Obiectivele, scopurile, competenţele, misiunea şi vocaţia formează ansamblul de finalităţi pe care întreprinderea, prin demersurile iniţiale şi activităţile desfăşurate ulterior caută să le materializeze coerent şi unitar reuşind să creeze o imagine globală a ceea ce trebuie să îndeplinească organizaţia prin activităţile şi acţiunile sale.
Scopurile, în general latente, devin explicite mai ales în perioada crizelor acute, ele nu depind de voinţa conducătorului rezultând din constrângerile interne şi externe inerente la care este supusă întreprinderea: dezvoltare, supravieţuire, creşterea profitului, etc.
Vocaţia corespunde rolului pe care conducătorul doreşte ca întreprinderea să şi-l asume în mediul său, răspunzând astfel nevoilor şi a aspiraţiilor celorlalţi actori participanţi la viaţa economică, de exemplu se pot considera vocaţie alinierea la nevoile pieţei prin satisfacerea dorinţelor consumatorilor sau gestionarea raportului preţ-calitate în beneficiul clienţilor.
Competenţa (ştiinţa, meseria) defineşte ceea ce ştie şi poate să facă întreprinderea în plan tehnic, tehnologic, comercial, financiar, organizatoric, etc.
Noţiunea de obiectiv, este preluată din tir şi reprezintă centrul ţintei prin care obţine punctajul maxim. În preocupările managerului, obiectivul devine o reprezentare a stării viitoare pe care conducătorul doreşte să-l materializeze printr-o politică coerentă. Exprimat în termeni concreţi, cantitativi, obiectivul reprezintă finalitatea care justifică acţiunile şi demersurile într-un proiect. În acest context, obiectivele reprezintă jaloane, nivele de referinţă, ţinta care prefigurează viitorul pentru organizaţie: dacă scopul este maximizarea profitului, obiectivele de rentabilizare a investiţiilor sau a capitalului propriu se constituie jaloane ce determină elaborarea unor politici foarte concrete prin care se asigură realizarea scopului propus.
Obiectivul este un rezultat planificat şi realizat, nicidecum o activitate în sine, el trebuie definit cu claritate într-un limbaj comun tuturor actorilor interesaţi (conducători, executanţi, clienţi, furnizori etc.). Obiectivul trebuie să fie rezonabil şi pentru a fi realizat necesită susţinerea coordonată prin metode, cunoştinţe, abilităţi şi resurse care trebuie identificate, dimensionate şi gestionate printr-un program complex.
Obiectivul se defineşte complet prin patru componente obligatorii:
- atributul, conţinutul obiectivului: rentabilitate, preţ, cheltuieli, calitate, fiabilitate etc.;
- scară de măsură: obiectivul trebuie să fie raportat unui palier de valori cunoscut şi utilizat de conducător: rată (de acumulare), nivel (calitativ), scară (de duritate), grad (de absenteism) etc.;
- normă: valoarea exactă care trebuie obţinută pe scara definită anterior;
- un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat într-o perioadă de timp care trebuie determinată şi datată. Modificând orizontul de timp obţinem un alt obiectiv care impune, la rândul său, o altă strategie.
Obiectivele sunt o reprezentare a stării viitoare a întreprinderii, a activităţilor sau a rezultatelor sale, precum şi instrumente prin care se direcţionează o orientare fundamentală în politica generală a întreprinderii, generând un demers prin care demarăm şi îmbunătăţim afaceri rentabile sau corectăm defectele constatate. Prin obiective şi subobiective putem să decupăm demersul strategic al organizaţiei pe funcţiunile specializate cu referiri directe la specificul acestora, devenind obiective derivate, repere definitorii pentru conducătorii departamentelor funcţionale.
Dintre funcţiile practice ale obiectivelor merită să fie menţionate:
Inovaţia. Căutarea de obiective trebuie să determine conducătorii de a ieşi din cadrul obişnuit, rutinier, şi de a gândi novator, de a lua în calcul mediul cu riscurile sale, găsind soluţii noi care să rezolve problemele manageriale a căror decizii nu pot fi contingentate.
Siguranţa judecăţii. Obiectivele servesc la aprecierea şi clasificarea posibilităţilor şi a variantelor de acţiune, ele reprezintă criteriile după care se aleg soluţiile în conformitate cu aspiraţiile.
