semne şi semnale, inspirat din realitatea înconjurătoare, în scopul de a comunica cu semenii săi.
Constituţia anatomo-fiziologică a omului i-a permis să utilizeze organele vorbirii în comunicare, fapt care îl distinge pe om de animal. Unii cercetători susţin că omul se naşte cu un instinct al vorbirii, iar aceasta se perfecţionează pe timpul vieţii, în urma procesului de învăţare şi a experienţei individuale care o capătă treptat în activitatea sa.
Dezvoltarea limbii este condiţionată social-istoric, în sensul că pe diferite trepte de evoluţie ea s-a perfecţionat continuu, contribuind la apariţia culturii şi civilizaţiei în istoria omenirii. Relaţiile între limbaj şi cultură au fost determinate de factori economici, politici şi sociali, care au imprimat o anumită specificitate fiecăreia în parte. Astfel, un anumit limbaj şi-a format omul la tropice, unde căldură este în tot timpul anului, neştiindu-se de exemplu ce este zăpada şi alt limbaj l-au avut populaţiile nordice care nu au văzut nuca de cocos. Abia, în ultimele sute de ani, datorită apariţiei mijloacelor de comunicare, aceste diferenţe lingvistice au dispărut.
Limbajul are proprietatea de a informa despre realităţile naturale şi sociale, de a crea dispoziţii, stări de spirit, opinii şi atitudini, de a declanşa stări emoţionale şi de a forma oamenilor un gust estetic, determinat de efecte poetice şi stilistice.
Specialistul în relaţii publice trebuie să cunoască trăsăturile comunicării verbale pentru a transmite mesajele către public şi organizaţie în cunoştinţă de cauză; el trebuie să-şi adapteze comunicarea în funcţie de public, pentru a nu vorbi în termeni academici în faţa unor ţărani şi a nu folosi jargonul profesional la emisiuni de radio şi televiziune. Limbajul său trebuie să fie clar, concis, cu propoziţii şi fraze scurte, care să fie înţelese de un public cât mai larg, iar ritmul vorbirii să fie temperat; nici prea rapid, nici prea lent, nici strident, dar nici monoton.
Comunicarea non-verbală reprezintă o formă a limbajului exterior, exprimată prin gesturi, mimică, înfăţişare, ţinută, intonaţie, privire, mirosuri etc. şi redă semnificaţii, relaţii şi interacţiuni care trebuie deduse de subiect.
În cadrul comunicării non-verbale, ochiul este organul de simţ cel mai important. Menţinerea contactului vizual între subiecţi pe timpul actului de comunicare trebuie să se realizeze în permanenţă, deoarece el arată în primul rând gradul de atenţie reciprocă asupra problemei discutate, în al doilea rând nivelul de concentrare din partea interlocutorilor, în al treilea rând sesizarea stărilor sufleteşti şi a sentimentelor subiecţilor, în al patrulea rând eficacitatea comunicării prin intermediul feed-back-ului, şi nu în ultimul rând, controlul actului de comunicare prin dirijarea acestuia spre rezultatele dorite. Specialistul în relaţii publice trebuie să stăpânească arta menţinerii contactului vizual cu interlocutorii şi să păstreze concordanţa între mesajul verbal şi non-verbal pentru a avea o comunicare atrăgătoare şi interesantă. Sinele uman trebuie descoperit, deoarece el se poate acunde în spatele unei măşti, iar cuvintele rostite o poate trăda, exact ca într-o piesă de teatru.
Referitor la comunicarea non-verbală, specialiştii vorbesc de „managementul impresiei”, concretizat într-un adevărat complex de imagine şi actorie. Semnificaţia mesajului poate fi completată de îmbrăcăminte – felul costumului, forma pantofilor, culoarea cravatei, ţinuta de serviciu pentru o anumită profesie (roba de judecător, halatul alb dintr-un spital, zorzoanele vestimentare ale unei vedete de cinema sau muzică, uniformă militară etc.), ca dealtfel şi tunsoarea, coafura, barba, mustaţa şi alte accesorii personale cum ar fi: cerceii, ochelarii, brăţările, inelele etc.
Comunicarea non-verbală cuprinde următoarele trei elemente esenţiale: semnele, semnalele şi simbolurile.
