Mecanismul decizional funcţionează prin antrenarea unor componente la care s-au făcut deja referiri şi comentarii. În fruntea acestor componente se află decidentul, formularea problemei, adică definirea acesteia de către decident în raport cu modul cum a perceput-o; urmează obiectivele, criteriile de decizie, respectiv punctele de vedere ale decidentului privind stabilirea alternativelor cărora să le corespundă o anumită consecinţă dintre mai multe posibile; rezultatele cercetărilor pe baza cărora se estimează posibilitatea producerii diferitelor stări ale mediului (de exemplu, studii de piaţă); alternativele, respectiv variantele ce se pot elabora pentru rezolvarea problemelor.
Înlocuind – ca într-o ecuaţie – schema mecanismului expus cu elemente acţionale, acest mecanism ar arăta astfel: decidentul – conducerea participativă a sistemului; problema de soluţionat – necesitatea introducerii în fabricaţie a unui nou produs; obiectivul – acest produs trebuie să intre în fabricaţie în cursul anului curent, reprezentând N% din volumul total al producţiei; criteriile de decizie – profitul constituie P% din cifra de afaceri, iar venitul din investiţii – X%, produsul nou fiind vîndut prin canalele de distribuţie existente; stările mediului – diferitele potenţiale de vînzare (mari, medii, mici), determinate de cerere şi profit; rezultatele cercetării ştiinţifice – potenţele pieţei pentru fiecare produs; alternativele – fabricarea produsului într-o unitate sau în mai multe, pe plan regional sau naţional.
Mecanismul de conducere a oricărui sector de activitate implică angajarea sporită a responsabilităţii fiecăruia pentru asigurarea deciziilor luate, precum şi buna organizare şi controlul îndeplinirii măsurilor stabilite. Înţelegerea deplină a modului real de funcţionare a mecanismului este condiţionată de studiul deciziei ca proces, prin care un titular de funcţie face o analiză şi o alegere ce afectează comportarea altor titulari de funcţie şi astfel se ajunge la contribuţia lor în realizarea obiectivelor.
Abordarea procesului decizional
În literatura managementului, abordarea procesului decizional este extrem de diferită: de la analitic-normativă, socială, pînă la una descriptivă. De pildă, modelul analitic-normativ descrie doar operaţiile de ordin cognitiv, necesare elaborării deciziei, simplifică situaţiile şi ignoră modul complex în care intervin factorul uman în dezbaterea şi alegerea soluţiilor decizionale. Acest gen de abordare ţine seama de dificultăţile reale, cînd factorii de conducere acţionează sub presiunea evenimentelor şi elaborează mijloace şi obiective din mers, nu în ordinea din model. Deci, decizia depinde de actele cognitive, dar şi de interacţiunile sociale cu rezultatele lor de natură valorică, educaţională, exprimată prin termeni de conflict, alianţe, compromis. Deci- denţii operează cu informaţii despre factorii obiectivi (condiţii economice, resurse umane, capacităţi tehnologice, mijloace financiare etc.) şi subiectivi (satisfacerea unor interese individuale, de grup), deci iau decizii influenţate de dialogul opiniilor, convingerilor, valorilor vehiculate.
Conform acestei abordări, procesul are următoarea configuraţie: stabilirea problemei de rezolvat, elaborarea variantelor, alegerea variantei optime
- adică decizia – şi informarea executanţilor asupra acesteia.
Avînd în vedere faptul că raţionalitatea socială se abate adesea de la soluţia optimă, trebuie de ţinut seama şi de un model social, pentru că elaborarea deciziei se confruntă cu aspecte specifice comportamentului social al factorilor implicaţi în acest proces; astfel apar cîteva particularităţi: în procesul decizional oamenii se orientează în funcţie de interese, intenţii subiective, sisteme de valori la care aderă etc. Interacţiunea factorilor sociali creează situaţii complexe, dificil de definit; rezolvarea problemelor se face prin depăşirea contradicţiilor dezvoltării, în spatele cărora sînt actorii sociali, adică oamenii.
Dintre abordările privind procesul decizional două sînt mai însemnate: a lui P. Drucker şi a lui T. Paterson. Prima dintre aceste abordări reţine cinci faze distincte în adoptarea deciziei: definirea problemei; analiza; căutarea diferitelor soluţii posibile; alegerea celei optime; transformarea deciziei în acţiune eficace. A doua abordare enumeră o serie de activităţi (autorul le numeşte ,,etape”): informaţia receptată, analizată şi sintetizată, apoi luarea deciziei. Aceste etape pot fi rezumate la patru: culegerea informaţiei, formularea concluziilor, decizia şi executarea. Există şi alte abordări ca cea a lui H. Si- mon, care descompune procesul decizional în „faze”: găsirea ocaziilor pentru luarea deciziilor; descoperirea cursului posibil de acţiune şi alegerea dintre alternative; informarea – căutarea ocaziilor pentru a lua decizia; cercetarea
- aflarea căilor, alegerea căii optime, evaluarea alegerii făcute.
Etapele procesului decizional
Etapele procesului decizional au fost prezentate în mod divers ca denumire, număr şi conţinut. Nu este aici locul să fie prezentate toate punctele de vedere, de aceea vom face o sinteză cît mai completă.
