În relaţiile dintre manageri şi colaboratori este foarte importantă crearea atmosferei de onestitate şi libertate a conversaţiei, pentru ca subalternii să le poată comunica ideile lor managerilor sistemului şi să se simtă participanţi la schimbările pozitive care au loc. Supravegherea personalului nu este recomandată; e nevoie de mai multă încredere în oameni, dar aceasta nu exclude acţiunile de control. Trebuie să studiaţi în permanenţă posibilităţile individuale ale colaboratorilor, să-l preţuiţi pe fiecare în parte şi, în acelaşi timp, să vă descotorosiţi de lucrătorii incapabili, care nu mai pot sau nu vor să fie învăţaţi. Subalternilor care s-au manifestat bine li se vor aduce mulţumiri, recunoştinţa fiind unul din principiile de echitate în relaţiile dintre manager şi subalterni.
Incapacitatea de a spune „nu”, comunicarea prea frecventă (sau lipsa acesteia) cu colaboratorii, incapacitatea de a-i asculta, de a-i chema la o discuţie deschisă ce ţine de afaceri, lipsa priceperii de a coordona eforturile lucrătorilor pentru soluţionarea problemelor, teama de a lăsa un lucru pe seama cuiva – toate acestea dăunează activităţii manageriale.
Un loc important în relaţiile şi în eticheta de afaceri îl ocupă menţinerea calităţii vieţii profesionale, ceea ce necesită o responsabilitate mare a managerilor faţă de colaboratori. La baza concepţiei de calitate a vieţii profesionale stau următoarele principii:
- Recompensa corectă pentru lucrul efectuat, care să corespundă standardelor sociale, rezultatelor sistemului şi să reflecte eforul real al fiecăruia;
- Condiţii normale de muncă;
- Posibilitatea de dezvoltare maximă şi utilizarea capacităţilor individuale ale lucrătorilor;
- Crearea condiţiilor pentru creşterea profesională permanentă a angajaţilor şi ridicarea calificării acestora;
- Integrarea socială în colective de muncă;
- Constituţionalism, adică dreptul la viaţa personală şi lipsa de acces a managerilor la informaţia despre aceasta, dreptul de a-şi motiva poziţia în faţa superiorilor, participarea la soluţionarea chestiunilor de producţie;
- O repartizare echitabilă a timpului între serviciu, familie şi societate;
- Importanţa socială a activităţii, înţelegerea corectă a responsabilităţii organizaţiei faţă de societate.
Cercetătorul american C. Mills, analizînd pe baza unui chestionar motivele activităţii profesionale a managerilor tineri, menţionează următoarele motive de bază ale activităţii acestora:
- Prestigiu, satisfacere, plăcere – 32,5%
- Putere şi influenţă (dreptul de a lua decizii) – 26,3%
- Nivel înalt de viaţă şi confort, asigurate de recompense respective
- 16,3%
- Posibilitate de a contribui la afacere – 15%
- Carieră (avansare pe scara ierarhică) – 4,8%
- Prezenţa elementului de competitivitate, „provocarea” – 3,8%
- Posibilitatea de autorealizare ca personalitate – 1,3%.
Relaţiile de afaceri sînt indisolubil legate de aptitudinile practice şi capacitatea de a negocia şi de a încheia contracte, a gestiona documentaţia de serviciu şi corespondenţa de afaceri, conversaţiile telefonice. De aceea etica de afaceri a managerului impune nişte cerinţe şi standarde ale culturii comunicării, imaginea exterioară, maniere în timpul întîlnirilor de afaceri, prezentărilor, la masă şi în alte locuri publice, standarde de ţinută vestimentară.
Să ne oprim la fiecare componentă a relaţiilor de afaceri şi a etichetei. Un cunoscut manager-antreprenor american – L. Jakokka – menţiona că „reuşita într-o afacere depinde de cultura comunicării”.
O înţelegere deplină între orator şi ascultători poate fi afectată de următoarele defecte de exprimare:
- „terci” în gură, adică cazul în care cuvintele sună neclar;
- repetarea cuvintelor-parazit (de tipul „deci”, „adică”, „înţelegeţi”, „iată’ ş.a.), tusea;
- cunoaşterea insuficientă a obiectului discuţiei;
- pregătirea slabă a discursului;
- indiferenţa faţă de auditoriu;
- lipsa de entuziasm a oratorului;
- incapacitatea de a lua o ţinută corectă în timpul discursului, de a răspunde la întrebări.
Specialiştii din domeniul comunicării profesionale recomandă următoarele reguli cu privire la un discurs reuşit:
- evitaţi discursul lung, pentru a nu plictisi ascultătorii;
- folosiţi mimica, gesturile, dar cu măsură;
- controlaţi viteza vorbirii, nu răcniţi, modificaţi-vă tonul vocii, pro
nunţaţi clar cuvintele;
- puneţi corect accentele logice, faceţi pauze;
- variaţi discursul cu ajutorul imaginilor, comparaţiilor; nu abuzaţi de
cuvinte străine, citate, preluate de la antreprenori cunoscuţi, manageri, politicieni, oameni de ştiinţă etc.
- aveţi grijă de ţinuta vestimentară, de frizură;
- nu vă sprijiniţi de tribună;
- nu încercaţi să induceţi în eroare ascultătorii, să vă daţi drept atotştiutor, nu denaturaţi adevărul, răspundeţi concret la întrebări;
- încheiaţi la timp discursul, recurgînd la o frază sau o concluzie relevantă.