Semnele sunt indicatori lingvistici care exprimă diferite reguli, norme, atitudini, gesturi, fapte în scopul organizării şi desfăşurării ordonate a vieţii sociale. Semnele sunt foarte variate şi diverse, fiind utilizate pentru a transmite mesaje simple cu mare rapiditate şi eficienţă. Pot fi considerate semne desenele, inscripţiile grafice, culorile, sunetele şi chiar tăcerea.
Înţelegerea semnelor depinde de forma lor – dreptunghiulară, triunghiulară, pătrată – (jocuri de cuburi), de clasificare după anumite criterii (categorii de vehicule), de culoare (steagul unei ţări) şi de locul unde se manifestă.
Semnalele reprezintă o modificare intenţionată în mediul ambiant şi în comportamentul omului cu scopul de a reglementa o situaţie, a atrage atenţia despre ceva şi de a transmite o semnificaţie specială.
Semnalele pot fi ordonate în mod artificial prin: cod (liniile şi punctele alfabetului Morse), regulament (mâna ridicată a poliţistului de circulaţie care indică unui conducător de vehicul să oprească), orar (sunetul soneriei dintr-o şcoală care anunţă timpul de pauză) sau pot fi declanşate în mod natural: emanarea unor nori de gaze din craterul unui vulcan care poate prevesti erupţia acestuia etc.
Diferenţa dintre semne şi semnale constă în aceea că primele au o semnificaţie intrinsecă, ce ţine de interiorul sau esenţa obiectului, iar secundele au un înţeles extrinsec, ce ţine de exteriorul obiectului.
Simbolurile reprezintă denumiri speciale date unor lucruri, fenomene, fapte, gesturi care au semnificaţii solemne sau metaforice în cadrul unor grupuri de oameni sau a unei societăţi.
Orice societate şi-a creat şi dezvoltat un sistem de simboluri, rezultat în urma unor convenţii sociale, care induc în conştiinţa subiectului semnificaţii abstracte şi solemne cum ar fi: steme, steaguri, crucea, imnul etc. Semnificaţiile pot fi negative sau pozitive, în funcţie de interpretările pe care le dau comunităţile respective. De pildă, dacă zvastica reprezintă conotaţii negative în cultura occidentală, făcându-se asocieri cu ororile nazismului, nu acelaşi lucru se poate spune în cultura budistă care înseamnă „pace şi noroc” sau în clutura hindusă care înseamnă „soare”.
În concluzie, pentru ca un simbol să fie apreciat, el trebuie să reprezinte o idee abstractă, să fie uşor de memorat şi recunoscut de o masă mare de oameni.
Paralimbajul sau comunicarea paraverbală se referă la tonul şi atitudinea subiecţilor în comunicare, cu rol decisiv în receptarea mesajelor. Modul de receptare a mesajului depinde, pe de o parte, de tonul coborât sau ridicat al emiţătorului, iar pe de altă parte, de manifestarea unei atitudini calme, prietenoase, optimiste sau a unui comportament arogant, ostil şi tensionat. Aceasta presupune că în orice comunicare, emiţătorul trebuie să ţină cont de caracterul, timbrul şi puterea vocii sale, de accentuarea anumitor cuvinte, de pauzele necesare pe timpul discursului, de gravitatea tonului şi cadenţa rostirii, precum şi de maniera sa interogativă sau exclamativă.
Râsul şi plânsul constituie şi ele elemente paralingvistice. De regulă, râsul este rezultatul unei stări de mulţumire şi de optimism, o stare de sănătate fizică şi psihică, dar nu trebuie să se exagereze cu această atitudine, atât din partea emiţătorului cât şi a receptorului. Râsul fără motiv poate duce la bănuieli de neseriozitate sau chiar la manifestarea prostiei în comunicare. Cu atât mai mult, rânjetul poate duce la sfidarea interlocutorului. Râsul trebuie să fie spontan, curat şi afectiv şi nu declanşat în hohote sau cascade. Glumele pe timpul discursului trebuie alese cu atenţie şi să nu se repete la aceeaşi categorie de public, pentru că nu mai prezintă efectele aşteptate.
Plânsul este o stare emotivă supremă care se declanşează în urma unei tristeţi, îngrijorări, eşec sau o neîmplinire. Dacă un subiect nu se poate abţine de la plâns pe timpul unui discurs, este recomandabil să se renunţe la prezenţa lui pe timpul comunicării.
Paralimbajul are semnificaţia sa comunicaţională specifică şi trebuie folosit cu măiestrie în activitatea de relaţii publice.
