- Definirea informaţiei
- Sistemul informaţional şi sistemul informatic
- Fluxul informaţional şi procesul informaţional
- Sistemele informaţionale ca instrumente de decizie managerială
- Elemente ale managementului bazat pe cunoastere şi societatea bazată pe cunoastere
Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor organizaţiei.
De reţinut că o asemenea definire a sistemului informaţional are un caracter cuprinzător, în sensul că include, spre deosebire de definiţiile date de alţi specialişti şi informaţiile, fluxurile informaţionale şi mijloacele de prelucrare a datelor. După opinia noastră, definirea sistemului informaţional pornind de la rolul său în ansamblul activităţii întreprinderii este o condiţie sine-qua-non pentru înţelegerea corectă, nu numai a problematicii informaţionale, ci şi în general, a problematicii manageriale.
|
{module Articole similare} |
Accentuăm asupra acestui aspect întrucât, nu de puţine ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalităţii între sistemul informatic, care se rezumă în esenţă la culegerea, transimiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor, şi sistemul informaţional care, conform definiţiei de mai sus, este sensibil mai cuprinzător.
Raporturile dintre sistemul informaţional şi cel informatic sunt de întreg-parte, primul incluzându-l pe al doilea. Tendinţa actuală, care se manifestă cu o intensitate progresivă, este de a amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informaţiilor, concomitent cu restrângerea celor manuale şi mecanizate.
Definiţia de mai sus a sistemului informaţional are şi un caracter realist, prin aceea că nu condiţionează ca ansamblul elementelor încorporate să fie riguros organizate şi integrate.
Creşterea dimensiunii, complexităţii şi importanţei sistemului informaţional din ultimele două decenii s-a reflectat şi în conturarea aşa numitului management al informaţiei.
La baza conceperii şi funcţionării sistemului informaţional al organizaţiei – ca şi a managementului informaţiei – se află o nouă paradigmă. Paradigma utilizată până acum câţiva ani se referea la focalizarea sistemului informaţional pe identificarea şi clasificarea informaţiilor ca bază a asigurării accesului la acestea.
Noua paradigmă a sistemului informaţional se referă la concentrarea asupra identificării necesităţilor de informaţii şi a modalităţilor de satisfacere a lor, concomitent cu abordarea utilizării informaţiilor într-o viziune concomitent strategică şi economică, centrată pe eficenţă. Această paradigmă este o predicţie a evoluării spre firma bazată pe cunoştinţe, care, subliniază acelaşi autor, este tipul de organizaţie care se dezvoltă cel mai rapid într-o parte semnificativă a mapamondului.
Abordarea definirii, a proiectării, funcţionării şi perfecţionării sistemului informaţional al organizaţiei pornind de la noua paradigmă, reprezintă premisa asigurării funcţionalităţii şi eficienţei sale. Componentele sistemului informaţional Sistemul informaţional al firmelor este alcătuit din mai multe elemente strâns intercorelate:
- Date şi informaţii
- Circuite şi fluxuri informaţionale
- Proceduri informaţionale
- Mijloace de tratare a informaţiilor
- Data şi informaţia Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional, organic interdependente, ceea ce ne-a determinat să le abordăm împreună. Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaţie sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia. Unele date au caracter de informaţii, care sunt cele mai importante din punct de vedere managerial.
Prin informaţie, din punct de vedere al managementului, desemnăm acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct şi indirect organizaţia respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizaţiei. În virtutea acestei calităţi, informaţia reprezintă temeiul principal al declanşării deciziilor şi acţiunilor în cadrul organizaţiei. Lucrările de specialitate privind managementul firmei fac frecvente referiri la informaţia economică.
Informaţiile din cadrul organizaţiilor sunt deosebit de complexe. Informaţia este o materie primă implicată în toate activităţile organizaţiei. Orice proces de muncă, indiferent de natura sa, se bazează pe informaţii.
Concomitent, informaţia reprezintă şi un produs inevitabil al oricărui proces de muncă – de producţie, comercial, tehnic, financiar sau de personal. În virtutea tuturor acestor elemente, informaţia conferă celui care o posedă putere. Informaţia are valoare economică, valoare de piaţă. Informaţiile au valoare şi generează eficienţă la un nivel care depinde de complexitatea şi caracterul concurenţial al mediului implicat. În contextul dezvoltării organizaţiilor bazate pe cunoaştere, valoarea şi puterea informaţiilor – fundamentul apariţiei, construirii şi utilizării cunoştiinţelor – se amplifică.
- Circuitele şi fluxurile informaţionale Utilizarea informaţiilor în procesele decizionale şi de execuţie din cadrul organizaţiei implică ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaţii, adică este necesar un circuit informaţional. Prin circuit informaţional desemnăm traiectul pe care îl parcurge o informaţie sau o categorie de informaţii între emiţător şi destinatar. De reţinut că circuitele informaţionale, prin lungime şi debit informaţional*, condiţionează între-o proporţie semnificativă funcţionalitatea sistemului informaţional al firmei.
Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care este vehiculată între emiţătorul şi beneficiarul pe circuitul informaţional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost etc. Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaţionale să fie cât mai directe, în sensul evitării la maximum a punctelor intermediare de trecere, ceea ce determină atât creşterea vitezei de vehiculare a informaţiilor, cât şi diminuarea apariţiei deficienţelor informaţionale.
