Enterprise Content Management (ECM) este un ansamblu de soluţii IT care servesc la capturarea, gestionarea, stocarea, conservarea şi distribuirea de conţinut digital (content digital) din documente, necesare în procesele organizaţionale.[1]
Enterprise Content Management (ECM) include soluţii de WCM – Web Content Management, DM – Document Management, RM – Records Management, DIM – Digital Image Management, DAM – Digital Asset Management, DBM – Database Management, CTM – Collaboration Tools Management, LSM – Lybrary Services Management, Metadata Management etc.
Enterprise Content Management (ECM) se integreaza in vP – Virtual Platform sau „Portal Applications“ alături de celelate aplicaţii esentiale: CRM – Customer Relationship Management, BPM – Business Process Management, ERP – Enterprise Resource Planning, EAI – Enterprise Application Integration etc.
Enterprise Content Management (ECM) gestionează şi exploatează diferite tipuri de conţinut digital pe întreaga sa durata de viaţă, respectiv:
- conţinutul nonstructurat (exp. documentele Microsoft Office sub forma de fişiere);
- conţinutul semistructurat (cum ar fi continutul Web);
- conţinutul fix (ex. imagini, e-mail-uri etc.)
- conţinutul structurat (ex. baze de date);
Managementul Documentelor şi Conţinutului (Document and Content Management – DCM) presupune procesul de gestionare a documentelor de-a lungul ciclului de viaţă al acestora: idea-concepţia, crearea-formalizarea, scanarea, indexarea, conversia, importarea-exportarea, arhivarea, stocarea, compactarea, regăsirea, recuperarea, securizarea, protecţia, controlul, distrugerea, utilizarea, transferul. Forma digitală a documentelor permite automatizarea verigilor din lanţul de activităţi şi este o modalitate de creştere a performanţelor Mobile Knowledge Management.
Operaţiunile pentru Managementul Documentelor şi Conţinutului sunt:[2]
- Document imaging este operaţiunea de convertire computerizată a documentelor din format hârtie (exp. faxuri, contracte, corespondenţă, situaţii contabile) în format digital (e-documente, e-mail, e-video clip, e-foto);
- Concepţia şi crearea documentelor în format electronic este o extindere a operaţiunii clasice. De exemplu un vechi document clasic “pe hârtie” poate fi re-dactilografiat sau scanat sub forma de eDOC, apoi stocat prin salvare direct pe HardDisc/ disketa/CD/DVD/miniCard/ Memory Stick.
- Scanarea fişierelor produce o imagine digitală de înaltă rezoluţie ce poate fi stocată pe un hard-disk sau pe un disc optic (CD/DVD).
- Conversia documentelor este procesul de transformare-redactare a diferitelor formate de documente în format digital de imagine sau poză pentru a fi depozitat într-un sistem de imaging. Aplicaţiile Windows-Microsoft Word sau Autodesk – AutoCAD, pot “printa” fişierele existente în imagini inalterabile ale documentului. Aceste imagini sunt stocate, de regula în format TIFF -Tagged Image File Format.
- O altă aplicaţie priveşte „digitalizarea” filmelor înregistrate cu ani în urmă pe peliculă de celuloid sau casete VHS, prin „tragerea” lor pe DVD-uri sau digiMemory-uri.
- Importarea este o metodă de aducere a eDOC, grafice, clipuri audio sau video, într-un sistem de imaging. Fişierele pot fi “ trase şi plasate” (“dragged and dropped”) într-un sistem imaging, pot fi editate-modificate sau pot rămâne în formatul în care au fost create.
- Indexarea documentelor este operaţiunea de etichetare cu denumirea şi caracteristicile fiecărui document, pentru a putea fi uşor de găsit în dosare şi arhivă. Organizarea e-documentelor într-un sistem imaging se face prin:
- câmpuri de indexare – respectiv câmpuri de categorisire şi cuvinte cheie (metoda clasică);
- indexarea full-text – textul documentului este “înregistrat-citit” de tehnologia de recunoaştere optică a caracterelor (OCR – Optical Character Recognition), ce permite regăsirea unui fişier după: orice cuvânt sau frază din text, locaţia fişierului sau informaţiile de pe “cardurile de indexare”.
