Termenul de organizare îl folosim atât de frecvent, încât viaţa noastră de fiecare zi ar deveni mult mai săracă dacă ar fi să renunţăm la el. Ne organizăm timpul de lucru, timpul liber, activităţile dintr-o săptămână, întâlnirile de afaceri, întâlnirile cu prietenii, cărţile din bibliotecă, fişierele de lucru din memoria calculatorului, etc. Prin această activitate, noi punem ordine şi reducem entropia asociată structurii pe care o organizăm. Organizarea s-a dezvoltat ca o necesitate, pentru a creşte eficienţa şi calitatea muncii. Conform legii entropiei generalizate, sistemele tind în mod natural să evolueze spre stări tot mai dezorganizate, fiecare nouă stare fiind caracterizată printr-o entropie mai mare decât precedenta stare. La limită, se ajunge la starea de haos, când entropia devine maximă.
Să considerăm, de exemplu, o intersecţie dintre două artere mari de circulaţie dintr-un oraş. Intersecţia este semaforizată, astfel că traficul auto se desfăşoară suficient de organizat. Dacă, din anumite motive semafoarele îşi pierd parţial funcţionalitatea, ele prezentând doar lumina intermitentă, traficul îşi pierde din fluenţă, eficienţă şi organizare. Dacă semafoarele îşi încetează complet activitatea, tendinţa traficului este evidentă spre dezorganizare tot mai accentuată şi la limită, se poate bloca. De la sine, ordinea traficului auto nu mai poate fi restabilită. Este necesară intervenţia unui agent de circulaţie sau repornirea semafoarelor, care să reintroducă ordinea şi să restabilească organizarea traficului în intersecţie.
Prin procesul de organizare se generează ordine structurală şi funcţională, scade entropia şi creşte eficienţa muncii. Într-o întreprindere, organizarea se referă în mod deosebit la două aspecte: organizarea structurii administrative şi organizarea structurii funcţionale. Cele două structuri organizatorice se condiţionează reciproc, dar nu într-un mod determinist. Aceasta înseamnă că pentru aceeaşi structură administrativă putem avea mai multe structuri funcţionale şi invers, pentru realizarea aceleeaşi structuri funcţionale pot fi concepute mai multe variante de structuri administrative.
Acest aspect este foarte important, deoarece el permite ca pentru orice întreprindere să existe mai multe variante de structuri administrative şi structuri funcţionale posibile, care pot fi optimizate astfel ca să se realizeze o organizare structurală şi funcţională cât mai eficientă. Acest rezultat este important şi pentru instituţiile publice, deoarece el permite să se acţioneze asupra organigramelor iniţiale date prin actul de constituire şi să se realizeze structuri organizatorice mai performante.
Organizarea este un proces dinamic. Odată realizate structura administrativă şi structura funcţională a unei organizaţii, ele nu trebuie considerate rigide şi imuabile. Ele trebuie considerate într-un proces dinamic, în sensul că se pot modifica oricând este nevoie pentru a permite organizaţiei o adaptare permanentă la cerinţele mediului extern competitiv sau la cerinţele câmpului de forţe politice care stabilesc misiunea şi obiectivele organizaţiei.
Organizarea se referă la modul în care se descompun progresiv procesele de muncă dintr-o organizaţie în componente funcţionale din ce în ce mai mici, se realizează de către anagajaţi prin procesarea resurselor disponibile şi apoi se integrează sub forma produselor şi serviciilor destinate consumatorilor. În viziunea autorilor Nicolescu şi Verboncu ( 1999, p.278): „Organizarea firmei constă în stabilirea şi delimitarea proceselor de muncă fizică şi intelectuală, a componentelor acestora (mişcări, timpi, operaţii, lucrări, sarcini, etc.), precum şi gruparea lor pe posturi, formaţii de muncă, compartimente, etc., corespunzător anumitor criterii manageriale, economice, tehnice şi sociale, în vederea realizării în cele mai bune condiţii a obiectivelor previzionate”.
