Dicţionarele universale definesc cel mai adesea managementul ca fiind “activitatea/arta de a conduce”, cu referire la anumite structuri organizate cum ar fi întreprinderea. Robbins şi Coulter definesc managementul ca fiind munca de coordonare a activităţilor astfel încât acestea să fie făcute/completate eficient şi eficace, cu şi prin alţi oameni.
În accepţia generală, managementul se desfăşoară în cadrul unei firme/întreprinderi care reprezintă o concentrare de resurse umane şi materiale, orientate spre realizarea unor obiective şi în care relaţiile dintre persoane şi funcţii se realizează potrivit unui anumit tip de structură.
Procesul de management a fost delimitat pentru prima dată pe funcţii de Henry Fayol (previziune, organizare, comandă, coordonare şi control). De atunci şi până în prezent, delimitarea pe funcţii – iar apoi tratarea analitică pentru fiecare funcţie – în analiza managementului firmei a cunoscut diferenţe semnificative de la o şcoală la alta de management.
În prezent, cei mai mulţi specialişti sunt de părere că procesul de management poate fi divizat în:
- funcţia de previziune;
- funcţia de organizare;
- funcţia de coordonare;
– funcţia de antrenare/motivare;
- funcţia de control.
Planificarea – include analiza direcţiei pe care ar trebui s-o urmeze firma, a restricţiilor externe şi interne, stabilirea obiectivelor, dezvoltarea de strategii şi politici adecvate; în cadrul activităţii specifice acestei funcţii se precizează misiunea şi obiectivele firmei, se adoptă planuri şi programe, se elaborează diverse variante strategice, se studiază permanent restricţiile şi oportunităţile oferite de mediul/piaţa pe care activează firma etc.
Organizarea – în cadrul acestei funcţii se decide cine şi ce anume face, se grupează activităţile pe posturi şi compartimente, se definesc responsabilităţile, se stabilesc mijloacele ce se vor utiliza pentru comunicare, coordonare şi control; această funcţie presupune elaborarea/adaptarea organigramei firmei şi convenirea unor modalităţi adecvate de comunicare şi control în structura organizaţiei. Un atribut esenţial al funcţiei de conducere este cel de adoptare de decizii, atât în munca zilnică ce necesită decizii de rutină cât şi pentru orientarea strategică a organizaţiei când sunt necesare decizii fundamentate ştiinţific pe un ansamblu de informaţii.
Coordonarea – în cadrul acestei funcţii se gândeşte maniera de corelare a subsistemelor componente, se pune de acord munca fiecărui individ şi a echipelor de salariaţi/manageri şi se orientează eforturile spre obiective comune; o bună parte din chestiunile specifice acestei funcţii se regăsesc în lucrări dedicate managementului resurselor umane.
Motivarea – această funcţie include stabilirea de proceduri clare de training şi motivare a salariaţilor, de integrare a muncii în echipă pentru a obţine împreună performanţe maxime; apreciem că o bună parte din motivarea/polarizarea salariaţilor rămâne dependentă de procedurile de salarizare ale firmei.
Controlul – în cadrul aceste funcţii se includ activităţile de măsurare/evaluare a rezultatelor atinse de firmă, pe diverse perioade de timp (după caz: zilnic, săptămânal, lunar, semestrial, anual, etc.), de comparare a rezultatelor cu obiectivele propuse/standard şi adoptarea din timp a măsurilor de corecţie etc.; teoria modernă discută şi despre autocontrolul în management, în măsura în care există un climat organizaţional adecvat.
Toate activităţile ce se desfăşoară la nivel de firmă (organizaţie) se materializează prin procese de muncă, procese care se compun din:
- procese de execuţie, prin care forţa de muncă (individul) acţionează nemijlocit asupra obiectelor de muncă sau ia contact direct cu obiectul specific de activitate al firmei; această categorie de salariaţi o vom numi executanţi, aceştia însumând cea mai mare parte din angajaţii firmei, cel mai adesea, între 90-95% din total;
- procese de management, prin care o parte a forţei de muncă, parte numită manageri/decidenţi, acţionează asupra celeilalte părţi, în scopul direcţionării spre un obiectiv comun; această categorie de salariaţi este numită generic executivi, ei deţinând un procent redus în total număr de salariaţi, respectiv 5-10% din total.
În ce priveşte ceea ce trebuie să facă managerii în cadrul organizaţiei, urmare a unei analize profunde cu privire la ceea ce fac de fapt managerii în munca zilnică în diverse companii/instituţii, Henry Mintzberg delimitează zece roluri principale – pe trei domenii distincte – roluri pe care trebuie să le “joace” orice manager:
- domeniul interpersonal:
- reprezintă firma în relaţiile ei curente cu diferite grupuri de interese, semnează documente / contracte, primeşte vizitatori etc.;
- acţionează ca un leader, preluând asupra sa avantajele şi dezavantajele ce decurg din poziţia de conducător, motivează subordonaţii, asigură training, consiliere, comunicare permanentă etc.;
- acţionează ca legătură sau ca un „ax” de transmitere a informaţiei în interiorul şi exteriorul organizaţiei, pentru care recurge la întâlniri curente, telefoane, e-mail etc.;
- domeniul informaţional:
- culege şi sintetizează informaţiile, întocmeşte şi prezintă rapoarte, dezvoltă contacte personale, în interiorul şi exteriorul firmei;
- are rolul de diseminator, adică propagă informaţiile în cadrul firmei şi în alte medii, după caz prin informări, rapoarte, situaţii financiare etc.;
- acţionează ca purtător de cuvânt al organizaţiei, putând sau nu să delege unele sarcini de acest tip;
- domeniul decizional:
- acţionează ca un antreprenor, căutând schimbarea, iniţiind proiecte, identificând noi idei, delegând responsabilităţi la alţii etc.;
- adoptă decizii vizând diminuarea riscurilor, gândeşte conceptual şi analitic, stabileşte priorităţile, supervizează bugetele şi programele, alocă resurse pe diverse destinaţii, gândeşte întotdeauna cu un caracter preventiv;
- acţionează ca un negociator în interiorul şi exteriorul organizaţiei, în relaţia cu sindicatele, furnizorii, clienţii sau alţi stakeholders;
- mediază conflictele între salariaţi şi le direcţionează efortul; menţine firma în legătură cu “exteriorul”, anticipează schimbările din mediul extern, încearcă să deducă consecinţele unor evenimente certe etc.
