Managementul definit ca un sistem decizional impune în orice tip de organizaţie un suport material – un input – un sistem informaţional. Deciziile fie strategice fie operaţionale precum şi controlul se bazează pe informaţii obţinute atât din mediul intern cât şi din mediul extern al organizaţiei.
Managementul modern este confruntat cu un dinamism din ce în ce mai mare în special din partea mediului extern, această situaţie definind “managementul schimbării”. În acest context, principalul instrument al managerului a devenit organizarea sistemului informaţional sau managementul sistemului informaţional (M.I.S.). Managerul trebuie să fie capabil să definească tipul de informaţie în funcţie de deciziile necesare iar managementul sistemului informaţional trebuie să furnizeze informaţiile ce pot permite îmbogăţirea cunoaşterii, reducerea incertitudinii şi evident să corespundă scopului cerut.
Lucey defineşte sistemul informaţional de management ca pe un „sistem de convertire a datelor provenite din sursele interne şi externe într-o informaţie şi comunicarea acestei informaţii într-o formă adecvată managerilor la toate nivelele şi în toate funcţiunile pentru a-i capacita în luarea unor decizii corecte şi în timp oportun pentru planificarea, direcţionarea, şi controlul activităţilor pentru care ei sunt responsabili”.
Astfel, managementul sistemului informaţional poate fi conceput ca o sumă de activităţi ce implică recepţionarea, procesarea şi diseminarea informaţiei. Managerul este supus unui flux permanent de date şi informaţii ceea ce impune diferenţierea acestor noţiuni cu atât mai mult cu cât în vorbirea curentă aceşti doi termeni par interschimbabili.
Data – rezultatul unor observaţii şi fapte ce reflectă un singur aspect al realităţii şi care au fost înregistrate (numărul de ore lucrate, Kwh consumaţi, etc.). Aceste date pot fi înmagazinate fie cu ajutorul sistemelor manuale (registru, dosar, etc.) fie în computere. Ele nu au în sine un anume înţeles şi numai prin asamblare şi procesare devin relevante, adică devin informaţii.
Informaţia – date prezentate într-o formă ce are înţeles, adică au fost analizate, grupate şi interpretate în beneficiul potenţialului receptor cu alte cuvinte acele date ce au fost procesate şi astfel încât să fie folosite de manager.
Caracteristicile informaţiei
Cunoscând caracteristicile informaţiei se poate face diferenţa între o informaţie corectă sau una greşită. Aceste caracteristici sunt:
– acurateţea – reflectarea corectă a realităţii atât sub aspect cantitativ cât şi calitativ, respectiv a comportării sursei. Reflectarea fidelă a datelor obţinute de la sursă (considerată tot un sistem) constituie o necesitate absolută pentru fundamentarea deciziei;
– în timp real – informaţia trebuie să ajungă la factorul de decizie în timp util; viteza de circulaţie şi procesare a informaţiei depinde de modul de sesizare a datelor de la sursa, de modul de transpunere a acestora în purtători de informaţie (documente sau dischete), de modul de prelucrare a informaţiei (manual sau computerizat), precum şi modul de redare;
– completă – informaţie care reuşeşte să identifice toţi factorii cheie ai unei probleme;
Fig. 2.2. Sistemul de comunicaţie
– relevanţa – înseamnă că informaţia trebuie să răspundă problemelor (aceasta fiind, cheia luării deciziilor), să fie concisă, să nu conţină părţi nerelevante care fac de obicei dificilă înţelegerea informaţiei de către cel ce ia decizia. Relevanţa se axează pe o informaţie completă. Informaţia trebuie redată într-o formă cantitativă (mai puţin narativă), iar pentru o înţelegere mai uşoară să fie reprezentată grafic. Sistemul de transmitere al informaţiei, format din emiţător, canal de transmitere şi receptor trebuie să funcţioneze fără distorsiuni, să asigure transmiterii informaţiei, viteza şi acurateţea cerută.