- Lafatterre, filozof elveţian din secolul XVIII, menţiona: ,fiacă doreşti să fii inteligent, învaţă-te să asculţi atent, să răspunzi calm, să taci cînd nu mai ai ce spune”. Ar fi de dorit ca viitorii manageri să ţină minte aceste sfaturi.
Specificul activităţii unui conducător impune anumite cerinţe faţă de aspectul său exterior, mai ales în timpul îndeplinirii obligaţiilor profesionale cotidiene, negocierilor ce ţin de afaceri, participării la recepţii, lansări şi alte activităţi. Pornind de la opiniile unei personalităţi cu pondere în domeniu
- a cunoscutului om de ştiinţă austriac V Hoyer – şi generalizînd cercetările autorilor autohtoni, propunem următoarele sfaturi adresate managerilor-băr- baţi în ceea ce priveşte ţinuta vestimentară la serviciu:
- Costumul nu trebuie să fie de culori prea deschise. Cele mai recomandate sînt culorile albastru-închis sau gri-închis în dungi înguste, adică cel mai răspîndit tip de costume, pentru toate cazurile.
- Cămaşa poate fi albă sau de culoare deschisă (albastru, bej, în dungi înguste sau în pătrăţele abia perceptibile), de dorit să nu fie pestriţă, mînecile să fie lungi.
- Nu e bine să purtaţi într-o atmosferă de afaceri o cravată intens colorată sau cu desene prea reliefate; aceasta trebuie să corespundă cu gama de culori a costumului.
- Folosirea bijuteriilor, brelocurilor, lănţişoarelor sau a altor elemente neobligatorii de vestimentaţie nu este recomandată.
- Nu se cuvine ca stilourile, creioanele să fie puse în buzunăraşul de sus al costumului.
- Într-o atmosferă de lucru managerii şi antreprenorii nu ar trebui să poarte pantaloni şi sacou de diferite culori, cu atît mai mult un trening.
În timpul recepţiilor oficiale este necesar de respectat următoarele reguli ale etichetei:
- În cazul invitaţiei la o recepţie oficială, persoana în cauză trebuie să vină într-un costum concret (indicat în invitaţie). Încălţămintea trebuie să fie de culoare neagră, pentru ca să se asorteze oricărui tip de costum. De exemplu, încălţămintea de culoare cafenie se asortează doar cu un costum de culoare cafeniu-bej. Ciorapii nu trebuie să fie de culori intense sau cu desene. Lumea afacerilor este destul de conservativă şi reţinută în raport cu moda, riguroasă, de aceea felul de a vă îmbrăca trebuie să lase întotdeauna impresie bună. Este foarte important ca hainele şi încălţămintea să fie curate şi îngrijite.
- Nu se recomandă a dezbrăca sacoul în timpul negocierilor, fără a cere voie de la doamnele prezente. Dacă cineva doreşte să fumeze (de fapt, fumatul este tot mai evitat în aceste cazuri), ar fi bine să ceară voie de la doamne.
- O importanţă mare în procesul negocierilor o are comportamentul managerilor (antreprenorilor). Nu este acceptabil pentru un manager să dea frîu liber emoţiilor, animaţiei exagerate. Este necesar ca acesta să se exprime clar şi la temă, să fie răbdător, nu prea insistent. Un manager trebuie să-şi controleze gesturile, să nu se atingă de interlocutor, să nu se balanseze în scaun, să nu se întindă etc. De reţinut că anumite gesturi au diverse semnificaţii în diferite ţări.
În timpul conversaţiei un manager trebuie să aibă simţul tactului, să se adreseze respectuos interlocutorului, să-l numească după funcţie sau grad, dacă acesta le are, prenume şi nume. Adresarea către interlocutorii din străinătate trebuie să corespundă protocolului internaţional sau al ţării respective. Dacă interlocutorul este dintr-o ţară vest-europeană, acesta urmează a fi numit după titlu.
- E important ca managerul să vină la timp la întîlniri de faceri şi recepţii. Punctualitatea este un semn al bunelor maniere. Este permisă o mică întîrziere în cazuri aparte, dar ar fi bine ca gazda (organizatorul) să fie pre- întîmpinată. Nu este recomandat să veniţi înainte de ora stabilită, deoarece anume la acel moment poate avea loc o întrevedere cu alte persoane.
- Un loc important în eticheta de afaceri îl ocupă felul în care persoana se comportă la masă; ştie să folosească articolele din setul de veselă şi tacî- muri; cunoaşte consecutivitatea în care se servesc diverse băuturi; ştie cum se înmînează cadourile, cum se rosteşte un toast etc. Pentru a nu se simţi încătuşat la masă, managerul ar trebui să cunoască obiceiurile, informîndu-se în prealabil la temă. Nu sînt indicate nici modestia excesivă, nici abuzul de familiaritate. Comportamentul la masă este un indiciu al nivelului de cultură şi al simţului măsurii.
- Dacă managerul (antreprenorul) invită oaspeţi, el trebuie să ştie în ce ordine să-i aşeze la masă. Astfel, un oaspete de onoare trebuie să şadă în partea dreaptă de la stăpîn, soţia oaspetelui de onoare – în partea stîngă, alţi oaspeţi urmează a fi aşezaţi conform rangului sau vîrstei; totodată oaspeţii sînt aşezaţi potrivit schemei bărbat – femeie – bărbat – femeie etc. Dacă recepţia este oficială, se pot folosi fişe în care sînt indicate locurile fiecăruia.
