Rationalizarea si modernizarea sistemului decizional

1. Cerinte de rationalitate privind decizia

            Ca urmare a investigatiilor efectuate, au fost conturate mai multe cerinte pe care decizia trebuie sa le intruneasca in vederea indeplinirii in mod eficient a multiplelor functii ce ii revin in firma contemporana. Aceste cerinte sunt:

1. Decizia trebuie sa fie fundamentata stiintific. Pentru a putea realiza acest deziderat major este necesar ca personalul managerial sa posede atat cunostintele, metodele, tehnicile si deprinderile decizionale necesare, ca si intelegerea mecanismelor specifice economiei de piata.
2. Decizia trebuie sa fie “imputernicita”. Aceasta cerina trebuie inteleasa in dublu sens. Fiecare decizie este necesar sa fie adoptata de catre organismul managerial in ale carei sarcini de serviciu este inscrisa in mod expres.
3. Fiecare decizie trebuie sa fie integrata, armonizata in ansamblul deciziilor adoptate sau proiectate tinand cont de strategia si politicile firmei. Integrarea deciziilor este necesar sa se efectueze atat pe verticala cat si pe orizontala, acestea garantand realizarea principiului unitatii de decizie si actiune. Integrarea pe verticala se refera la corelarea deciziilor luate de fiecare manager cu deciziile adoptate la niveluri ierarhice superioare. Integrarea pe orizontala priveste corelarea cu deciziile referitoare la celelalte activitati implicate cu care se afla in relatii de interdependenta.
4. Decizia trebuie sa se incadreze in perioada optima de elaborare si de aplicare. Pentru a fi posibila obtinerea unui efect economic maxim, fiecare decizie trebuie conceputa si aplicata intr-o anumita perioada de timp. Pentru a asigura inscrierea conceperii si implementarii deciziilor, in special a celor strategice si tactice, in perioada optima se impune o abordare previzionala din partea managementului firmei.
5. Formularea corespunzatoare a deciziei, reprezinta o conditie esentiala pentru aplicarea eficace. Decizia trebuie formulata clar, concis si sa contina obiectivul si principalii parametri operationali, adica ea trebuie sa indice obiectivul urmarit, modalitatea de actiune preconizata, resursele alocate, decidentul si perioada sau termenul de aplicare.

4.2. Metode si tehnici decizionale

            Adoptarea de decizii superior si complex fundamentate devine posibila prin apelarea la o gama variata de metode si tehnici decizionale care faciliteaza alegerea variantei optime, fiecare dintre acestea incadrandu-se intr-un anumit model decizional. In functie de volumul, structura si calitatea informatiilor de care beneficiaza, modelele decizionale pot fi:

                        – deterministe(centrate pe informatii cu grad ridicat de precizie);

                        – nedeterministe;

                        – probabiliste.

            Utilizarea acestor metode si tehnici decizionale determina o sporire a gradului de rigurozitate si implicit de eficacitate a deciziilor adoptate, diferentiate in raport de tipologia situatiilor decizionale implicate.

            Metodele si tehnicile decizionale se pot grupa, in functie de tipul situatiilor decizionale implicate, in trei categorii:

                        – metode si tehnici de optimizare a deciziilor in conditii de certitudine: ELECTRE, metoda utilitatii globale, metoda aditiva, algoritmul lui Deutch-Martin, tabelul decizional, simulerea decizionala;

                        – metode si tehnici de optimizare a deciziilor in conditii de incertitudine: tehnica optimista, tehnica pesimista (A.Wald), tehnica optimalitatii (C.Hurwicz), tehnica proportionalitatii (Bayes-Laplace), tehnica minimizarii regretelor (L.Savage);

                        – metode si tehnici de optimizare a deciziilor in conditii de risc: arborele decizional, metoda sperantei matematice.

Tabelul decizional

            Tabelul decizional reprezinta o forma evoluata a schemelor de bloc utilizate de catre informaticieni. Tabelul poate fi utilizat atat in conditile prelucrarii automate a informatiilor, cat si in situatia prelucrarii mecanizae si manuale.