Sistemul informaţional
Natura sistemelor informaţionale din cadrul unei. organizaţii economice depinde de natura atribuţiilor şi de tipul deciziei luata de factorul de decizie. Astfel informaţiile cerute de manageri variază în funcţie de nivelul la care se raportează. La nivelul deciziilor strategice care din punct de vedere teoretic corespunde managementului de vârf, sistemul informaţional trebuie să asigure reflectarea corectă a stadiului actual al organizaţiei şi al modului în care va evolua această organizaţie – deci actualele performanţe -pentru a extrage ceea ce este relevant pentru perioada viitoare precum şi informaţii ce privesc mediul extern, informaţii care nu sunt uşor de obţinut şi implementat întrucât presupun o cunoaştere deplină a sistemului la care se raportează.
La nivelul managementului de mijloc, informaţiile sunt impuse de funcţia de control a managementului a cărui scop este de a regla sistemul în vederea atingerii sarcinilor impuse de realizarea obiectivelor. La acest nivel managerial proiectarea sistemelor informaţionale este determinată atât de sistemele informaţionale cerute la nivelul de vârf al managementului cât şi sistemele informaţionale aferente managementului operaţional.
Sistemele informaţionale cerute de managementul operaţional – nivelul de jos al managementului – privesc informaţiile interne legate de comportarea trecuta şi prezenta a sistemului la care se raportează şi permit luarea în timp oportun a deciziilor în vederea reglării sistemului. Astfel managerii operaţionali îşi concentrează sistemele informaţionale pe probleme curente în timp ce managerii din vârful piramidei sunt axaţi pe problemele viitorului organizaţiei şi ca atare sistemele informaţionale privesc atât mediul intern cât mai ales cel extern al organizaţiei.
Diferenţele în ceea ce priveşte natura şi orientarea informaţiei în funcţie de nivelurile manageriale demonstrează ca sistemele informaţionale cerute de aceste nivele sunt diferite ca şi structura. Sistemele informaţionale aferente nivelului de vârf şi a celui operaţional sunt dezvoltate independent în timp ce nivelul de mijloc impune în mare parte o combinaţie a acestora (fig.2.3.)
Fig. 2.3. Proiectarea Managementului Sistemului Informaţional
1. Conceptul M.I.S.
Managementul sistemului informaţional (M.I.S.) nu reprezintă un sistem total informaţional aşa după cum apărea în trecut pentru că practic nu este posibil ca toate informaţiile să fie compuse într-un sistem complet automat, majoritatea aspectelor unui sistem informaţional rămân în afara sistemului computerizat.
Sistemul informaţional de management (S.I.M.) poate fi definit ca o colecţie interactivă de sisteme informaţionale care asigură informaţia pentru cerinţele operaţionale şi manageriale. Interactivitatea sistemelor informaţionale implica un anumit grad de integrare a multiplelor sisteme informaţionale din cadrul unei organizaţii. Managementul sistemului informaţional asigură informaţiile la toate nivelele organizaţiei fără însă a fi un total de sisteme informaţionale. În conceptul de sistem, S.I.M.) -ul poate fi definit ca un set comprehensiv şi coordonat de subsisteme informaţionale care sunt raţional integrate şi care transforma datele în informaţii în diferite moduri în funcţie de cerinţele sistemului decizional.
Sistemul informaţional de management (S.I.M.) se proiectează pentru o perioadă mai mare de timp, are o structură flexibilă de adaptare continuă la creşterea informaţiei şi la noile schimbări din mediul intern şi extern. Baza managementului sistemului informaţional o constituie sistemul computerizat care include procesarea în timp real.
Sistemul informaţional de management (S.I.M.) este comprehensiv pentru că el cuprinde sisteme informaţionale formale sau neformale, atât cele manuale cât şi cele axate pe computer.
Managementul sistemului informaţional (M.I.S.) cuprinde: proiectarea sistemelor informaţionale şi planificarea acestora, aşa-zisa inteligenţă a sistemului informaţional care asigură planificarea informaţiei, sistemele de suport al deciziei (DSS), şi alte modele pentru computer care procesează datele, oficiul sistemelor informaţionale precum şi cel mai important component, managerul care conduce întregul sistem.
