Managementul administrarii resurselor materiale reprezinta o imbinare fructuoasa a activitatilor departamentului de aprovizionare. Privita ca un mini proiect aprovizionarea și include o serie de activitati principale.
În domeniul aprovizionării materiale, întreprinderea îşi stabileşte necesarul de materii prime, materiale, combustibili, energie, etc. din ţară şi din import, cu termene de livrare şi stabileşte stocurile de producţie, încheie contracte economice cu diverşi furnizori, efectuează recepţia bunurilor aprovizionate şi depozitarea acestora.
În domeniul desfacerii (vânzării) întreprinderea încheie contracte cu diverşi beneficiari pentru produsele din domeniul său de activitate, urmăreşte şi livrează mărfurile la termenele şi conform clauzelor contractuale stabilite, prospectează piaţa şi negociază vânzarea produselor sale.
Conceptele fundamentale în aprovizionare sunt: aprovizionarea independentă după nevoile producţiei, aprovizionarea pentru intervalul de timp de fabricaţie, aprovizionarea pe interval lung de timp pe sortimente materiale..
Aprovizionarea independentă după nevoile producţiei poate duce la disfuncţii între fabricaţie şi aprovizionare prin lipsa imprevizibilă a materiei prime într-un moment dat (criza organizatorică); este necesară rezerva de materii prime.
Aprovizionarea dependentă de nevoile producţiei se face în concordanţă cu ritmul consumurilor şi planificarea fabricaţiei (prognoza producţiei).
Aprovizionarea pe un interval de timp de fabricaţie se face din momentul începerii până în cel al terminării producţiei. Aprovizionarea se face în timp real, fiind timpul între lansarea comenzii către furnizor până în momentul recepţiei mărfii.
Aprovizionarea pe sortimente de materiale cere o durată lungă de aprovizionare ceea ce impune asigurarea unor rezerve mari de materiale.
Fig.3 Ciclul de aprovizionare în cadrul unui proiect
Se pun în evidență următoarele elemente componente ale activtății de aprovizionare în cadrul unui proiect:
- a) Cererea de aprovizionare, formulata de catre utilizator pe baza necesarului acestuia de materii prime sau componente. Initierea unei astfel de cereri are la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spatiilor de depozitare, o analiza a proiectelor tehnologice sau a controlului productiei, in functie de tipul produselor si organizarea firmei. O data identificat necesarul de materiale, se intocmeste o cerere adresate departamentului de aprovizionare prin care se solicita reinnoirea stocurilor folosindu-se anumite documente, cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o lista completa a necesarului de materiale, care sa cuprinda detalii referitoare la produsele ce vor fi achizitionate, cantitatile necesare, precum si o cerere de reinnoire a stocului.
O atentie deosebita trebuie sa acorde achizitorul acelor produse care necesita un timp mai indelungat de achizitie si sa ia toate masurile necesare ca instructiunile de comandare sa fie predate departamentului de achizitii in timp util.
- b) Selectarea furnizorului priveste cea de-a doua etapa a procesului de aprovizionare si presupune alegerea sursei de achizitie bazata pe cotatii de preturi, conditii de livrare, reputatia privind standardele de calitate, performantele la livrare si situatia comerciala. Sursa de aprovizionare poate consta intr-un singur furnizor sau mai multi, in functie de necesarul de materiale solicitat.
O mare amploare a luat ultima perioada un sistem japonez de aprovizionare si productie, constand in reducerea stocurilor zero, bazandu-se pe furnizori care sa livreze marfurile direct la locul de munca si „exact la timpul potrivit”.
- c) Emiterea comenzii de achizitie este partea cea mai rutinanta a unui proces de achizitie, constand in scrierea comenzii, semnarea si expedierea ei prin posta, ori in schimb electronic de date. Problemele ce se pot ivi in aceasta etapa privesc consumul de timp, in sensul ca aceasta activitate poate dura cateva zile sau saptamani, ceea ce poate duce la o marire a timpuui alocat proiectului. Se mai are in vedere si faptul ca orice comanda de achizitie defineste conditii comerciale, de regula standardizate si tiparite pe spatele formularelor de comanda, care il obliga pe achizitor sa accepte toate costurile necesare si implicatiile legale.
Obligatiile comerciale prevazute ce comanda de achizitie sunt in fapt obligatii contractuale referitoare la conditiile de plata, la pret ( fixat pe durata contractului acesta nefiind supus cresterii din nici un motiv, daca nu s-a dispus altfel), termenul de livrare, calitatea si descrierea produselor ce urmeaza a fi livrate, la modul de despagubire in cazul marfi neconforme, pierdute sau deteriorare.
O data contractat produsul, vanzatorul nu mai are nici un drept de modificare sau adaugare clauze, decat printr-o autorizare explicita data de companie pe un formular oficial de modificare.
