Operativitatea maxima in elaborarea unor materiale de protocol, ca si nevoia de a cunoaste precedentele in materie, impune cu necesitate sa existe o baza de date,actualizata la zi, pe activitati specifice, la care sa se poata apela in orice moment, baza care trebuie sa cuprinda:
- modele ale unor corespondente-tip, pe diferite teme de protocol
- modele de imprimate uzuale ,pentru diferite activitati protocolare: invitatii, meniuri,felicitari,programe-tip pentru anumite vizite
- programele, pe tari,ale vizitelor straine primate si ale celor romanesti peste hotare, efectuate de seful institutiei in cauza
- biografii, pe tari, ale omologilor conducatorilor institutiei noastre si ale personalitatilor care ne-au vizitat tara
- lista zilelor nationale, pe tari, ale tuturor statelor cu care avem relatii diplomatice
- lista datelor de nastere ale omologilor/partenerilor de afaceri straini si ale personalitatilor romane cu care se intretin relatii mai apropiate
- structura unui dosar-tip pentru vizita unei personalitati straine la noi si a uneia romane in strainatate ( de la date meteorologice, la particularitati culinare, de la realtii sociale la traditii religioase, spre a evita incidente nedorite,din necunoastere)
- lista cu denumirea exacta, adresa, telefonul , fax-ul institutiilor centrale si locale,considerate principalii parteneri de lucru
O alta chestiune care trebuie sa fie mereu in atentie este cea a managementului timpului- deosebit de importanta pentru buna desfasurare a activitatilor de protocol. Este necesar ca organizatorii acestora sa estimeze, in mod realist , timpul pentru fiecare actiune, inclusiv pentru eventuale deplasari de la un loc la altul stabilite in program .
In sectorul privat, sfera de preocupari a celor insarcinati cu activitatea de protocol e similara cu cea din sectorul de stat.Deosebirea ar consta in faptul ca, la majoritatea firmelor private, sunt doar 1-2 oameni(asistenti de protocol, consilieri de protocol, referenti de protocol), la cabinetele presedintilor sau directorilor generali de firme, structuri de protocol mai numeroase existand doar mari companii.