Managementul sistemului informaţional este coordonat central în vederea asigurării faptului ca întregul sistem se dezvolta şi operează conform planului şi ca este un sistem eficient.
Managementul sistemului informaţional este un sistem, raţional integrat, fiecare subsistem fiind astfel integrat încât activitatea lui este legata de a celorlalte subsisteme prin trecerea datelor în toate subsistemele. Această capacitate de integrare a subsistemelor, permite managerilor să obţină informaţiile ce privesc activitatea globală a organizaţiei, reuşind astfel să analizeze toate informaţiile funcţionale.
Managementul sistemului informaţional este considerat ca un instrument ce asigură creşterea funcţionalităţii pe diferite căi cum ar fi eliminarea birocraţiei legată de documentele de rutină, permite cunoaşterea rapidă a situaţiei interne şi externe a organizaţiei şi capacitează astfel managerul în luarea unor decizii în timp oportun prin adaptarea acestora la feed-back-ul performanţelor. în acest context, capacitatea de adaptabilitate a sistemului informaţional de management la schimbările ce au loc atât pe plan intern cât mai ales extern, rămâne cerinţa de bază a unui management al sistemului informaţional modern.
Evident, organizarea eficientă a managementului sistemului informaţional într-o organizaţie depinde de stilul managerial al organizaţiei (de cum se înţelege necesitatea de a elimina procesele birocratice) şi de forma de organizare structurală a organizaţiei. Astfel, organizaţiile axate pe principiul descentralizării, cu forme de organizare de tip matriceal sunt axate pe un management al sistemului informaţional dezvoltat cu atât mai mult cu cât se află într-un mediu dinamic. De asemenea, tipul de organizaţie economică, cum ar fi marile companii cu mare diversificare a producţiei şi cu multe pieţe sunt axate pe un MIS foarte dezvoltat.
Managementul sistemului informaţional este costisitor prin consumul mare de resurse pe care îl impune pentru implementarea şi operarea sa, motiv pentru care organizaţiile mici nu-şi permit extinderea lui. Efortul mare financiar impus de acest sistem impune întotdeauna un studiu de fezabilitate.
DSS (Decision Support Systems) – Suportul sistemului de decizie
DSS-ul este proiectat cu scopul de a face procesul decizional mai eficace prin adaptarea rapidă a deciziei la permanentele schimbări ce au loc în mediul extern sau /şi intern. DSS-ul constituie un important instrument al managerilor în luarea deciziilor sub propriul control.
Deşi sunt unele similarităţi între MIS (Management Information Systems)şi DSS (Decision Support Systems), totuşi sunt şi diferenţieri, aşa după cum rezultă din tabelulu următor:
Tabelul 2.1. Comparaţia între MIS şi DSS
|
MIS |
DSS |
|
Este focalizat pe decizii de rutină, pe sarcini structurate |
Este focalizat pe sarcini semistructurate ce solicită raţionament managerial |
|
Se axează mai mult pe stocare de date |
Se axează pe manipularea datelor |
|
Accesul managerilor la date este indirect |
În principal, accesul managerilor la date este direct |
|
Utilizează computer expert |
Utilizează raţionamentul propriu al managerilor |
|
Accesul la date implică aşteptarea |
Accesul direct la computer şi date |
|
Managerul MIS-ului nu înţelege complet natura deciziei |
Managerul cunoaşte şi stăpâneşte mediul decizional |
|
Pune accent pe eficienţă |
Pune accent pe eficacitate |
Astfel, se poate observa că principala diferenţiere care îşi pune amprenta asupra eficacităţii sistemului decizional constă în faptul că în contrast cu MIS-ul, DSS-ul se focalizează pe managerii care, în cooperare cu profesioniştii (analiştii de sistem), proiectează sistemele pentru diferite cazuri. Managerii, având acces la baza de date pentru a manipula datele, pot explora alternativele (variantele) de evoluţie a sistemelor la care se raportează pentru a decide – adică a alege varianta optimă. În condiţiile în care programele software sunt din ce în ce mai numeroase, când există multe pachete integrate, managerii sunt copleşiţi de alegerea programelor ce îi pot ajuta la luarea deciziilor.