De asemenea, este recomandabil ca circuitele informaţionale să fie cât mai scurte, evitând prelungirea în aval şi în amonte de beneficiarii infomaţionali vizaţi. Caracteristic organizaţiilor moderne este folosirea într-o proporţie din ce în ce mai mare a circuitelor informaţionale electronice, bazate pe computere şi telecomunicaţii. În plan informaţional-managerial aceasta se reflectă în apariţia aşa numitei scanări contextuale.
- Proceduri informaţionale O componentă a sistemului informaţional ce tinde să dobândească un rol preponderent în organizaţiile moderne o reprezintă procedurile informaţionale. În esenţă, prin proceduri informaţionale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalităţi de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare şi arhivare a unei categorii de informaţii, cu precizarea operaţiilor de efectuat şi succesiunea lor, a suporţilor, formulelor, modelelor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor folosite.
La nivelul acestora se reflectă de o manieră edificatoare progresele înregistrate în conceperea şi funcţionarea sistemului informaţional al organizaţiei. Procedurile informaţionale din organizaţiile moderne prezintă un set de caracteristici care le conferă o utilitate şi importanţă decisivă în cadrul sistemului său informaţional: ele trebuie să fie detaliate, sofisticate, formalizate, informatizate, operaţionale şi economice.
- Mijloace de tratare a informaţiilor Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea şi stocarea datelor şi informaţiilor reprezintă mijloacele de tratare a informaţiilor, (de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer). Pentru sistemul informaţional mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiilor reprezintă suportul său tehnic.
Numărul, structura şi performanţele tehnice şi funcţionale ale mijloacelor de tratare a informaţiilor condiţionează într-o măsură apreciabilă performanţele sistemului informaţional şi implicit performanţele organizaţiei. Caracteristic organizaţiilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informaţiilor, manuale, mecanizate, automatizate. Precizăm că, cele mecanizate sunt pe cale de dispariţie.
Progresele formidabile înregistrate de mijloacele automatizate, în condiţiile diminuării substanţiale a costurilor, au făcut caduce mijloacele mecanizate. Pe planul managementului organizaţiei, utilizarea calculatorului electronic implică integrarea sa organică în sistemul managerial, ţinând cont de necesităţile specifice fiecărei organizaţii.
Pentru managerii de organizaţii, una din problemele cele mai dificile în plan informaţional este asigurarea în permanenţă de mijloace de tratare a informaţiei cu parametri tehnici şi economici la nivelul ultimelor produse ale tehnicii electronice de calcul. Ritmul de înnoire în acest domeniu este deosebit de alert, apariţia de noi produse producându-se uneori la intervale de câteva luni, ridicând serioase probleme de cunoaştere, decizie şi costuri pentru managerii de organizaţii.
Într-o măsură crescândă, capacitatea managerilor de a asigura accesul la cele mai recente şi perferomante produse de hard şi soft, condiţionează capacitatea competitivă a organizaţiei. Importanţa şi funcţiile subsistemului informaţional al organizaţiei În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizaţiei în legătură cu furnizarea de produse şi servicii, în anumite condiţii de performanţă economică, nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale şi tehnice stabilite ca necesare de specialişti.
Combinarea raţională a acestora, ca şi obţinerea lor, de altfel, implică o permanentă cunoaştere a cerinţelor mediului din care organizaţia face parte şi a stării resurselor proprii. În consecinţă, este necesar ca sistemul informaţional al organizaţiei să îndeplinească cumulativ următoarele funcţii:
– Decizională
– Documentare
– Operaţională
– Educaţională
În realizarea acestor funcţii, sistemul informaţional este confruntat cu probleme foarte complexe, dată fiind tripla dimensiune a informaţiilor. Informaţiile au o dimensiune individuală, în sensul că ele condiţionează într-o proporţie apreciabilă potenţialul şi realizarea aspiraţiilor personale ale salariaţilor.
Informaţiile au o dimensiune organizaţională, în sensul că reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea şi finalizarea obiectivelor organizaţiei de către acţionari şi manageri. În sfârşit, informaţiile au o dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor şi responsabilităţilor salariaţilor din cadrul organizaţiei în calitate de cetăţeni.
Cunoaşterea şi luarea în considerare a multidimensionalităţii informaţiilor este esenţială pentru realizarea la un nivel corespunzător a celor patru funcţii ale sistemului informaţional. Neglijarea, fie şi parţială, a uneia din cele trei dimensiuni ale informaţiei se reflectă mai devreme sau mai târziu în diminuarea performanţelor organizaţiei, concomitent cu neasigurarea unui climat de muncă necorespunzător.
Concluzionând, sistemul informaţional constituie un subsistem de bază al managementului organizaţiei, ce realizează multiple funcţii, prezentând o dinamică accentuată. În condiţiile trecerii la economia bazată pe cunoştinţe şi continuării schimbărilor revoluţionare în domeniul informaticii, sistemul informaţional devine din ce în ce mai important şi condiţionant pentru supravieţuirea şi performanţele organizaţiilor în toate domeniile.