Asigură coerenţă strategiei. De cele mai multe ori, strategia se materializează prin decizii multiple şi secvenţiale care, dacă nu sunt coordonate şi direcţionate de o viziune globală, riscă generarea unor divergenţe deosebit de periculoase pentru organizaţie. Într-un demers strategic sistemic, logic şi realist deciziile se fundamentează pe obiectivele stabilite, generând şi producând acţiuni complementare care creează un efect benefic de sinergie.
Control. Obiectivele pot da măsura performanţelor obţinute. Sistemul de previziune construit pe baza valorii obiectivelor serveşte la compararea rezultatelor obţinute şi la determinarea abaterilor, diferenţe care generează acţiuni specifice în general de corecţie şi readucere a sistemului la starea de echilibru.
Obiectivele ce se urmăresc în mod expres prin aplicarea managementului proiectelor sunt:
- cheltuielile efective ale realizării sarcinii să nu depăşească cele planificate;
- executarea obiectivelor să se facă în termenele prevăzute sau în devans;
- existenţa unor asemenea sarcini de rezolvat care să nu perturbe cu nimic îndeplinirea planurilor producţiei curente (de bază).
Orice scop cu obiective bine definite, care reprezintă valori specifice ce urmează a fi utilizate pentru satisfacerea unor nevoi reprezintă un proiect.
Un proiect constă în combinarea resurselor organizaţiei pentru a crea un produs nou şi pentru a obţine performanţe în proiectarea şi implementarea strategiilor organizaţionale. Managementul Proiectelor este procesul prin care managerul de proiect planifică şi controlează sarcinile care sunt cuprinse în proiect, gestionând resursele aferente proiectului. Prin resurse înţelegem:
- oameni – operatorii, funcţionarii şi conducătorii reprezintă tot atâtea categorii de personal angajat al organizaţiei care dezvoltă proiectele.
- bani – mijloacele financiare reprezintă resursa cea mai generală cu ajutorul căreia se poate achiziţiona oricare altă resursă umană, tehnică etc.
- echipamente – utilajele reprezintă resurse în condiţiile în care îşi aduc un aport la dezvoltarea proiectului
- timp – includerea timpului în categoria resurselor reprezintă un demers total dar justificat prin influenţa pe care o are asupra proiectului
Un proiect reprezintă un ansamblu de acţiuni specifice şi colective care structurează metodic o realitate de viitor pentru care nu s-a găsit încă un echivalent exact. Deci proiectul nu poate fi:
- un studiu sau o cercetare; proiectul trebuie să fie materializat;
- previziune; proiectul reprezintă mai mult decât o extrapolare prin previziune;
- operaţie productivă repetitivă.
Un proiect se defineşte ca o intervenţie pentru materializarea unei realităţi viitoare. Proiectul este complex şi creează o serie de probleme manageriale de armonizare a funcţiunilor şi a structurilor :
- conceperea şi implementarea unei structuri temporare, specifice proiectului şi legăturile acesteia cu celelalte activităţi;
- căutarea unor forme de coabitare între structura temporară şi organizaţia coordonatoare;
- adaptări şi modificări frecvente ale acţiunilor prevăzute în proiect, în funcţie de diferiţi factori de influenţă;
- adaptarea deciziilor în caz de risc şi incertitudine;
- arbitrarea situaţiilor conflictuale;
- căutarea unui echilibru între cei trei factori ai unui proiect (calitate, cost, termene) şi optimizarea resurselor disponibile.
Metode şi proceduri de lucru în managementul proiectelor tehnice:
- gestiunea calităţii produselor şi a proceselor
- analiza valorii produselor
- analiza funcţională a produselor
- managementul riscurilor
- tehnici de estimare, previziune, planificare
- managementul echipelor de lucru etc.
Nu trebuie făcută diferenţă între un proiect de mari dimensiuni şi un proiect mic, ele diferă prin preţ, durata în timp şi resursele utilizate şi mai puţin ca organisme sau metode de acţiune.
Există în managementul proiectelor o multitudine de capcane şi dificultăţi, generate în primul rând de caracterul de unicitate al demersului, iar tehnicile şi metodele pot deruta în condiţiile în care :
- nu se cunosc exact cerinţele şi dorinţele reale ale clienţilor;
- există dispreţ faţă de dimensiunea marketingului;
- se manifestă o poziţie puţin conciliantă, refuz de negociere;
- neglijarea detaliilor care favorizează aproximările;
- cultura egocentristă, centrată pe o singură dimensiune;
- hiperbolizarea dimensiunilor tehnice în defavoarea factorilor de preţ, termene.
