Regulile de bază menţionate în lucrările de specialitate fixează conţinutul şi momentul întâlnirilor de lucru între şeful de proiect şi client şi stabilesc cât timp este necesar de luat în considerare pentru perioada de proiectare. Aceste reguli pot fi utilizate şi în timpul desfăşurării proiectului, primul lor scop fiind de a clarifica instrucţiunile clientului şi de a elimina orice ambiguitate în interpretarea unor rezultate finale sau intermediare.
Regula nr. 1 – Analiza sistemică a datelor proiectului
Prezentăm câteva întrebări pe care trebuie să şi le pună fiecare manager de proiect iniţial şi la diferite stadii ale proiectului:
- cât de clare sunt instrucţiunile clientului?
- de ce este necesar proiectul şi care este obiectivul acestuia?
- este fezabil proiectul?
- cine, ce face şi când face?
- care sunt probabilităţile ca anumite efecte să se întâmple?
- cât va dura activitatea şi de ce atâta?
- cine are autoritatea să aleagă personalul şi să administreze resursele financiare?
- are managerul această autoritate?
- cât buget se alocă proiectului?
- ce este mai important, timpul sau banii?
Această ultimă întrebare poate afecta modul în care decurge munca. Dacă banii sunt problema esenţială atunci poate fi necesar mai mult timp pentru a duce la sfârşit proiectul. Dacă timpul este factorul critic, atunci s-ar putea să avem nevoie de mai mult personal pentru a termina proiectul în timpul stabilit, ceea ce implică creşterea costurilor cu salarii.
Regula nr. 2 – Responsabilităţile se asumă din momentul în care problemele contractuale sunt finalizate.
Făcând consideraţii greşite, se pierde timp, bani şi efort. Nu este loc pentru afirmaţii de genul: “am crezut că aţi sugerat altceva”
“am crezut că acesta este inclus în preţ”
Regula nr. 3 – Obiectivul proiectului poate fi perfecţionat continuu.
Analiza şi schimbul de idei între diferite persoane implicate în realizarea proiectului determină o continuă dezvoltare şi îmbunătăţire a proiectului.
Regula nr. 4 – Identifică consecinţele interne şi externe.
Dacă proiectul afectează alţi oameni, complectează alte proiecte, afectează alte munci în organizaţie, afectează mediul extern şi este în concordanţă cu legislaţia, atunci se iau următoarele decizii:
- informarea oamenilor afectaţi de proiect;
- informarea oamenilor care iau decizii;
- informarea oamenilor din exterior.