- d) Confirmarea comenzii reprezinta raspunsul furnizorului la comanda de achizitie, in cazul in care el este pozitiv, inregistrandu-se un contract legal, supus legilor in vigoare. In aceasta etapa, revine furnizorului obligatia de a retuna o confimare a acceptarii conditiilor sau cel putin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificatiile, pretul si conditiile de livrare.
- e) Urgentarea aprovizionarii este o masura preventiva prin care se incearca preintampinarea intarzierii livrarii, cu ajutorul unui sistem de avertizare timpurie, solicitand inforrnarea din timp desp orice dificultati pe care le-ar putea intampina furnizorul. Desi in unele organizatii mai mici achizitorul indeplineste si rolul celui ce urgenteaza aprovizionarea, regula este ca acest rol sa revina unei persoane special insarcinate din cadrul departamentului de
O data plasate toate comenzile, achizitionarea la timp a marfurilor devine o problema primordiala. Urgentarea aprovizionarii nu reprezinta doar un proces de urmarire a marfurilor intarziate, ci mai degraba incearca sa prevada problemele ce apar pe parcursul productiei si livrarii, preintampinand intarzierea livrarii.
- f) Expedierea – inaintea parasirii locului de productie al furnizorului trebuie avut in vedere faptul ca transportul sa fie marcat corespunzator, prin aplicarea unei stampile usor de recunoscut a funizorului pe lazile de ambalaj, astfel incat fiecare articol sa poata fi identificat in toate etapele calatoriei, precum si la destinatie,
- g) Livrare si facturare – facturile insotesc actele de trimitere a marfurilor si se deconteaza de catre solicitantul marfii in momentul receptionarii acesteia.
- h) Inspectia interna a produselor – realizata de catre factorii de control abilitati din interiorul organizatiei,
- i) Receptia produselor, este ultima etapa a ciclului aprovizionarii si consta intr-o examinare amanuntita pentru verificarea eventualelor pagube survenite pe parcursul transportului, greseli referitoare la natura marfurilor sau cantitatea solicitata. Daca marfurile corespund, acestea sunt trimise la magazie, unde se procedeaza si la o evidenta a stocurilor. Apoi, dupa un timp, se pregateste un nou ciclu de aprovizionare.
Planificarea proiectului cuprinde:
- Planificarea aprovizionarii – produsele ce vor fi achizitionate si data achizitionarii
- Planificarea solicitarii – documentarea privind caracterisitcile bunurilor care vor fi acizitionate si identificarea potentialilor furnizori
- Solicitarea – analiza ofertelor
- Selectarea sursei – selectarea furnizorului intre ofertanti
- Administrarea contractului – conditiile contractuale survenite intre parti
- Incheierea contractului – finalizarea contractului si furnizarea bunurilor.
- Planificarea aprovizionarii
Analiza proiectului – priveste unele costuri preliminare, planuri manageriale de calitate, fluxul banesc in cadrul proiectului, identificarea riscurilor sau a personalului planificat
Constrangerile sunt factorii ce limiteaza optiunile cumparatorului, una dintre cele mal cunoscute constrangeri pentru proiecte fiind disponibilitatile financiare.
Presupunerile sunt factorii care in viziunea scopurilor planificate sunt considerati a fi adevarati, reali si siguri.
Metode si tehnici pentru planul aprovizionarii
- Analiza producerii sau cumpararii este o tehnica manageriala prin care se definesc o serie de conditii financiare (atat costuri directe, cat si costuri indirecte) in vederea deciderii daca un anumit bun renteaza a fi produs sau cumparat.
- Parerea expertului va fi adesea necesara in cadrul unui proiect, fie ca este asigurata de un singur individ sau de un grup de persoane specializate, fie ca provine din surse diferite, cum ar fi: alte unitati din cadrul organizatiei, consultanti, asociati profesionali sau tehnici, grupuri industriale.
- Alegerea tipului de contract se face in functie de nevoile proiectului, selectand pe acela care indeplineste scopurile urmarite. Principalele categorii de contracte sunt:
- contractul avand preturi fixe – aceasta categorie vizeaza fixarea unui pret total pentru un produs bine definit. Neindeplinirea acestei conditii duce la riscuri atat pentru cumparator, care nu primeste produsul dorit, cat si pentru vanzator, care suporta cheltuieli mai mari cu procurarea lui.
– contractul cu costuri rambursabile – include pe langa costurile de productie ale unui bun si un profit al vanzatorului. Se are in vedere si faptul ca de obicei costurile sunt clasificate in costuri directe, ca de exemplu cele necesare pentru profitul exclusiv al unui proiect, si costuri indirecte, calculate ca un procent din costurile directe, vizand salariile executivilor, largirea obiectivelor proiectului, denumite pe scurt „costurile de a incheia afaceri”.
– contractul de tip timp si materiale – este un gen de contract care reuneste preturile fixe cu costurile rambursabile.
