Planurile de acţiune sunt rezultatul procesului de luare de decizii, planificarea presupune luarea de decizii cu privire la:
– Ce trebuie făcut?
– Când trebuie făcut?
– Unde trebuie făcut?
– De către cine trebuie făcut?
– Cum trebuie făcut?
– Cu ce resurse trebuie făcut?
In mediul competitiv şi in permanenta schimbare al zilelor noastre, o firmă nu poate avea succes decât dacă managerii săi ştiu cum să răspundă acestor întrebări în procesul de planificare. Fiecare persoană din organizaţie trebuie să ştie ce trebuie să realizeze, dar si cum, unde, cu ajutorul cui trebuie să facă acest lucru şi de ce resurse dispune în acest sens.
La fel ca rezolvarea problemelor, planificarea poate fi privită ca un număr de paşi care pot fi adaptaţi la toate activităţile de planificare de pe toate nivelele societaţii comerciale:
Pasul 1: Stabilirea scopurilor si obiectivelor. Funcţia de planificare începe prin stabilirea scopurilor şi a obiectivelor. Făra identificarea acestora, firma poate eşua în încercarea de a-şi stabili priorităţile şi de a aloca resurse.
De-a lungul timpului au existat numeroase încercări de a identifica domeniile pentru care o firma trebuie să stabilească obiective, cea mai cunoscută listă de domenii-cheie este:
1. Poziţionarea pe piaţă
2. Inovaţia
3. Productivitatea
4. Resursele fizice şi financiare
5. Profitabilitatea
6. Performanţele şi dezvoltarea managerială
7. Performanţele şi atitudinea muncitorilor
8. Responsabilitatea publică (socială)
Pasul al 2-lea: Definirea situaţiei prezente. Abia după ce conducerea a stabilit poziţia competitivă a firmei în raport cu competitorii ei, pot fi stabilite planuri cu privire la direcţia viitoare. In această analiza este importantă identificarea punctelor slabe si forte ale societăţii si a resurselor ce pot fi utilizate pentru atingerea scopurilor.
Pasul al 3-lea: Stabilirea punctelor de plecare cu privire la condiţiile viitoare. In această etapă managerii evaluează mediul intern si pe cel extern în încercarea de a identifica acei factori care ar putea crea probleme în încercarea de atingere a obiectivelor. Apoi managerii prevăd tendinţe viitoare în funcţie de aceşti factori, deoarece, deşi dificilă, anticiparea problemelor şi a ocaziilor este o parte esenţială a procesului de planificare. Fiecare alternativă trebuie să fie evaluată cu atenţie din punctul de vedere al ipotezelor luate în calcul, pentru ca acea alternativă sa fie eficace.
Pasul al 4-lea: Crearea de alternative şi stabilirea direcţiei. In timpul acestei etape managerii dezvoltă alternative şi aleg acea variantă care pare cea mai potrivită. Evaluarea include şi o critică a punctelor de plecare pe care se bazează alternativa respectivă, fiind eliminate acele alternative care se bazează pe presupuneri nerealiste.
Pasul al 5-lea: Implementarea planurilor şi evaluarea rezultatelor. Planificarea este prima dintre funcţiile elementare ale managementului şi stă la baza celorlalte funcţii. Această etapă a procesului de planificare subliniază relaţia dintre planificare şi control: planurile de acţiune reprezintă baza procesului de control.
Planurile de acţiune identifică paşii specifici care trebuie urmaţi în vederea atingerii scopurilor ţi obiectivelor stabilite în procesul de planificare, sunt stabilite standarde pentru fiecare scop sau obiectiv. Stabilirea standardelor reprezintă primul pas al procesului de control, al doilea pas îl reprezintă masurarea rezultatelor reale şi compararea lor cu rezultatele planificate. Cel de-al treilea pas al procesului de control il reprezintă evaluarea cauzelor apariţiei eventualelor discrepanţe dintre rezultatele planificate şi cele obţinute. Această evaluare este trimisă apoi la individul care a indeplinit sarcina. (Aceste discrepanţe pot fi atât pozitive, cât şi negative, şi trebuie incluse în procesul de raportare). Pasul final este acela de a lua măsuri de corectare prin modificarea obiectivelor sau schimbarea planurilor, ceea ce îl repoziţionează pe manager la începutul procesului de planificare.
Devierea de la rezultatele prevăzute poate fi explicată de mai multe motive, presupuneri eronate cu privire la factorii economici, stabilirea de scopuri nerealiste sau implementarea inadecvată. Accentul în funcţia de control ar trebui să cadă pe evaluarea cauzelor deviaţiei, acordarea de rapoarte celor responsabili cu rezolvarea lor şi corectarea problemelor şi nu pe căutarea unui vinovat.
Planificarea şi controlul se află în permanenţă legătura în procesul de management. Fară control, planificarea nu ar putea fi implementată cu succes, în timp ce fară planificare, activităţile de control ar fi lipsite de direcţie. Controlul furnizează informaţii in legătură cu eficienţa planurilor de acţiune şi asigură date de intrare în procesul de planificare.
In organizaţii există un număr de obstacole în calea planificării eficace. Dacă aceste obstacole sunt depăşite, planificarea poate aduce mari beneficii managerilor. Pe de altă parte, planificarea slabă poate avea efecte negative asupra productivităţii. Este importantă descrierea celor mai des intâlnite obstacole şi identificarea câtorva metode prin care acestea pot fi depăşite.
