Proprietăţile şi particularităţile sistemelor gestionabile

O particularitate a oricărui sistem este integritatea sa (proprietăţile sis­temului nu pot fi reduse la suma elementelor lui constitutive, imposibilitatea de a deduce din aceste elemente proprietăţile întregului sistem). Sîntem în drept să examinăm conducerea ca un sistem deosebit, care include subiectul şi obiectul conducerii, procesul de conducere propriu-zis şi legătura inversă dintre obiect şi subiect.

Sistemul este examinat mai întîi de toate ca o formaţiune integră (ceea ce este foarte aproape de traducerea ad-literam din limba greacă a cuvîntului sistem – integritate alcătuită din părţi). Sistemul nu este o totalitate simplă de obiecte lipsite de orice legături interioare, ci o totalitate în care toate compo­nentele sînt legate reciproc şi interacţionează între ele şi care, în consecin­ţă, reacţionează la acţiunile din exterior ca ceva integru. De aceea, studierea separată a părţilor nu poate oferi informaţii adecvate despre sistem. Partea componentă în sine, luată separat, în afara sistemului, ruptă din structură, reprezintă cu totul altceva în comparaţie cu aceeaşi parte examinată în com­ponenţa sistemului integru.

Am menţionat că sistemele integre posedă o structuralitate (posibilitatea de a descrie sistemul prin stabilirea structurii lui), adică ele au structura, for­ma lor de organizare. Apare fireasca întrebare: care este relaţia dintre structu­ră şi organizarea sistemului?

Structura înseamnă construcţia internă a oricărui sistem. Ea caracte­rizează legăturile reciproce şi raporturile dintre elementele (componentele) sistemului şi subordonarea lor. Se deosebesc trei tipuri de legături între ele­mente: mecanică sau fizică (realizată pe calea schimbului de eforturi); trofică (realizată prin schimbul de energie); informaţională sau prin semnale (reali­zată prin schimbul de informaţii şi semnale).

Organizarea exprimă interacţionarea elementelor în asigurarea funcţio­nalităţii şi dezvoltării sistemului; ea menţine însăşi existenţa sistemului. Atît legăturile reciproce, cît şi interacţiunea elementelor (componentelor) siste­mului posedă un caracter de legătură cauză-efect, de aceea, modificarea sau dispariţia unui sau mai multor elemente pot conduce la modificarea sistemu­lui în întregime.

Între structură şi organizare există un coraport în care structura carac­terizează legătura reciprocă şi subordonarea componentelor sistemului, iar organizarea exprimă interacţiunea lor, asigurînd funcţionarea şi dezvoltarea sistemului, menţinînd existenţa lui.

De pe poziţiile abordării sistemice, managementul este o proprietate a sistemului care tinde spre păstrarea funcţiei şi structurii sale, spre consoli­darea legăturilor interne şi externe, pentru ca pe această bază să realizeze perfecţionarea şi dezvoltarea ulterioare, bine orientate în limita parametrilor preconizaţi. De aceea, nu orice sistem poate fi gestionabil. Pentru aceasta el trebuie să corespundă celor 10 condiţii proprii tuturor sistemelor:

1. Existenţa unor subsisteme de dirijare şi gestionabile (SD – subiectul

dirijării şi OD – obiectul dirijării).

2. Existenţa legăturilor cauză-efect dintre elementele sistemului şi anu­

me – între SD şi OD. Aceasta înseamnă că dirijarea este posibilă, dacă SD şi OD reacţionează la modificările ce apar în cazul unuia sau a celuilalt. Pentru aceasta trebuie să existe legătura inversă.

3. Dinamicitatea sistemului – capacitatea lui de a trece dintr-o stare cali­

tativă în alta, rămînînd sistem.

4. Prezenţa în sistem a parametrului, acţiunea asupra căruia poate mo­

difica decurgerea procesului (durata medie de aflare a pacientului în pat; termenele de investigare a pacientului; selectarea şi repartizarea corectă a cadrelor, formarea rezervei de cadre). Asemenea parametri pot fi, mai întîi de toate, obiectivul şi sarcinile.

5. Nu numai capacitatea de a reacţiona la acţiunea de gestiune, dar şi

capacitatea de a o amplifica (profesionalismul şi calificarea cadrelor, rolul organizaţiilor obşteşti, gradul de consolidare a colectivului).

6. Posibilitatea de a colecta, prelucra, analiza, transmite şi a acumula informaţia. Odată cu apariţia informaţiei ia sfîrşit uniformitatea din sistem, sporeşte nivelul de organizare, se diminuează entropia. In­formaţia se află într-o dependenţă inversă de entropia sistemului. În timp ce entropia este măsura haosului, cantitatea de informaţie este măsura organizării.
7. Caracterul bine orientat, antientropic al dirijării (capacitatea de a se

opune haosului, dezordinii).