Rezultate (date de iesire) pentru planificarea aprovizionării:
- Planul managerial de aprovizionare – priveste modul in care vor fi gestionate celelalte procese de aprovizionare.
- Declaratia de lucru – descrie in detaliu bunurile ce se doresc achizitionate, in vederea stabilirii fumizorilor care sunt capabili a le procura in conditiile cele mai avantajoase.
- Planificarea solicitarii
Date de intrare
– Planul managerial de aprovizionare – descris anterior
– Declaratia de lucru – descris anterior
– Alte date de iesire planificate – cuprinde o revizuire a riscurilor, a costurilor preliminare, stabilite in planificarea aprovizionarii, care s-au modificat de la o etapa la alta, luate acum in considerare ca parte a solicitarii.
Metode si tehnici
- Formele standard se refera la contracte1e standard, descrierile standard ale bunurilor ce fac obiectul proiectului sau la versiunile standardizate ale unei parti sau a intregului set de documenre necesare.
– Parerea expertului este necesara si in aceasta etapa a proiectului.
Date de iesire
– Documentele aproviziondrii sunt folosite in vederea solicitarii propunerilor posibililor furnizori, selectati mai tarziu potrivit criteriilor cunoscute.
– Criteriile de evaluare pot fi ebiective sau subiective, bazate pe talentul sau experienta managerului de proiect, si fac adesea parte din documentele de achizitionare.
- Revizuirea unor declaratii de munca survine si pe parcursuJ planului de solicitare.
- Solicitarea -Solicitarea implica un proces de obtinere a ofertelor din partea furnizorilor
Date de intrare
– Documentele aprovizionarii sunt trimise potentialilor furnizori
– Lista furnizorilor calificati contine informatii despre fiecare fumizor in parte, respectiv despre experienta acestuia, despre reputatia privind standardele de calitate, performante sau alte caracteristici specifice.
Metode si tehnici pentru solicitare
– Conferinta vanzarii consta intr-o serie de intalniri la care participa toti potentialii furnizori in vederea stabilirii exacte a ofertelor, a conditiilor contractuale, a cerintelor tehnice etc.
– Publicitatea este un mod in care lista furnizorilor poate fi completata prin atragerea altora noi prin intermediul mass-media. Pentru unele produse, publicitatea este necesara, cum ar fi subcontractarea unor proiecte guvernamentale.
- Selectia sursei
Alegerea sursei implica receptarea propunerilor furnizorilor, aplicarea criteriilor de evaluare, si in final decizia de a contracta cu cel mai in masura sa asigure necesitatile prevazute in proiect. Chiar daca pretul este un determinant de prim ordin, asta nu inseamna ca este si singurul temei al alegerii furnizorului, un exemplu concludent in acest sens fiind dat si de faptul ca eel mai mic pret propus ar putea sa nu fie si cel mai mic cost daca furnizorul se dovedeste a fi pus in situatia de a nu putea livra bunurile la timpul stabilit in contract, ceea ce duce la o intarziere a intregului proiect, provocand cresterea costurilor totale.
Date de intrare
– Propunerile – realizate in cadrul fazei anterioare
– Criterii de evaluare – prezentarile scrise si orale ale ofertei furnizorilor pot fi secondate si de unele monstre ale produselor fabricate anterior.
Metode si tehnici pentru solicitare
- Negocierea contractului – implica claritatea clauzelor
- Sistemul de incarcare – se determina in functie de caracterristiciel bunurilor
- Sistemul scanarii – cerinte minime de performanta pt criteriile de calificare
- Estimari independente – evaluare independenta fata de cea a furnizorilor
Date de iesire
- Contractul – un acord de vointa intre doua parti
- Administrarea contractului – conditiile contractuale survenite intre parti
- Finalizarea contractului – Receptia produselor cerute, verificarea lor, incasarea pretului, rezolvarea diferendelor, toate acestea due la finalizarea contractului.
Date de intrare
– Documentatia contractului – include, dar nu se limiteaza la aceasta, insusi contractul, secondat de toate anexele sau notele explicative la modificarile facute contractului, documentatia tehnica realizata de catre furnizor, documentele financiare, statele de plata, facturile.
Metode si tehnici pentru incheierea contractului
– Auditul aproviziondrii – consta intr-o revizuire a procesului de achizitie incepand cu etapa planificarii solicitarii pana la administrarea contractului, in vederea identificarii succeselor, ca si a greselilor aparute pe parcurs.
Date de iesire
– Dosarul contractului – inainte de indo sariere, to ate documentele trebuie inseriate si
numerotate, aranjate intr-o succesiune logica si usor de retinut, dupa numarul specificatiilor ori dupa numerele de cod ale proiectului.
– Acceptarea formalii și inchiderea – la incheierea unui ciclu de aprovizionare, administratorul are obligatia de a notifica in scris furnizorul despre terminarea contractului.
