Această activitate presupune cercetarea atentă a presei pentru selectarea articolelor, emisiunilor sau secvenţelor care se referă la:
- propria organizaţie;
- acţiunile şi evenimentele în care este ea implicată,
- alte organizaţii a căror activitate o poate afecta.
O atenţie aparte trebuie acordată textelor care oferă informaţii generale despre acele sfere de activitate care prezintă interes pentru organizaţie, în ansamblu sau pentru anumite departamente ale ei.
Deoarece oricând este posibil să se scrie sau să se spună ceva despre organizaţie, chiar şi atunci când aceasta nu a transmis presei informaţii specifice (communicate, dosare, conferinţe), este foarte important ca revista presei să fie făcută în mod permanent şi cu maximum de atenţie. In felul acesta, conducerea va putea să urmărească evoluţia imaginii organizaţiei, aşa cum este ea vehiculată în presă şi va putea reacţiona cu promptitudine atunci când sunt difuzate date incorecte. Pentru a-şi atinge scopul, revista presei trebuie să ajungă pe biroul conducătorului organizaţiei înainte de ora de începere a programului: de multe ori, în funcţie de informaţiile primite pe această cale, el va lua anumite decizii şi îşi va organiza activitatea într-un anume mod.
Pentru majoritatea organizaţiilor revista presei se reduce la cercetarea presei scrise, deoarece monitorizarea presei audiovizuale presupune o dotare aparte (radio, televizor, instalaţii de înregistrare video sau audio, număr mare de casete) mai greu de obţinut; urmărirea presei scrise implică răsfoirea zilnică a ziarelor de informare generală şi a celor de specialitate, care ating domeniile de activitate ale organizaţiei.
1. Tipologia revistei presei
Revista presei ia forme multiple şi are un ritm de realizare variat, în funcţie de importanţa şi mărimea organizaţiei, de obiectivele asumate sau de resursele de care ea dispune. Totuşi, dincolo de această varietate, există un element constant: tehnica utilizată pentru producerea revistei presei. Pornind de aici, C. Darroy şi colaboratorii săi (1990, p. 72) propun următoarea clasificare:
- Revista presei realizată prin fotocopiere – această formă este cel mai des întâlnită pentru că prezintă avantajul de a fi uşor de realizat (se fotocopiază articolele considerate importante) şi de a oferi o informaţie completă. Ea are totuşi dezavantajul de a înghiţi mult timp, multe consumabile (hârtie, toner) şi de a se concretiza într-o colecţie voluminoasă de pagini; citirea ei cere minute bune şi implică renunţarea la alte activităţi, iar găsirea unui articol anume din dosarul consacrat unei zile este destul de anevoioasă.
- Revista presei realizate prin sinteza datelor – această formă se obţine prin analiza, selecţia şi redactarea rezumatelor articolelor şi oferă un tur de orizont rapid al presei. Ea prezintă avantajul de a fi o versiune mai elaborată, care elimină informaţiile neesenţiale şi care ordonează datele importante, răspunzând astfel mai bine aşteptărilor conducerii, aflată întotdeauna în criză de timp. În schimb, ea are dezavantajul de a presupune un efort suplimentar şi o experienţă deosebită din partea celui care o redactează. Acesta trebuie să reuşească să fie obiectiv, selectând în mod nepărtinitor (atât faţă de organizaţia sa, cât şi faţă de diversele instituţii de presă) punctele de vedere exprimate în mass media: conducerea este interesată să cunoască poziţia presei, nu a celui care redactează revista presei!
- Revista presei mixtă – această modalitate se realizează prin fotocopierea celor mai importante articole, la care se adaugă scurte comentarii referitoare la celelalte materiale apărute în presă. Acest tip de revistă a presei încearcă să preia avantajele fiecăruia din tipurile anterioare; uneori ea poate să deruteze prin lipsa de omogenitate a documentului final. Autorii amintiţi susţin că această modalitate nu este agreată de conducătorii de organizaţii.
Indiferent de modul în care este realizată, revista presei se imprimă în mai multe exemplare, astfel încât toţi membrii conducerii şi ai biroului de presă să poată fi informaţi în mod operativ în cursul dimineţii.
Revista presei este un instrument de informare de o maximă importanţă şi de aceea nu trebuie tratată cu superficialitate. Cel care o realizează trebuie să evite auto-cenzura sau atitudinile de complezenţă: mai devreme sau mai târziu, adevărul (în cazul nostru reacţia presei) va ieşi la iveală, iar mistificarea atitudinilor exprimate de jurnalişti va aduce întotdeauna daune organizaţiei şi conducerii acesteia. Ştirile, oricum ar fi ele, bune sau rele, trebuie aduse la cunoştinţa conducerii: misiunea celui care alcătuieşte revista presei este, ca şi a jurnalistului, de a prezenta realitatea aşa cum este ea şi nu aşa cum am dori să fie.