8. Funcţionalitatea stabilă a sistemului. Funcţionarea sistemului este tre­

cerea lui dintr-o stare în alta, trecere ce are loc într-un anumit me­diu pe parcursul unui anumit interval de timp, cu condiţia existenţei interacţiunii interne şi externe cu mediul.

9. Caracterul ierarhic al sistemului. Această condiţie este lămurită de în­

suşi cuvîntul ierarhie – tip de relaţii structurale în sistemele comple­xe cu multe niveluri, caracterizate de reglementare, de organizare a interacţiunii dintre nivelurile separate de gestiune pe verticală.

10. O particularitate dintre cele mai importante a sistemului este prezenţa calităţilor care nu pot fi reduse la suma componentelor ce o alcătu­iesc. Cînd componentele posedă independenţă, atunci ele, în relaţiile cu sistemul, pot fi calificate ca subsisteme. O asemenea proprietate se numeşte

Astfel, serviciul de ocrotire a sănătăţii şi sistemul de organizare a asis­tenţei medicale sînt compuse dintr-o multitudine de organe şi instituţii, dome­nii de activitate etc., adică din subsisteme. Totodată, orice subsistem poate fi privit din două puncte de vedere: în primul rînd, din cel al funcţionabilităţii independente; în acest caz el constituie într-un fel o entitate reciproc legată; în al doilea rînd, ca o parte a întregului, şi atunci el constituie un element al altui sistem, mai complex şi mai mare. De exemplu, spitalul, pe de o parte, se ma­nifestă ca un sistem independent gestionat separat; pe de altă parte, în raport cu sistemul ocrotirii sănătăţii din raion sau oraş, spitalul este un subsistem. Acesta din urmă este întocmai ca şi un sistem ce funcţionează independent, dar, totodată, este inclus într-un sistem mai complex – cel de asistenţă medi­cală de stat – în calitate de subsistem.

Astfel, orice sistem reprezintă, în primul rînd, o entitate integră capabilă să funcţioneze de sine stătător, iar în al doilea rînd, este compus din elemente separate care au o anumită legătură între ele. Aceste trăsături sînt proprii tutu­ror sistemelor, în virtutea cărui fapt apare o schemă cosubordonată a relaţiilor dintre elementele ce o alcătuiesc.

Componenta (elementul) este, pentru sistemul asistenţei medicale, o no­ţiune amplă. Ea cuprinde instituţiile medicale, tipurile de asistenţă medicală, baza tehnico-materială, procedurile metodice, cadrele, calificarea cadrelor, dispoziţia lor, motivaţia şi stimularea muncii, informaţia etc. Pentru sistemul ocrotirii sănătăţii sînt specifice cadrele, aparatajul medical, paturile de spita­lizare, medicamentele, finanţele.

În calitate de subsistem se pot manifesta părţi ale sistemului, domenii de activitate, servicii şi unele formaţiuni. După statutul de dirijare aceste sub­sisteme pot fi de conducere (de exemplu, SD) sau gestionabile (domenii de activitate, subunităţi structurale etc.). Totodată, subiectele dirijării, în calitate de subsisteme de gestiune şi obiecte ale dirijării, ca subsisteme gestionabile, alcătuiesc sistemul de dirijare.

După cum am remarcat, componentele sistemului se află în interacţiune. Dar pentru aceasta este nevoie de procese de gestiune. Procesele organizatori­ce, acţionînd asupra stării elementelor sistemului, alcătuiesc conducerea. Prin urmare, procesele de gestiune alcătuiesc conţinutul sistemului de gestiune.

Una din proprietăţile sistemului organizat, gestionabil este receptivitatea sa, adică capacitatea de a reacţiona în mod adecvat la prescripţiile dirijării. Totodată, sistemul are o receptivitate cu atît mai mare, cu cît el este în stare să-şi modifice structura, modelul, stilul şi ritmul de funcţionare. Receptivita­tea sistemului se contrapune noţiunii de inerţie a lui. Inerţia este definită de V. G. Şorin ca „imposibilitatea de a modifica arbitrar, după propria dorinţă şi în timp scurt structura tehnologică a economiei”.

Receptivitatea se manifestă diferit în diverse sfere de activitate, mai cu seamă dacă ele necesită uneori capacităţi diametral opuse. Astfel, receptivita­tea strategică a sistemului constituie capacitatea lui de a modifica obiectivele finale ale activităţii, de exemplu, de a modifica completamente schema-model existentă a ocrotirii sănătăţii, profilul instituţiei curativ-profilactice şi de a elabora noi abordări în organizarea şi dirijarea asistenţei medicale în condiţii concrete sau în proces de formare, cum ar fi trecerea la noile metode de acti­vitate economică, la asigurările de sănătate şi la medicina privată.

Receptivitatea situaţională este capacitatea sistemului de a se adapta sau a funcţiona în condiţiile situaţiei de dirijare în stadiu de formare sau apărute deja. În cazul apariţiei situaţiei de dirijare conducerea sistemului este asigura­tă de scheme şi mecanisme de dirijare situaţională.