Prima etapă este identificarea (stabilirea) şi analiza problemei de rezolvat, adică sesizarea necesităţii, găsirea adevăratei probleme, diagnosticarea şi definirea ei, regulile de respectat, acordarea de timp suficient investigaţiilor, delimitarea scopului de mijloace. Este ştiut că orice proces decizional se declanşează atunci cînd în activitatea managerială a apărut o problemă care trebuie rezolvată. Aici sînt importante două aspecte: primul – definirea exactă a naturii şi dimensiunilor problemei, fapt pentru care se şi folosesc metode şi tehnici; al doilea – deliberarea, justificată de faptul că în procesul prelucrării datelor se iau în consideraţie diversele laturi ale problemelor studiate, fără a uita ceea ce se ştie de multă vreme: o problemă bine pusă este deja pe jumătate rezolvată.
Deoarece managementul este un proces de corelare a obiectivelor şi resurselor, devine importantă clasificarea problemelor nesoluţionate după importanţa lor. Disponibilitatea anumitor resurse şi mijloace de acţiune îndeplineşte un rol limitativ în selectarea problemelor şi implicit în stabilirea de priorităţi în rezolvarea lor. Cu acest prilej se soluţionează şi alte aspecte. De exemplu: cine trebuie să ia decizia, cine o transpune în fapte şi cine mai trebuie informat.
A doua etapă a procesului decizional este stabilirea obiectivelor, despre care s-a vorbit şi la care vom reveni.
Cea de-a treia etapă este informarea, culegerea, selectarea şi analiza informaţiilor necesare elaborării deciziei. Este una dintre etapele de bază ale acestui proces, în care sintetizarea esenţialului este o condiţie de primă importanţă. Decidentul are nevoie acum de o imagine a întregii situaţii; creşte importanţa diagnozei şi, pe lângă unele păreri şi convingeri personale, aranjarea raţională a datelor şi informaţiilor evocă şi existenţa unei logici proprii acestui proces. Tratarea datelor şi a informaţiilor înseamnă de fapt toate operaţiile – de la culegere pînă la prelucrare prin mijloacele de care se dispune: automate, mecanice sau manuale, procese desfăşurate după legi, principii, norme şi procedee, inclusiv experienţa proprie şi a altora, estimînd tot timpul eficienţa.
Cea de-a patra etapă este cea a variantelor de acţiune, de soluţii posibile, cu avantajele şi dezavantajele respective. Elaborarea mai multor variante de soluţii este bine-venită: cu cît numărul acestora este mai mare, cu atît este mai dificilă alegerea variantei optime, dar se creează avantajul pentru rezultate mai bune. De aceea, este benefic a nu se renunţa chiar de la început la acele variante care nu corespund cu dezideratele afirmate.
Evaluarea variantelor are în vedere: experienţe trecute cu valoare ce poate fi mult redusă cînd se produc schimbări rapide; cercetarea ştiinţifică ce oferă metode şi tehnici evoluate; tehnica de calcul cu ajutorul căreia se pot folosi tehnici generale cum sînt modelarea, stimularea şi programarea; măsurări cu unităţi de măsură băneşti, rate de investiţii etc. Există şi mulţi factori calitativi, greu de cuantificat. În acest caz se face apel la diverse matrice şi alte mijloace care pun în evidenţă varianta optimă, folosind capacitatea decidenţilor de a modifica şi combina factorii calitativi cu cei cantitativi.
Alegerea variantei (soluţiei) optime de acţiune constituie cea de-a cincea etapă a unui proces decizional, care poate fi denumită fără ezitare adoptarea deciziei cu care se încheie pregătirile, adică elaborarea. Alegerea semnifică opţiunea, reţinerea uneia din variante, urmărind optimul decizional. Această opţiune aduce rezultate bune cu cheltuieli mici, dacă analiza nu se reduce la „da” şi „nu”, ci pătrunde adînc în investigarea avantajelor şi dezavantajelor. Varianta optimă are valoare mare, deoarece angajează resursele factorilor decidenţi.
A şasea etapă este comunicarea (transmiterea) deciziei către cei care urmează să o execute, ceea ce presupune o pregătire în acest sens: decidenţii trebuie să coordoneze desfăşurarea acţiunilor potrivite deciziei, să o motiveze, pentru ca ea să devină accesibilă, înţeleasă şi acceptată. Cu acest prilej se indică procedeele şi metodele adecvate celor cuprinse în conţinutul acesteia, asigu- rîndu-se cadrul organizatoric operaţional menit să finalizeze decizia. În această etapă începe şi acţiunea de control asupra executării celor hotărîte. Deci, activitatea decizională este nu numai proces, ci şi act care implică planificare, organizare, control şi în toate împrejurările, analiza consecinţei deciziei luate.
A şaptea etapă este aplicarea deciziei, cu stabilirea programului de măsuri, evaluarea cheltuielilor angajate, delimitarea responsabilităţilor, precizarea procedeelor de raportare a realizărilor, efectuarea corectărilor cînd apar probleme noi. Realizarea deciziei presupune un ansamblu de acţiuni cu termene şi responsabilităţi, dispoziţii detaliate pe baza cărora decizia capătă forţă de act normativ obligatoriu. Pentru aceasta decidentul trebuie să ştie a asculta, a duce tratative şi a delega.
Procesul decizional poate fi considerat un set de cunoştinţe şi practici profesionale în vederea clarificării logice a problematicii deciziei. Unii specialişti au semnalat astfel existenţa, în fapt, a două procese – unul de sintetizare şi al doilea de multiplicare, fundamentînd şi o altă succesiune a procesului decizional, pe faze a ciclului informaţie-decizie-acţiune, avînd elemente de modelare şi analiză.