            Dupa cum indica si denumirea sa, are forma unui tabel structurat (tabelul nr. 1) in patru cadrane:

Tabel nr. 2

I Obiective sau cerinte decizionale _  _  _ _  _  _ _  _  _	III Combinatii de obiective sau cerinte decizionale _  _  _  _  _  _ _  _  _
II Actiuni sau operatii posibile _  _  _ _  _  _ _  _  _	IV Combinatii de actiuni sau operatii posibile _  _  _ _  _  _ _  _  _

• cadranul din stanga sus cuprinde obiectivele sau cerintele ce trebuie avute in vedere in elaborarea deciziei;
• cadranul din stanga jos este destinat inserarii ansamblului de actiuni sau de operatii implicate de realizarea obiectivelor stabilite;
• cadranul din dreapta sus cuprinde toate combinatiile de obiective sau cerinte decizionale;
• cadranul din dreapta jos insereaza toate actiunile sau operatiile necesare realizarii fiecarei combinatii de obiective sau cerinte din cadranul precedent, de fapt alternativele decizionale posibile, acestea fiind structurate pe verticala.

            Aceasta metoda se foloseste in cazul unor decizii cu obiective sau conditii multiple, cu caracter repetitiv. Asemenea decizii se intalnesc frecvent in activitatile de productie din cadrul firmelor industriale.

            Principalele avantaje ale utilizarii acestei metode constau in sporirea eficientei si operativitatii deciziilor, concomitent cu economia de efort din partea managerilor implicati, datorita prestabilirii alternativelor decizionale.

            Ca limite putem mentiona volumul mare de munca necesar elaborarii tabelului si necesitatea, relativ frecventa a actualizarii sale, in functie de schimbarile ce intervin in situatia decizionala respectiva.

            In conditiile economiei de piata tabelul decizional dobandeste o utilitate sporita, deoarece aceasta implica o mare flexibilitate decizionala, corespunzator evolutiilor pietei.

Simularea decizionala

            Simularea decizionala a inregistrat o utilizare pe scara larga in firmele competitive din tarile dezvoltate, ea fiind incadrata tipologic in categoria metodelor decizionale specializate.

            Simularea decizionala consta in crearea unui model decizional pe baza identificarii si stabilirii relatiilor logice intre variabilele ce definesc o situatie decizionala tipica cu o anumita periodicitate, cu ajutorul caruia se proiecteaza ai multe variante decizionale pentru care se determina efectele, in vederea facilitarii selectionarii celui ce corespunde in cea mai mare masura anumitor criterii manageriale prestabilite.

            Din analiza definirii simularii decizionale utilizabile in managementul firmelor se desprind principalele sale caracteristici:

– se foloseste numai pentru situatii decizionale tipice ce se produc cu o anumita repetabilitate;

– se bazeaza pe construirea unui model din varibilele decizionale implicate ce reproduce mecanismul decizional aferent situatiei decizionale;

– se proieteaza cu ajutorul modelului, pe baza unor informatii de pornire, mai multe variante decizionale pentru care se determina caracteristicile decizionale si efectele pe care le genereaza la nivelul firmei;

– dintre variantele sau alternativele decizionale proiectate, se alege aceea care corespunde in cea mai mare masura unui set de criterii decizionale prestabilite.

            Realizarea unei simulari decizionale este un prces laborios ce necesita parcurgerea mai multor etape:

1. a)      delimitarea situatiei decizionale tipice pentru care se considera necesara folosirea simularii decizionale;
2. b)      identificarea si evaluarea varibilelor implicate si stabilirea relatiilor functionale dintre acestea;
3. c)stabilirea modelului decizional ce reflecta mecanismul decizional aferent respectivei situatii manageiale;
4. d)      elaborarea programelor la calculator cu ajutorul carora se operationalizeaza modelul respectiv;
5. e)      testarea modelelor si programelor urmata de definitivarea acestora;

1. f)      elaborarea documentatiei necesare utilizarii curente a simularii decizionale;
2. g)      simularea decizionala propriu-zisa in vederea adoptarii deciziilor de catre manageri, corespunzator necesitatilor firmei.