- structura dosar-fişier – o metoda vizuală de găsire a documentelor intr-un anumit dosar, sertar, fişier pentru a le re-crea electronic prin intermediul unor nivele multiple de dosare.
- Stocarea documentelor sau salvarea în format document (.doc, .txt, .ppt, .pdf, .zip ), imagine (gif, tiff), sunet (wav, mp3), web (html, htm, php) se poate face pe următoarele medii de stocare:
- HD – Hard drives-Hard disck, magnetic media are o mare capacitate şi un timp de răspuns rapid necesar pentru stocarea şi regăsirea unui document.
- Sisteme de stocare magneto-optice (dischetele MO) – presupun deopotrivă tehnologia magnetică şi optică pentru obţinerea de densitate ultra-high. Vechiul tip de discheta magnetică putea stoca 1,4 MB iar actualele de la 100 MB pana la cativa GB.
- CD – Compact Disck, sunt mici discuri de plastic folosite pentru stocarea informaţiei în format digital: CD-ROM (Compact Disc-Read Only Memory) cu un format pre-scris; CD-R (CD-Recordable) cu o singură înregistrare; CD-RW (CD Rewritable) ce poate fi înregistrat de mai multe ori. Capacitatea de stocare este de la 650 MB pana la cativa GB. CD-ROM-urile pot fi accesate prin intermediul unor drivere specifice, CD towers si juke-boxe-uri de pana la 500 de discuri.
- DVD – Digital Video Disc sau Digital Versatile Disc, sunt discuri optice ce folosesc tehnologia de stocare pentru imagini video concomitent cu audio. Sunt la fel ca si CD-urile de tipul: DVD-ROM, DVD-R si DVD-RW.
- WORM – Write Once-Read Many, reprezintă o tehnologie de disc optic care permite scrierea datelor pe un disc numai o singura data. Dupa aceea, datele sunt permanente si pot fi citite de multe ori.
- USB/WiFi Memory Stick este o memorie portabila ce permite preluarea/salvarea datelor în orice calculator dotat cu intrare USB sau conectare WiFi.
- FTP – File Transfer Protocol, este un protocol Internet pentru transferul fişierelor de pe un calculator la altul, îndeosebi pe servere de stocare cu acces prin Internet.
- WebSite – presupune publicarea e-DOC-lor, bazelor de date, aplicatiilor pe web pentru a fi accesate 4-O de oricine-oriunde-oricând-orice si a crea TM-mobilitate totală.
Capacitatea de stocare este dată de serverul de hosting al firmei sau al ASP/ISP-ului. Folderele private sunt protejate de accesul publicului prin ID si Parolă. Această tehnologie se foloseşte la dezvoltarea mKWH-depozitelor virtuale de cunoştinte. Managementul stocării presupune un grad înalt de integrare-interoperabilitate între diferitele dispozitive de stocare (PC, server, switch-uri, altele) şi reţeaua de stocare. Reţeaua trebuie să fie scalabilă, cu un înalt grad de siguranţă, protecţie şi pază.
Reţeaua de stocare conţine:[3]
- ISM – Intelligent Storage Manager sau Şeful Depozitului Virtual alege şi utilizează sistemul integrat;
- ISS – Intelligent Storage Services: compatibile, scalabile, interoperabile, sigure;
- ISW – Intelligent Software: configurabil, flexibil, uşor de administrat şi care permite monitorizarea eficace a resurselor stocate ale organizaţiei;
- Facilităţile de stocare standard: SRM – Storage Resource Management, LVM – Logical Volume Management, SR-Storage Routing, Point-in-Time Volume Imaging, Comprehensive Client/Server Security, Intuitive Centralized Web-based GVI;
- Facilităţile opţionale: Disarter Recovery, Remote Replication, Real-Time Mirroring, File Services-NAS, High Avaibility Cluster, Server less Backup.
