Managementul administrativ şi birocratic

Creatorul managementului administrativ este considerat industriaşul francez Henry Fayol (1841 – 1925). De formaţie inginer minier, Fayol a fost angajat al firmei Commentry- Fourchambault întreaga sa viaţă. Din 1888 el a fost directorul executiv al acestei firme, pe care o revigorează după un declin managerial dramatic care o dusese în pragul falimentului. În lucrarea sa Administration Industrielle et Generale publicată în 1916, Fayol formulează pentru prima data funcţiile întreprinderii şi funcţiile administrării, care au fost preluate ulterior ca fiind funcţiile managementului (Fayol, 1966). Spre deosebire de Taylor, care a fost interesat de managementul procesului de muncă pentru eficientizarea lui şi creşterea productivităţii, Fayol a fost interesat de administrarea întreprinderii, privită ca un mecanism cu mai multe funcţii. Cele şase funcţii ale întreprinderii formulate şi analizate în această lucrare sunt: tehnică, administrativă, comercială, financiară, contabilă şi de securitate a muncii. Prezenţa ultimei funcţii se explică prin faptul că Fayol a fost directorul unor întreprinderi miniere, în care securitatea muncii în subteran era vitală pentru mineri. Detaliind şi analizând mecanismul administrativ, autorul consideră ca fiind fundamentale pentru realizarea efectivă a lui, următoarele funcţii: a prevedea, a organiza, a comanda, a coordona şi a controla (Fayol, 1966). Cu unele nuanţări nesemnificative, analiza funcţională realizată de Fayol, având la bază propria lui experienţă, este folosită şi astăzi în toate cărţile şi cursurile de management. Importante sunt şi principiile pe care el le formulează pentru realizarea unui management performant:

• Diviziunea muncii, bazată pe specializare şi profesionalizare.
• Autoritate şi responsabilitate în realizarea atribuţiilor manageriale.
• Disciplină a muncii, în sensul respectării reglementărilor şi înţelegerilor.
• Unitate de comandă, în sensul ca un angajat să primească dispoziţii de muncă numai de la un singur şef, imediat ierarhic superior.
• Unitate de conducere, în sensul ca toate deciziile să fie luate la vârful piramidei administrative, concepţie specifică de altfel centralismului managerial francez.
• Subordonarea intereselor individuale celor generale.
• Salarizarea trebuie astfel făcută, încât să satisfacă deopotrivă cerinţele executanţilor şi ale managerilor.
• Centralizarea, în sensul stabilirii unui raport optim între tendinţele de centralizare şi descentralizare ale autorităţii manageriale.
• Ordine, în sensul punerii omului potrivit la locul potrivit.
• Iniţiativa individuală şi dezvoltarea spiritului de echipă.

Creatorul managementului birocratic este considerat gânditorul german Max Weber (1864 – 1920). În viziunea lui, funcţionarea perfectă a unei administraţii trebuia să fie modelată după funcţionarea unui mecanism de ceasornic. Aceasta însemna realizarea unei structuri organizatorice şi funcţionale perfect determinate, care să fie impersonală sau insensibilă la factorul uman, astfel ca să poată funcţiona precis, eficient şi controlabil. Acest model de organizare a condus la dezvoltarea birocraţiei administrative, ca formă ideală de funcţionare a unui sistem administrativ. Dintre ideile mai importante formulate în acest sens de Weber, menţionăm următoarele (Nica, Prodan şi Iftimescu, 2002):

• Munca, în ansamblul ei, va fi divizată pe activităţi componente şi vor fi definite în mod clar autoritatea şi responsabilitatea celui care se află în poziţia de a da ordine.
• Posturile vor fi organizate într-o ierarhie a autorităţii, astfel încât fiecare poziţie să se afle sub autoritatea altei poziţii, situate ierarhic mai sus.
• Toţi angajaţii sunt selectaţi şi promovaţi pe baza calificării profesionale şi a experienţei proprii în domeniu.
• Toate deciziile luate şi dispoziţiile date se vor consemna în scris şi vor fi transmise sub formă de documente, pentru a se putea controla modul de realizare a lor.
• Constituirea unei arhive de documente şi păstrarea ei în timp cât mai mult.
• Separarea managementului de proprietarii firmei.
• Managerii vor stabili reguli şi proceduri ferme de organizare şi funcţionare a mecanismului birocratic.
• Regulile sunt impersonale şi vor fi aplicate tuturor salariaţilor, astfel ca funcţionarea întregului mecanism birocratic să devină precisă, eficientă, perfect controlabilă şi insensibilă la slăbiciunile factorului uman.