            Simularea decizionala are la baza informatiile actualizate privind parametrii varialilelor incorporate in modele.

            Din punct de vedere al sferei de cuprindere, simularile firmei se impart in generale si partiale.

            Simularea generala se refera la ansamblul activitatilor intreprinderii, fiind menita sa permita fundamentarea deciziilor strategice pentru intreaga unitate. Asemenea simulari sunt deosebit de complexe, ele implicand mii de variabile.

            Simularea partiala se refera doar la unele activitati sau subactivitati din intreprinderi. Pe baza lor se pot lua decizii deosebit de eficiente, mai ales in domeniul productiei.

            Principalul avantaj al utilizarii simularii in luarea deciziilor consta in asigurarea de decizii de mare eficacitate, in conditiile unui volum de munca mai redus din parte managerilor, ce preintampina utilizarea neeconomicoasa a resurselor, concomitent cu accelerarea procesului de formare si perfectionare a acestora.

            Limita principala a utilizarii simularii decizionale rezida in laboriosul si pretentiosul proces de elaborare a simularii decizinale. La aceasta se adauga si necesitatea actualizarii cvasipermanente a modelelor si variabilelor implicate pentru a reflecta schimbarile frecvente ce intervin in situatiile decizionale considerate din firma.

4.3. Metodologia de reproiectare a sistemului decizional

            Integrata in metodologia de remodelare a firmei, reproiectarea sistemului decizional trebuie sa parcurga mai multe etape si faze dupa cum urmeaza:

Etapa I – Culegerea si inregistrarea informatiilor privind conceperea si functionarea sistemului decizional

1. a)Succinta caracterizare a decidentilor individuali si de grup

– denumire;

– nivel ierarhic pe care se afla;

– compartiment;

– pondere ierarhica;

– sarcini, atributii, responsabilitati si competente ce le revin, conform Regula-mentului de organizare si functionare si a fiselor de post.

1. b)Lista deciziilor adoptate intr-un anumit interval de timp (de regula unul sau mai multi ani) preluate din registrele de procese verbale ale organismelor participative de management sau din hotararile scrise ale managerilor de nivel superior.
2. c)Incadrarea tipologica a deciziilor adoptate, conform modelului:

Tabel nr. 3

Nr.	Decizia	Criterii de clasificare							Obs.
crt.	adoptata
		C1	C2	C3	C4	C5	C6	C7
0	1	2	3	4	5	6	7	8	9

Legenda:

C1 – natura variabilelor implicate	C5 – amploarea decidentului
C2 – orizont si implicatii	C6 –        amploarea
C3 – esalonul managerial	competentelor decidentului
C4– frecventa adoptarii	C7 – posibilitatea anticiparii

1. d) Stabilirea apartenentei deciziilor adoptate pe functii ale managementului

Tabel nr. 4

Nr.	Decizia	Functii ale managementului						Obs.
crt.	adoptata
		Pv	O	Co	A	C-E	PM
0	1	2	3	4	5	6	7	8

Legenda:

Pv – previziune	A – antrenare
O – organizare	C-E – control-evaluare
Co – coordonare	PN – procesul de management in ansamblul sau

1. e) Stabilirea apartenentei deciziilor adoptate pe functiuni ale firmei

Tabel nr. 5

Nr.	Decizia	Functii ale firmei						Obs.
crt.	adoptata
		C-D	P	Ps	F-C	C	F
0	1	2	3	4	5	6	7	8

Legenda:

C-D – cercetare – dezvoltare	C – comercial
P – productie	F-C – financiar – contabila
Ps – personal	F – firma in ansamblul sau

1. f) Evidentierea parametrilor calitativi ai deciziilor

Tabel nr. 6

Nr.	Decizia	Cerinte de rationalitate					Obs.
crt	adoptata
		Funda-mentare stiintifi-ca	Impu-terni-cire	Integrare in ansam-blul deciziilor	Oportu-nitate	Com-pletitu-dine
0	1	2	3	4	5	6	7

1. g)Instrumentul decizional utilizat

            Se vor evidentia metodele si tehnicile decizionale folosite de manageri in fundamentarea, adoptarea si aplicarea deciziilor in cele trei stari ale conditiilor obiective – de certitudine, incertitudine si risc.