2 Tehnologia Informaţiei
Tehnologia informaţiei reprezintă activitatea de achiziţie, procesare, stocare şi diseminare a informaţiilor folosind reprezentări grafice, textuale şi numerice obţinute prin utilizarea unei combinaţii între tehnica electronică de calcul şi telecomunicaţii.
Componentele tehnologiei informaţiei sunt:
- computere – maşini electronice de calcul capabile să proceseze rapid şi corect datele, să le stocheze şi să le disemineze;
- telecomunicaţii – transmiterea informaţiei prin diverse mijloace (telefon, fax, radio, etc.). Telecomunicaţiile joacă un rol major în tehnologia informaţiei motiv pentru care în prezent telecomunicaţiile cunosc o dezvoltare impresionantă (cabluri optice, transmisii prin satelit, reţele de computere, etc.). Impactul tehnologiei microelectronice în sistemul informaţional este considerabil daca ne raportăm la avantajele pe care aceasta le aduce: creşterea productivităţii procesării informaţiei, îmbunătăţirea calităţii informaţiei, motivarea profesională a operatorilor, reducerea personalului, redarea rapidă a informaţiei.
Strategia de management sub influenţa tehnologiei informaţiei
Trebuie subliniat că tehnologia informaţiei impune implementarea unui Sistem Informatic pentru Management (SIM) integrat, care:
- se suprapune peste sistemul informaţional al organizaţiei şi îl modifică la nivelul structurii organizatorice precum şi la nivelul subsistemelor funcţionale;
- se suprapune peste procesele de management din structura organizatorică, la nivel funcţional;
- influenţează direct luarea deciziilor pe baza managementului cunoştinţelor şi utilizării, prin prisma tehnologiei informaţiei, a sistemelor expert (SE) de asistare/luare a deciziilor şi a Băncilor/bazelor de Cunoştinţe (BC)exploatabile de către SE, pe baza Inteligenţei Artificiale (IA);
- transformă stilul de lucru şi rolul fiecărui angajat;
- modifică structura de management şi concepţia în exercitarea atribuţiilor prin folosirea metodelor oferite de către tehnologia informaţiei, având drept scop final „managementul fără hârtii” şi un management dinamic.
Cele cinci mari concepte de lucru induse de Tehnologia Informaţiei (TI) în cadrul managementului sistemului informaţional al unei organizaţii sunt:
- Protecţia datelor este vitală pentru prevenirea accesului neautorizat, a distrugerii sau modificării lor, a furturilor de informaţii sau a infiltrării de viruşi informatici.
- Interoperabilitatea. Echipele de lucru intedisciplinare şi proiectele comune necesită partajarea informaţiilor în cadrul diferitelor sisteme de calcul.
- Interfeţele. Interfeţele îmbunătăţite cresc nivelul de prezentare şi interpretare a datelor între diferitele echipe de lucru.
- Comunicaţiile. Comunicaţiile dintre echipele de lucru în cadrul Internet, în cadrul Intranet-urilor şi transmisiile de date necesită capacităţi sporite de lăţimi de bandă precum şi infrastructuri speciale de comunicaţii (transmisii de date prin canale celulare CDCP, prin canale satelit -VSAT, sau Sisteme Personale de Comunicaţii – PCS).
- Managementul datelor. Accesul la volumele masive de date şi cunoştinţe stocate în antrepozite sau bănci de date şi cunoştinţe, larg răspândite geografic, pune accentul pe acurateţea încărcării, regăsirii, etichetării şi utilizării acestora.