Recuperarea documentelor presupune operaţiunea de căutare şi găsire rapid şi uşor a oricărui document, într-un sistem. Dacă se cunoaşte conţinutul, un cuvânt sau o frază cheie a documentului, atunci pot fi găsite fişierele relevante. Căutarea se face cu un motor de căutare (search engine), iar filtrele de rafinare sunt utilizate ulterior pentru căutarea aprofundată în depozitul de cunoştinţe.
Distrugerea documentelor este operatiunea efectuată voluntar sau involuntar prin care un e-DOC poate fi şters definitiv sau temporar. Reconstituirea e-DOC-ului distrus poate să se facă relativ uşor printr-un recovery soft dar poate să fie şi definitiv pierdut.
Controlul accesului presupune monitorizarea şi intervenţia automată în cazul în care nu se respectă regulile de creare-editare-accesare-salvare-modificare-copiere-compactare-stergere-securitzare a eDOC. Un bun sistem trebuie: (1) să furnizeze utilizatorilor diferite nivele de acces confortabil, fără compromiterea confidenţialităţii şi a securităţii; (2) să permită administratorului de sistem să controleze ce e-dosare şi ce e-documete pot să fie văzute de utilizatori, precum şi ce fel de acţiuni pot să întreprindă ei asupra acestora.
Electronic Documents’ Management (eDM), presupune adminstrarea electronică a documentelor (eAD/eMD) de-a lungul ciclului lor de viaţă. Utilizarea ICT în managementul documentelor generează următoarele aspecte:
- dematerializează forma documentelor, elimină o serie de cheltuieli materiale (exp: hârtia, tonerul, indigo, rechizitele, imprimatele, copiatorul) şi birocraţia furnizoare de tensiune, stress si corupţie;
- scade drastic cheltuielile de arhivare, întreţinere, depozitare, pază şi securitate (exp: prin eliminarea depozitului-arhivei clasice ce necesită spaţiu extins, condiţii speciale de lumină, temperatură, umiditate);
- reduce considerabil timpul-de-lucru (exp: pentru monitorizarea sau cautarea dosarelor şi documentelor, copierea anumitor pasaje sau grafice);
- aduce la nivelul unei fracţiuni de secund – real time: timpul-de-realizare, timpul-de-procesare si timpul-de-diseminare a unui număr mare de documente şi informaţii;
- creşte: productivitatea muncii, confortul, networking-ul, competenţa, responsabilitatea, ordinea, disciplina, controlul şi securitatea sistemului;
- îmbunătăţeşte indicatorii de performanţă, competitivitate şi profit, precum şi confortul utilizatorilor;
- asigură păstrarea în siguranţă si elimină riscul pierderii documentelor;
- defineşte reguli de acces simultan din locaţii diferite la documente, pentru persoane sau grupuri de persoane;
- reconstituie arhiva fizică pe baza documentelor electronice martor.
Tehnologiile Mobile Multi Media Management (4M – mMmM) se dezvoltă tot mai mult, ca urmare a creşterii numărului aplicaţiilor şi operaţiunilor de gestionare a activitşţii de multimedia, a bibliotecilor digitale pentru foto-video-audio, a programelor dTV şi DigiRadio. Documentele inteligente – iDOC înlocuiesc treptat pe cele clasice, soluţionând problemele de natură operaţională-tehnică şi optimizând confortul muncii. Furnizorii de servicii Application Service Providers (ASP) ofera solutii integrate de gestionare a e-DOC, atat separate cat si integrate in platforme virtuale. De asemenea genereaza mobilitate totală (TM) şi acces 4-O (oricine-oriunde-oricând-orice). Operaţiunile de DM fac obiectul outsourcing-ului.
[1] Idem;
[2] Idem;
[3] Idem;