1. h)Prezentarea unor procese decizionale strategice – tactice

            Pentru deciziile strategice si tactice se vor prezenta mecanismele decizionale utilizate si maniera de regasire a etapelor specifice acestora.

1. i)Alte aspecte privind sistemul decizional.

Etapa a II-a – Analiza sistemului decizional

1. a)      Analiza incadrarii tipologice a deciziilor adoptate

            Informatiile furnizate de tabelul nr. 3, permit determinarea unor indicatori si indici specifici, respectiv intensitatea decizionala medie si ponderea unui anumit tip de decizii in ansamblul deciziilor adoptate.

1. b)      Analiza incadrarii deciziilor pe functii ale managementului

            Tabelul nr. 4, pune la dispozitia specialistilor care reproiecteaza sistemul decizional, informatiile necesare pentru determinarea contributiei deciziilor adoptate la exercitarea functiilor manageriale. Tot aici, se vor evidentia si echilibrele sau dezechilibrele adordarii proceselor de management de catre decidentii investigati.

1. c)      Analiza incadrarii deciziilor pe functiuni ale firmei

            Informatiile din tabelul nr. 5 vor fi tratate ca si cele din tabelul nr. 4.

1. d)Analiza calitatii deciziilor

            Modul de regasire sau de respectare a principalilor parametri calitativi ai deciziilor adoptate pe baza tabelului nr. 6, constituie o alta “zona” importanta a analizei sistemului decizional si, implicit, o sursa semnificativa a viitoarei perfectionari aduse acestuia.

1. e)Analiza instrumentului decizional

            Pentru analiza instrumentului decizional, va fi evidentiata corespondenta dintre natura deciziilor adoptate si metodele decizionale la care s-a apelat in functie de pozitia ierarhica a decidentului. Analiza instrumentului decizional se va corela cu cea de la punctul precedent, in special, cu cerinta referitoare la fundamentarea stiintifica a deciziilor.

1. f)      Analiza proceselor decizionale strategico-tactice

            Aici se urmareste scenariul metodologic de fundamentare, adoptare si aplicare a deciziilor strategice si tactice, maniera de concepere si disimulare a fiecarei etape a acestuia.

1. g)      Simptome pozitive si negative ale conceperii si functionarii sistemului decizional

            Elementele de analiza evidentiate de fazele precedente permit conturarea unor simptome pozitive si negative, pe baza carora se vor proiecta solutii decizionale, dupa urmatorul model:

Tabel nr. 7

Simptome pozitive	Simptome negative	Observatii
1	2	3

Etapa a III-a – Reproiectarea sistemului decizional al organizatiei

1. a)      Stabilirea principalelor modalitati de perfectionare a sistemului decizional.

            In aceasta categorie se includ:

• imbunatatirea tipologica a deciziilor adoptate si corelarea acestora cu pozitia ierarhica a decidentului;
• abordarea echilibrata a proceselor de management;
• tratarea decizionala echilibrata a componentelor procesuale ale firmei;
• imbunatatirea calitatii deciziilor adoptate;
• derularea proceselor decizionale strategico-tactice dupa scenarii judicios structurate si riguros respectate;
• imbogatirea si modernizarea instrumentarului decizional utilizat;
• pregatirea si perfectionarea decizionala si manageriala corespunztoare ale decidentilor.

1. b)Stabilirea deciziilor la nivelul fiecarui decident.

Etapa a IV-a – Implementarea noului sistem decizional

1. a)      Program de implementare prin care se concretizeaza reproiectarea decizionala prin intocmirea fisei decizionale pentru fiecare manager.
2. b)      Determinarea eficacitatii solutiilor decizionale

            Se determina efectele generate de operationalizarea modalitatilor de perfectionare a sistemului decizional, eforturile solicitate de aceasta si eficienta directa si indirecta ce rezulta din compararea efectelor si eforturilor.