Weber este atras de ideea raţionalităţii occidentale şi, respectiv, de cea a raţionalizării funcţionării organizaţiilor. În acest demers, el consideră trei tipuri distincte de organizaţii: a) organizaţia centrată pe lider; b) organizaţia patriarhală sau tradiţională; c) organizaţia birocratică, centrată pe ideea de raţionalitate şi implicit pe cea de legalitate. Weber defineşte apoi, în cadrul unei organizaţii, trei tipuri de autoritate, pe care le opune conceptului de putere (Zorlenţan, Burduş şi Căprărescu, 1998):

• Autoritate raţională. Aceasta se bazează pe un sistem de scopuri şi funcţii definite într- un mod raţional, astfel ca prin exercitarea acestei autorităţi să să contribuie la performanţele organizaţiei.
• Autoritatea tradiţională. Aceasta se bazează pe considerente subiective, de tradiţie şi personalităţi. Este un gen de autoritate ereditară, care se transmite din generaţie în generaţie. Ea nu se câştigă într-un context valoric, ci se impune prin tradiţie. Autoritatea derivă din importanţa continuării tradiţiei şi nu din calităţile personale ale celui investit cu această autoritate. Este o autoritate de tip feudal sau monarhic.
• Autoritatea carismatică. Această autoritate are la bază o serie de calităţi personale ale managerului, care îi creează o imagine de lider. Marii conducători de armate şi marii politicieni au reuşit să se impună şi prin carisma lor deosebită. De asemenea, managerii care au dat viaţă şi au contribuit în mod considerabil la dezvoltarea organizaţiilor lor s­au remarcat printr-o carismă aparte.

Lucrările lui Weber au avut un rol important în dezvoltarea managementului organizaţional şi în special în cristalizarea managementului instituţiilor publice. În esenţă, modelul organizaţiei raţionalizate este un model mecanicist de gândire, similar celui folosit de Taylor şi Fayol. În concepţia lui Weber, raţiunea eficienţei birocratice se află tocmai în forma sa de organizare, o formă ce s-a dovedit a fi superioară administraţiei tradiţionale. Totodată, datorită autorităţii şi impunerii unor sisteme de reguli care acţionează ca mecanismele de ceasornic, controlul acţiunilor organizaţiei şi în mod implicit a celor din organizaţie se poate asigura uşor şi eficient. Încă o dată, subliniem supraevaluarea şi suprasolicitarea funcţiei de control, exercitată asupra oamenilor şi nu asupra procesului de producţie. Dacă birocraţia reprezenta pentru Weber un model de ordine, precizie şi eficienţă organizatorică, ea a devenit în condiţiile de acum un model organizaţional falimentar, care nu mai corespunde cerinţelor impuse de mediile externe foarte dinamice şi turbulente. Totodată, de la nevoia documentării deciziilor manageriale, birocraţia a condus la generarea redundantă a documentelor şi, mai ales, la tendinţa de disipare şi neutralizare a responsabilităţilor prin acoperirea cu cât mai multe semnături. Aceste fenomene de transfer a soluţionării problemelor din spaţiul real într- un spaţiu al hârtiilor se întâlnesc şi astăzi în instituţiile publice, cu consecinţe negative pentru întregul spectru social şi economic. Managementul birocratic a creat o cultură organizaţională extrem de rezistentă la schimbare, care a promovat la rândul ei mediocritatea şi impostura managerială. Birocraţia a devenit în mediul tranzitiv românesc o formă de manifestare puternică a antimanagementului, în special în instituţiile publice.