Întreţinerea şi administrarea sistemului informaţional

Sistemul informaţional implementat trece într-o fază nouă – faza de ex­ploatare, de întreţinere într-o stare funcţională, de administrare din partea colectivului de utilizatori. Acest colectiv este format din utilizatori propriu- zişi ai sistemului şi din specialişti în informatică, calculatoare, sisteme in­formaţionale etc. Fiecare dintre membrii colectivului are interesele, funcţiile, obligaţiile sale, ceea ce ne permite de a-i clasifica, de a stabili un hotar între dînşii, însă toţi membrii colectivului într-o măsură mai mică sau mai mare sînt implicaţi în utilizarea sistemelor informaţionale, în întreţinerea şi admi­nistrarea lor. Numai o atitudine adecvată faţă de sistemele in­formaţionale va permite menţinerea lor într-o stare bună de lucru, utilizarea lor un timp îndelungat.

Există un şir de cauze ce influenţează întreţinerea sistemelor informaţio­nale în stare funcţională şi care demonstrează necesitatea formării unui servi­ciu specializat de administrare şi întreţinere. Enumerăm unele dintre ele:

           apariţia unor noi cerinţe din partea utilizatorilor şi a managerilor;

           apariţia unor situaţii neordinare, unor greşeli în programe;

           probleme tehnice de echipament;

           transformări ale mediului organizatoric intern (schimbări ale structu­rii organizaţiei);

           modificări ale legislaţiei în vigoare ce afectează sistemele.

Asupra activităţilor de întreţinere (asistenţă) mai influenţează:

           tipul aplicaţiilor;

           vechimea sistemelor;

           dimensiunile sistemelor (ale componentelor);

           complexitatea sistemelor (programelor);

           dependenţa de alte sisteme;

           calitatea şi componenţa documentaţiei;

           nivelul de cunoaştere a sistemelor de către utilizatori;

           nivelul de implicare a utilizatorilor la proiectare.

Cu timpul, întreţinerea sistemelor informaţionale devine tot mai costisi­toare. Totul depinde de proiect: un proiect bun contribuie la o întreţinere iefti­nă, iar un proiect prost – la cheltuieli suplimentare de întreţinere. Acestea pot servi ca temei pentru înfiinţarea în organizaţie a unui serviciu informaţional, care s-ar compune din specialişti în domeniu.

Structura organizatorică a unui astfel de serviciu va depinde de măsu­ra în care organizaţia utilizează noile tehnologii informaţionale şi de gradul echipării cu calculatoare şi alte mijloace de prelucrare a informaţiei. Desigur, organizaţia ce utilizează cel mult 10 calculatoare nu va avea nevoie de înfiin­ţarea unui serviciu informaţional, folosind pentru satisfacerea necesităţilor de deservire, întreţinere, exploatare un singur specialist sau apelînd la o organi­zaţie specializată în prestarea unor astfel de servicii (relaţii contractuale).

Dacă organizaţia foloseşte pe larg tehnologiile moderne de prelucrare a informaţiei, este practic automatizată, atunci apare necesitatea formării unei subdiviziuni (departament), ce se va ocupa de rezolvarea tuturor problemelor de administrare şi exploatare a sistemelor informaţionale. Structura unui ast­fel de departament ar fi de natura celui demonstrat în figura 22.13.

Vom enumera în continuare un şir de metode de utilizare a resurselor în procesul exploatării sistemelor informaţionale:

          structurarea corectă a sistemului din primele faze de proiectare;

          instruirea utilizatorilor în probleme de securitate;

          securitatea fizică în procesul exploatării;

          prevenirea accesului neautorizat la calculatoare, reţele şi date;

          controlul corectitudinii transferului de date;

          activitatea de audit pentru depistarea problemelor de securitate;

          vigilenţă, pregătire pentru eventuale calamităţi naturale.

Una din problemele ce ţin de activitatea serviciului informaţional este reevaluarea sistemelor. Activitatea de reevaluare se desfăşoară:

          la moment, cînd apar incertitudini, probleme şi situaţii neplăcute, greşeli în logică;

          periodic, peste intervale prestabilite de timp (între 6 luni şi 1 an).

La reevaluare se va lua în consideraţie:

          timpul de reacţie a sistemului (timpul de răspuns al calculatorului poate să nu satisfacă utilizatorul şi apare necesitatea soluţionării pro­blemei apărute);

          instruirea (programele de instruire sînt adecvate sistemului şi cerin­ţelor utilizatorilor?);

          fiabilitatea (este de nădejde sistemul?);

          misiunea (sistemul informaţional este de folos organizaţiei sau nu, îşi exercită misiunea?);

          scopurile şi obiectivele (corespund cerinţelor şi necesităţilor organi­zaţiei?);

          procedurile (există proceduri de protecţie a sistemelor, sînt ele bune?);

          comunicaţiile (sînt adecvate?);

          mijloacele tehnice şi programate (sînt adecvate necesităţilor?);

         personalul (este suficient sau mai trebuie angajaţi specialişti?);

          bugetul sistemului informaţional (întreţinerea sistemului depăşeşte sau nu veniturile pe care le aduce?);

          eficienţa (este eficient sistemul?);

          documentarea (sînt reflectate în documente schimbările produse în sistem?).

O ultimă problemă, destul de importantă în activitatea de întreţinere a sistemelor informaţionale, este cea a securităţii. Securitatea sistemelor poate fi asigurată din diferite puncte de vedere: legală, operaţională, securitatea da­telor, drepturile şi obligaţiile utilizatorilor etc.