Impactul tehnologiei informaţiei asupra managementului pune în evidenţă o serie de avantaje şi dezavantaje din punct de vedere social dar şi economic. pentru lucrători apar ca avantaje: noi îndeletniciri, acces uşor la informaţie, mijloace rapide de remediere a erorilor, oportunităţi pentru cei ce lucrează la întreţinere, mai multe locuri de muncă pentru programatori şi operatori. Principal ale dezavantaje apar din punct de vedere social prin dispariţia unor posturi (locuri de muncă).
Factorii de risc prin introducerea TI
Introducerea SIM bazat pe TI comportă şi factori de risc ce acţionează asupra SI existent. Următoarele aspecte sunt considerate ca factori de risc primordial:
- Capacităţile integrative care afectează limitele actuale de activitate ale unei organizaţii şi prin aceasta percepţiile personalului angajat asupra statutului individual precum şi asupra puterii de acţiune şi decizie;
- Viteza de introducere şi utilizare a TI care afectează modul în care este definită şi efectuată munca – împreună cu sarcinile de lucru conexe – şi sistemele cu reacţie inversă care sunt utilizate peste structura sistemului informaţional.
- Consecinţele dezastruoase ale creşterii costurilor în urma implementării unui SIM ce a fost conceput în mod centralizat, neintegrat sau greşit structurat la nivelele inferioare şi dificil de exploatat, crescând astfel şi riscurile pe care managerii de la toate nivelele precum şi personalul operativ sunt obligaţi să le suporte.
Din punct de vedere organizaţional se impune o adaptare a structurilor, în sensul creării unor unităţi specializate – aşa numitul oficiu electronic, prezentat în fig. 2.4.
Fig.2.4. Oficiul electronic de calcul
Sistemele de procesare a datelor au un rol de baza în colectarea şi procesarea zilnică a tuturor mişcărilor din organizaţie (mişcarea stocurilor, a plăţilor, a producţiei, etc.). În prezent, toate datele semnificative sunt structurate şi colectate în aşa-numita bază de date care dă posibilitatea prin structura sa, unui acces rapid şi eficient la informaţiile necesare luării deciziilor.
Concluzii
Procesul de decizie înseamnă selectarea unei alternative optime de evoluţie a sistemului dintr-o multitudine de variante, luând în considerare circumstanţele date, ceea ce se poate cunoaşte (sistemul informaţional).
Alternativele sunt evaluate cantitativ şi calitativ.
Tehnicile folosite în luarea deciziilor include analiza marginală, analiza eficacităţii costului şi analiza de risc.
Analiza eficacităţii costurilor este folosită pentru alegerea variantei optime atunci când obiectivele sunt mai puţin specifice (de exemplu, reducerea poluării, recalificarea forţei de muncă etc). Costurile estimate pot include nu doar pe cele monetare ci şi pe cele nonmonetare.
Deciziile programate se diferenţiază de cele neprogramate. Deciziile neprogramate sunt folosite pentru probleme nestructurate, deci nu de rutină şi se iau în special la nivelul managerilor de vârf.
Experienţa, experimentul, cercetarea şi analiza alcătuiesc bazele luării deciziei. Baza materială a deciziei (inputul) îl constituie informaţia.
Sistemul informaţional computerizat are următoarele limitări:
1) este costisitor şi dificil de dezvoltat şi implementat;
2) nu este accesibil pentru toate problemele;
3) informaţiile pot fi subiect de sabotaj, pot fi virusate etc.
Pentru determinarea structurii şi dimensiunilor sistemului informaţional se ţine seama de două categorii de factori şi anume:
1) Factori generali:
– mediul în care se desfăşoară activitatea firmei;
– dimensiunea organizaţiei.
2) Factori specifici:
– finanţe;
– marketing;
– resurse umane.
Creşterea continuă a potenţialului total al tehnologiei informaţiei nu poate fi realizată decât în condiţiile unei structuri organizatorice dinamice, a unui management dinamic, descentralizat şi a unei politici de resurse umane ce urmăreşte dezvoltarea unei noi culturi organizaţionale.
