O elaborare eficientă a sistemelor informaţionale necesită un efort comun. Printre creatori trebuie să fie incluşi utilizatorii, echipa de proiectare şi un personal de asistenţă.
Utilizatorii sînt unul sau mai mulţi indivizi care beneficiază de proiectul de creare a sistemului. Utilizatori pot fi managerii şi funcţionarii (lucrătorii) de rînd, clienţii, vînzătorii, furnizorii etc.
Echipa de elaborare reprezintă un grup de oameni responsabili de aspectul elaborării sistemului. Ea poate conţine utilizatori şi personal tehnic şi este condusă de către un şef al echipei.
Personalul de asistenţă este format din personalul subdiviziunii de sisteme informaţionale, inclusiv programatori, analişti de sistem, administratori şi gestionari ai bazelor de date, experţi în comunicaţii, bibliotecari de sistem, ingineri, alt personal.
Pe lîngă cei enumeraţi, în procesul de elaborare trebuie implicaţi manageri de vîrf şi managerii sistemelor informaţionale. Dintre manageri de vîrf participă directorul general, adjunctul în probleme financiare şi adjunctul în probleme de marketing. Din managerii sistemelor informaţionale participă şeful secţiei (direcţiei) de sisteme informaţionale şi personalul executiv. Personalul implicat la elaborarea sistemelor informaţionale poate varia de la o organizaţie la alta, de la un sistem la altul.
Managerii de vîrf, de regulă, iniţiază proiectul şi îl aprobă în final, după implementare. În procesul elaborării sistemelor informaţionale managerul subdiviziunii de sisteme informaţionale este responsabil de analiză, proiectare şi implementare.
Această repartizare a obligaţiilor depinde de sistemul informaţional elaborat. Sistemele informaţionale mici pot fi elaborate fără implicarea managerilor de vîrf; cu cît sistemul e mai mare, mai complicat, cu atît el necesită o participare mai mare a personalului.
În continuare prezentăm rolurile specialiştilor şi ale managerului în elaborarea sistemelor sub aspectul managementului proiectului.
Managementul proiectului reprezintă o colecţie integrată de instrumente, tehnici şi proceduri ce contribuie la elaborarea proiectului sistemului informaţional în termenele stabilite.
În faza de proiectare a sistemului informaţional vor fi rezolvate următoarele probleme:
Ajustarea planului sistemului informaţional la strategia şi obiectivele organizaţiei.
Proiectarea arhitecturii sistemului informaţional astfel încît să se poată face integrarea diferitor baze de date.
Includerea dezvoltării sistemului informaţional printre direcţiile-che- ie ale organizaţiei.
Finisarea proiectului la timp în conformitate cu bugetul stabilit.
Personalul organizaţiei implicat în proiectarea sistemelor informaţionale va conlucra şi îşi va exercita funcţiile în conformitate cu cele prezentate în figura 22.10.
Fig. 22.10. Faza de proiectare a sistemului informaţional
Proiectul desfăşurat al lucrărilor reprezintă un aspect important al proiectării sistemului informaţional. El este elaborat în primul rînd şi reprezintă un plan-grafic de efectuare a tuturor lucrărilor care ţin de ciclul de viaţă al sistemului informaţional.
Succesul elaborării sistemelor depinde de următorii factori:
susţinerea din partea managerilor superiori;
implicarea tuturor utilizatorilor în toate etapele de elaborare;
utilizarea metodologiilor aprobate de elaborare a sistemelor;
definirea clară a scopurilor şi sarcinilor;
acordarea atenţiei maxime celor mai importante probleme şi necesităţi;
proiectarea simplă şi clară;
programe de instruire bune pentru cei implicaţi;
reexaminarea graficului după elaborarea proiectului;
programe de exploatare bine definite şi organizate.
Probleme care intervin în procesul de elaborare a sistemelor pot fi cauzate de:
comunicaţii slabe;
proiect ambiţios;
lipsă de susţinere din partea managerilor superiori;
neimplicarea managerilor de nivel mediu şi a utilizatorilor;
proiectare greşită sau neadecvată;
testare şi implementare slabă.
