Conform teoriei sistemelor, funcţionalitatea sistemului este subordonată atingerii unor obiective.
Obiectivele exprimă direcţia şi nivelul de realizare aşteptat din partea unei organizaţii privită ca un întreg, adică de la toate compartimentele operaţionale şi funcţionale ce definesc organizaţia.
Obiectivul poate fi definit prin:
– exprimare cuantificabilă;
– stabilirea unui program;
– desemnarea responsabilităţii acestuia;
– stabilirea unui buget;
– acordare de drepturi de decizie şi control.
În conceptul de sistem, obiectivele sunt orientate de sus în jos. În primul rând se decide ce trebuie făcut şi apoi se poate arăta cum trebuie făcut. Obiectivele organizaţiei sunt non-personale, ele sunt implementate şi realizate cu ajutorul oamenilor care prin satisfacerea nevoilor individuale participă la realizarea obiectivelor organizaţiei, aceasta însemnând o deplină convergenţă a nevoilor personale cu cele generale. Interferenţa între motivarea individuală şi realizarea obiectivelor organizaţiei constituie un factor important al managementului.
Organizaţiile, în special cele mai mari, sunt confruntate cu obiective multiple întrucât, organizaţia definită in conceptul de sistem, este un sistem complex care operează în condiţii de incertitudine. Dacă ne raportăm numai la piaţă – care constituie un input – cerinţele pieţii, clienţii, competiţia şi întreg mediul în care evoluează activitatea unei organizaţii, nu se poate accepta un singur obiectiv ci a „N” obiective care prin cooperare contribuie la succesul unei organizaţii. De asemenea, trebuie subliniat că în realizarea obiectivelor unei organizaţii trebuie să se ţină seama de o serie de restricţii sau constrângeri impuse de macrosistemul în care evoluează organizaţia respectivă.
În conceptul de sistem, organizaţia trebuie văzută ca un sistem format din două subsisteme :
– subsistemul tehnic – tehnologii, echipamente, metode etc.;
– subsistemul social – relaţiile umane.
Aceste subsisteme sunt funcţionale numai în interacţiune şi definesc organizaţia ca pe un întreg. Orice sistem este format din părţi (elemente) sau subsisteme şi poate fi definit numai ca un întreg care este mai mare decât suma părţilor sale şi cu proprietăţi pe care părţile singure nu le au (sinergie).
Subsistemele trebuie să fie subordonate obiectivului sistemului căruia aparţin, adică nu trebuie să-şi îndeplinească numai propriul obiectiv.
Limitele sistemelor – înseamnă caracteristicile care definesc extinderea sistemului. În sistemele mecanice, fizice, biologice, aceste limite sunt natural definite. Într-un sistem organizaţional acestea se pot schimba; depind de management şi variază de la o organizaţie la alta, fiind în continuă schimbare pentru a supravieţui.
Mediul înconjurător al sistemului – poate fi definit ca totalitatea elementelor din afara sistemului cu care acesta este conectat, adică un mediu specific cum ar fi, de exemplu, clienţii, piaţa, finanţele, tehnologia, competiţia şi un mediu general cum ar fi factorii sociali, culturali, legislaţia, influenţa internaţională, etc. (conform figurii 1.4.).
Sistemele pot fi deschise sau închise – un sistem închis este un sistem izolat de mediul înconjurător în timp ce un sistem deschis interacţionează total cu mediul său înconjurător, acesta fiind specific tuturor organizaţiilor economice.
Adaptabilitatea sistemelor – înseamnă flexibilitatea şi adaptarea la schimbări care vizează nu numai relaţiile cu mediul extern dar chiar mediul intern (metode şi structuri). Orice schimbare asupra unei părţi a sistemului influenţează întreg sistemul.
În teoria sistemelor se consideră că sistemele deschise pot realiza obiectivele pe diferite căi folosind variaţia input-urilor precum şi a metodelor.
Interacţiunea între sisteme depinde de numărul de elemente (subsisteme) şi de numărul de input-uri şi output-uri ale fiecărui element. Când într-o organizaţie există un număr foarte mare de interconexiuni, se procedează la decuplare. Decuplarea înseamnă a renunţa la conexiune astfel încât să se poată obţine două sisteme ce pot opera cu un anumit grad de independenţă. Acest sistem de decuplare are beneficii şi are impact şi asupra costurilor.
