Potrivit Mihaelei Vlăsceanu, în interiorul sistemelor formale de organizare apar reţele, structuri informale (2003, p. 76). Ele sunt interdependente în sensul că nu pot fi disociate ca atare decât teoretic. Comportamentul organizaţional este influenţat de intersectarea acestor reţele.
Din punct de vedere informal, între indivizi se instituie relaţii spontane, flexibile; dezvoltarea acestor asocieri informale ajunge să devină un suport pentru realizarea sarcinilor impuse de regulile şi structurile formale. Aceste grupuri informale (am optat pentru definiţiile grupurilor formale şi informale propuse de Gary Johns pe care le vom evoca în secţiunea dedicată conceptului de grup), din perspectiva relaţiei dintre membri, a comunicării şi a manierei în care comportamentul lor influenţează structura formală au fost foarte subtil observate prin analiza sociometrică a lui Moreno. Astfel, s-a evidenţiat faptul că şi grupurile informale au lideri, norme şi reţele de comunicare tacite şi acceptate spontan.
Cum apar însă structurile informale? Chester Barnard pledează pentru ideea că (în ciuda convingerii potrivit căreia ţelurile, regulile, normele organizaţionale sunt impuse de manageri, iar organizaţia nu poate fi guvernată decât prin sisteme formale) „organizaţiile formale apar din şi sunt necesare organizării informale; dar atunci când organizaţiile formale încep să funcţioneze, ele creează şi necesită organizări informale“ (Vlăsceanu,
- p. 78) şi aceasta pentru că structurile formale sunt operaţionale în măsura în care se obiectivează în structuri informale (la nivelul atitudinilor, relaţiilor). Ca urmare, între cele două tipuri de asocieri este vorba despre o relaţie circulară: structurile formale generează din nou grupuri informale cu intenţia de a-l apăra pe individ de dominaţia structurilor formale şi pentru a menţine deschise canalele de comunicare, respectiv coeziunea.
Cybert şi March citaţi de aceeaşi autoare au accentuat ideea că ţelurile organizaţionale se cristalizează prin procesul de negociere dintre indivizii grupului dominant şi nu prin acordul tuturor membrilor organizaţiei. Ei au pornit de la premisa că organizaţiile sunt alcătuite din grupuri (coaliţii) cărora le sunt asociate diverse interese. Nevoite să şi le impună, ele negociază sau se alătură altor grupuri cu interese asemănătoare creând astfel structuri informale ce conduc la realizarea obiectivelor.
Este important de notat (ibid.) că structurile informale pot apărea şi ca răspuns la anumite reguli formale, organizaţiei care nu pot acoperi toată gama de activităţi. În asemenea cazuri, reţelele informale, caracterizate prin relaţii personale, nemijlocite, emoţionale facilitează îndeplinirea scopurilor, asumarea responsabilităţilor, adoptarea unor decizii adecvate, atingerea performanţei (Vlăsceanu, 2003, pp. 82-83).
Un alt argument pe care se sprijină studiile atunci când justifică prezenţa şi importanţa grupurilor informale este legat de însăşi una dintre caracteristicile umane funciare: sociabilitatea sau nevoia de aparteneţă (idem). În plus, nevoia de securitate (Dalton, 1959) este saturată tot de existenţa grupurilor informale.
În consecinţă, grupurile informale nu trebuie privite ca nişte entităţi distructive, obscure. Ele au şi dezavantaje, dar meritele sunt cu adevărat relevante pentru organizaţie: facilitează comunicarea, încrederea, corectează sistemele formale (Gross apud Vlăsceanu, 2003, p. 83); îndeplinesc obiectivele organizaţionale, înlesnesc sarcinile managerilor, conduc la obţinerea satisfacţiei în muncă, oferă feedback managerilor, sunt instrumente de protejare a implicaţiei emoţionale a angajaţilor.