Organizarea poate avea ca anvergură întreaga firmă sau numai o parte componentă a ei. Ea este o funcţie generică a managementului, în sensul că reduce entropia unui proces prin structurarea şi ordonarea lui, oricare ar fi procesul de muncă respectiv şi nivelul la care se realizează. Atunci când se organizează un proces sau o activitate componentă a lui, se trece de la mediul continuu şi comportamentul haotic, la un mediu structurat şi un comportament reglementat printr-o serie de proceduri. Prin organizare se creează condiţiile necesare pentru implementarea deciziilor şi realizarea obiectivelor organizaţionale. Totodată, desfăşurarea proceselor se face în mod programt şi controlabil.
Organizarea este o funcţie managerială care poate genera un număr infinit de soluţii teoretice. În practică, se încearcă obţinerea unei soluţii optime, dar de cele mai multe ori se acceptă o soluţie suficient de bună, care să satisfacă cerinţele de contingenţă ale mediului intern cu cele ale mediului extern. Organizarea are ca finalitate realizarea a două structuri fundamentale: o structură funcţională şi o structură organizatorică. Cele două structuri se corelează, dar nu se condiţionează în mod univoc. Cu alte cuvinte, pentru o structură funcţională pot exista mai multe structuri organizatorice, iar o structură organizatorică poate genera mai multe structuri funcţionale. Managementul ca ştiinţă, încearcă să găsească cea mai bună corelare dintre cele două structuri şi integrarea lor în funcţionalitatea organizaţiei. Structura funcţională şi structura organizatorică nu sunt rigide şi nici intransformabile. Există o anumită dinamică a lor în timp, ca o reacţie necesară de adaptare la schimbările produse în mediul extern organizaţiei.
Orice organizaţie are o structură funcţională generică, în sensul că întreg spectrul de activităţi se poate descompune pe baza criteriului de omogenitate în următoarele categorii: activităţi de cerectare-dezvoltare, activităţi de producţie, activităţi comerciale, activităţi financiar-contabile şi activităţi de personal (fig. 4.1). Realizarea fiecărei categorii de activităţi constituie o funcţie a organizaţiei. Structura funcţională a organizaţiei se referă la următoarele funcţii sau funcţiuni (Nicolescu şi Verboncu, 1999) : a) cercetare-dezvoltare; b) producţie; c) comercială; d) financiar-contabilă şi e) de personal.
Fiecare dintre funcţiile mai sus menţionate se poate descompune în mai multe activităţi. La rândul ei o activitate se poate descompune în mai multe atribuţii. Continuând această descompunere de sus în jos, unii autori consideră atribuţia ca un agregat de sarcini: „Sarcina reprezintă o componentă de bază a unui proces de muncă complex sau un proces de muncă simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual, care, de regulă, se atribuie spre realizare unei singure persoane” (Nicolescu şi Verboncu, 1999, p.281).
La descompunerea atribuţiilor în sarcini se au în vedere calificarea, cunoştinţele, deprinderile şi aptitudinile angajaţilor. Deoarece sarcinile se raportează la persoane, ele au o anumită autonomie funcţională. Important este să subliniem faptul că această descompunere nu este standardizată, ea depinzând de contextul operaţional al firmei. Într-o firmă mică, procesul de descompunere este foarte redus, fiecare angajat fiind încărcat cu cât mai multe sarcini şi activităţi, indiferent dacă acestea sunt omogene sau neomogene.
Figura 4.1 Funcţiile organizaţiei
Într-o firmă mare, procesul de muncă se descompune în componente cât mai mici, care se distribuie apoi celor angajaţi. Totodată, într-o firmă dinamică, aptă de a se adapta continuu cerinţelor impuse de mediul extern, descompunerea proceselor de muncă în componente tot mai mici se modifică în timp. De aceea, este important de reţinut procesul generic de descompunere al muncii în entităţi omogene cât mai mici şi nu definirea rigidă şi cantitativă a acestor entităţi. De multe ori, inovarea şi dezvoltarea tehnologică fac ca multe dintre activităţile şi sarcinile definite într-un anumit context de muncă să dispară. De exemplu, în urmă cu două decenii, introducerea datelor în calculator se făcea cu ajutorul cartelelor perforate. Într-o firmă care dispunea de un centru de calcul, perforarea cartelelor constituia o sarcină sau chiar o activitate foarte importantă. Perfecţionarea echipamentelor de calcul a permis ca introducerea datelor să se facă folosind tastatura. Perforatoarele au dispărut şi o dată cu ele au dispărut şi activităţile de perforare a cartelelor.