Receptivitatea tactică şi operativă este capacitatea sistemului de a trece de la o sarcină de scurtă durată la alta, de exemplu, de a implementa noile metode de investigaţie, de tratament sau de dirijare.

Receptivitatea structurală presupune capacitatea sistemului de a-şi mo­difica structura fără a-şi pune în pericol activitatea, eficienţa funcţionării.

Diferite sisteme au grade diverse de receptivitate şi de inerţie într-o di­recţie sau alta de activitate. Astfel, centralizarea creează o eficienţă înaltă a stării de stabilitate a sistemului şi o receptivitate operativă mare. Totodată, centralizarea diminuează receptivitatea strategică, deoarece în aceste condiţii scade independenţa unor verigi, este îngreuiată restructurarea strategică din cauza că verigile „nu s-au obişnuit” cu munca de creaţie, sînt învăţate doar să execute indicaţii, să activeze după metodici cunoscute. Descentralizarea, la rîndul său, este mai puţin capabilă, de regulă, să creeze o stare stabilă eficien­tă; ea duce la o receptivitate strategică mai mare.

Problema receptivităţii, în ultimă instanţă, reprezintă urmarea forţei ele­mentului volitiv al sistemului, de exemplu, a deciziei cu aspect managerial. În acest caz, cu cît un conducător competent este capabil să implementeze în mod consecvent, insistent şi energic decizia sa, cu atît mai repede cele dorite devin realitate.

Pornind de la definiţia sistemului şi de la explicaţiile aduse, putem argu­menta proprietăţile şi particularităţile sistemului dirijat. Astfel, sistemul:

1. reprezintă o formaţiune unitară;
2. constă din totalitatea elementelor ce îl alcătuiesc;
3. are o structură internă, elementele căreia se află în dependenţă reci­procă şi în interacţiune reciprocă (după Piter, „armonia interioară valorează mai mult decît activitatea eficientă’);
4. posedă proprietăţi integrative, sistemice;
5. dispune de legături interne şi externe;
6. se caracterizează prin forma şi nivelul de organizare;
7. are un caracter dinamic în funcţionare;
8. posedă parametri de dirijare şi factori de stabilizare sistemică;
9. are o funcţie orientată spre atingerea obiectivelor prefigurate;
10. posedă capacitatea de amplificare, adică capacitatea de a suporta mo­dificări mari în urma unor acţiuni mici;
11. este capabil să colecteze, să transforme, să păstreze şi să transmită informaţia;
12. posedă capacităţi antientropice, adică se poate opune haosului, dez­ordinii;
13. are capacitatea de inversibilitate, adică sistemul poate fi în acelaşi timp şi subsistem pentru un sistem ierarhic superior. Totodată, di­ferenţa dintre sistem şi subsistem are atît un caracter relativ, cît şi absolut;
14. posedă inerţie, gradul căreia este supus modificărilor;

• se caracterizează prin receptivitate, tipul căreia este determinat de concreteţea şi particularitatea situaţiei de gestiune;
• se caracterizează prin emergenţă, adică are capacitatea de a obţine proprietăţi bine orientate, care nu sînt proprii elementelor componen­te luate aparte;
• se deosebeşte prin eficienţă, adică printr-un raport pozitiv dintre rezultatele activităţii sistemului gestionat şi resursele materiale, de muncă, financiare, metodologice, informaţionale şi altele, utilizate pentru obţinerea acestor rezultate;
• posedă o ciclicitate a funcţionării, adică perioadele de ascensiune sînt succedate de perioade de descreştere.

În practică, la organizarea sistemelor trebuie să se ţină cont de următoa­rele reguli, consecinţe şi generalizări ale sistematicii (ştiinţei despre sisteme) aplicate:

• noile sisteme generează noi probleme, de aceea nu e nevoie de creat sisteme fără ca ele să fie strict necesare;
• sistemele au proprietatea de a creşte şi, odată cu creşterea, de a se dizolva reciproc;
• sistemele complexe duc la consecinţe neaşteptate;
• evoluţia sistemelor mari este imprevizibilă. Un sistem mare, consti­tuit în baza unui sistem mai mic, se comportă cu totul altfel decît acesta din urmă;
• un sistem proiectat în grabă nu funcţionează niciodată şi nici nu poate fi reparat astfel încît să poată funcţiona (legea a 16-a a sistematicii);
• toate sistemele au un grad mare de complexitate. Iluzia simplităţii apare din cauza concentrării atenţiei asupra unei sau mai multor va­riabile;
• sistemele complexe au tendinţa de a se contrapune propriilor funcţii (principiul lui Chatelier).

Cunoaşterea particularităţilor şi proprietăţilor sistemului are o importan­ţă principială pentru practica de conducere, mai cu seamă la etapa de orga­nizare a sistemului şi a părţilor lui componente, la organizarea şi realizarea procesului de gestiune, de elaborare şi adoptare a deciziilor, la planificarea activităţii sistemului; la determinarea genului şi tipului de gestiune etc.