Procesul de comunicare este metoda prin care un emitent (expeditor) contactează un primitor (destinatar) cu un mesaj.
În schema procesului de comunicare se pot vedea factorii şi paşii comunicării. Sursa (emitentul), având conturată ideea, rezultat al gândirii, prin care urmăreşte o acţiune, o schimbare la destinatar (primitor), o codifică într-o formă accesibilă înţelegerii acestuia. Codificarea înseamnă uzual literele şi cuvintele limbii folosite de cei doi (emitent şi primitor), dar poate fi şi în simbolurile limbajului calculatoarelor, de exemplu. Mesajul poate fi exprimat oral, în scris sau nonverbal.
Canalul sau media prin care se transmite mesajul şi care leagă cei doi subiecţi, atunci când comunicarea nu este directă, poate fi o scrisoare, un computer, telefon, fax, TV etc. Uneori se folosesc două sau mai multe canale pentru acelaşi mesaj. Două persoane pot stabili prin telefon o înţelegere, confirmată ulterior printr-o scrisoare. Selecţia canalului potrivit este esenţială pentru o comunicare efectivă.
Primitorul trebuie să fie pregătit să primească mesajul, adică să-l poată decodifica şi înţelege. Înţelegerea poate aparea numai în mintea primitorului. Acesta singur alege dacă să înţeleagă sau nu. În afară de cunoştinţele necesare, percepţia şi capacitatea de ascultare sunt prezente în aceasta fază a procesului de comunicare. Mulţi manageri sau proprietari trec cu vederea acest aspect atunci când dau instrucţiuni sau oferă explicaţii.
Perturbaţiile (zgomotele) sunt acele elemente sau factori ce stingheresc comunicarea şi care se manifestă în toate componentele acestui proces. Astfel, zgomotele sau un spaţiu prea restrâns pot deranja elaborarea unei idei clare; se pot face codificări greşite folosind simboluri ambigue; transmiterea poate fi întreruptă de paraziţi sau slaba fiabilitate a canalului de comunicare (telefon, radio etc.); recepţia poate fi eronată datorită incorectei înţelegeri a cuvintelor sau a altor simboluri etc. Vom reveni asupra acestora în paragraful ce tratează barierele în comunicare.
Pentru controlul eficacităţii comunicării, reacţia inversă (feedback-ul) este esenţială. Emitentul trebuie să aibă confirmarea că mesajul său a fost recepţionat şi înţeles corect. Astfel, prin feedback comunicarea este un proces în ambele sensuri.
În sinteză, se poate reţine caracterul dinamic, interactiv al comunicării. Ca proces, comunicarea este o secvenţă de evenimente, mereu în schimbare, ce se desfăşoară continuu. Nu există practic un început şi un sfârşit, comunicarea nefiind ceva static, ci în mişcare. Iar componentele acestui proces sunt interactive, fiecare afectându-le pe toate celelalte.
