Comunicarea, sub toate aspectele sale – verbală (orală şi scrisă), nonverbală şi paraverbală,constituie nucleul programelor şcolare în uz, accentul punându-se, în demersul instructiv-educativ (şinu numai) pe formarea elevilor că emiţători şi receptori eficienţi ai mesajelor transmise/receptate îndiferite tipuri de contexte comunicative.
Regula ce ar trebui să stea la baza oricărei comunicări scrise este: nu trebuie să scrii în aşa fel încât să te faci înţeles, ci în aşa fel încât să nu laşi , cu nici un chip, loc unei posibile neînţelegeri.
Putem comunica în scris prin intermediul mai multor mijloace:
- poşta,
- faxul,
- e-mail-ul,
- Internetul.
Pentru a avea o comunicare scrisă eficientă trebuie respectate câteva reguli:
- Adoptă o atitudine responsabilă cu privire la conţinutul mesajului;
- Concentrează-te asupra ideilor din mesaj;
- Găseşte răspunsul la întrebări ca: ce vreau să spun, cui, ce responsabilităţi am, ce argumente pot folosi, etc;
- Foloseşte un stil propriu;
- Foloseşte un vocabular adecvat;
- Utilizează pluralul în loc de singular la persoana I şi II (vă rugăm…);
- Foloseşte formele de politeţe;
- Utilizează timpul prezent în loc de viitor (produsul se ambalează);
- Evită regionalismele şi expresiile populare;
- Evită argoul şi jargonul;
- Foloseşte fraze şi propoziţii scurte;
- Foloseşte ordinea directă în propoziţii şi fraze;
- Reciteşte înainte să trimiţi mesajul;
- Evită să scrii negativ, fii pozitiv.
Probablitatea ca mesajele dumneavoastre de afaceri sa fie intelese va fi mai mare ,daca acestea sint clare,concise,concrete ,corecte ,coerente,complete si cuviincioase(Cei sapte C).
1. Clar
Mesajele dumneavoastre trebuie sa fie clare,daca vreti ca ele sa fie eficiente.Oamenii de afaceri sint,de obicei,foarte ocupati si vorsastie imediat cevreti sa le spuneti .Multi cred in zicala”timpul inseamna bani”.Unul dintre modurile in care puteti spori claritatea mesajelor dumneavoastre este folosirea unor cuvinte simple.Puteti folosi in asa fel incit mesajele voastre sa devina mai clare folosind in mod preponderant diateza activa.
2.Concis
Daca doriti ca mesajele voastre sa fie citite de oameni ocupati,faceti-le scurte.Spuneti ceea ce vreti sa spuneti si nimic mai mult.Inlaturati toate cuvintele ,expresiile si propozitiile care nu au finalitate.Puteti avea un stil concis daca eliminate surplusul de cuvinte,expresii uzate si repetitive inutila.
3.Concret
Atunci cind scrieti ceva,puteti allege sa folositi cuvinte concrete(precise)sau anstracte(vagi).Ambele tipuri de cuvinte isi au locul in comunicarea scrisa din domeniul afacerilor .Cu toate acestea ,termini concreti sint,in general,mai exacti si ,citeodata ,mai credibili.
4.Corect
Corectitudinea in comunicarea scrisa in domeniul afacerilor include ortografierea,corectitudinea gramaticala,folosirea corecta a punctuatiei si a formularii.Pentru ortografie ,punctuatie si gramatica, trebuie sa aveti la birou un dictionar si un ghid de redactare.Cele doua tipuri de corespondenta de afaceri pe care le veti folosi cel mai frecvente sint scrisoarea si memorandumul.
5. Coerent
Mesajul trebuie “sa se tina”.Ideile trebuie sa decurga in mod natural unele din altele.Puteti realiza acest lucru elaborind o schita a mesajului,scriind propozitii simple si concetrind fiecare paragraf pe o singura idee.De asemenea puteti spori coerenta mesajului cu ajutorul structurilor paralele,al cuvintelor si expresiilor de legatura si al cuvintelor introductive.
6.Complet
Aveti grija ca mesajul dumneavoastra sa fie complet.Ati inclus toate informatiile de care aveti nevoie pentru a va asigura ca celalalt isi poate duce sarcina la bun sfirsit sau poate lua o hotarire inteleapta?Notati-va toate detaliile pe care vreti sa le includeti in mesaj inainte de a incepe sa-l scrieti.Dupa ce ati scris mesajul reveniti pentru a vedea daca ati inclus tot ce trebuie.
7.Cuviincios
In afara de comunicarea ideii dumneavoastre ,mesajul pe care il transmiteti trebuie,deasemenea ,sa contribuie la sporirea bunavointei.Acesta reprezinta gradul in care persoana cu care comunicati va percepe ca pe o persoana placuta si de incredere.Mesajul trebuie sa fie pozitiv.
In concluzie vrea sa afirm ca probabilitatea ca un act de comunicare sa nu fie reusit exista in orice situatie.In afaceri, oameni sint in focul evenimentelor si lucreaza pentru a atinge scopurile companiei.Deseori ,ei sint mai interesati de indeplinirea unei sarcini decit de acordarea unui timp suplimentar pentru a asigura ca mesajele lor sunt”perfecte”.Si apoi,cine stie ce anume face un mesaj reusit? Multi cred ca,atita vreme cit mesajul este comunicat,el este reusit.Cu toate acestea ,multi altii sint constieti de faptul ca ,in afaceri,un act de comunicare reusit implica mai mult decit simpla transmitere a mesajului catre ceilalti.
